Gizlilik Uyarısı
Veri korumayı ve gizliliğini çok ciddiye alıyoruz ve AB Genel Veri Koruma Yönetmeliği’nin (GVKY) hükümlerine ve ayrıca yürürlükteki ulusal veri koruma düzenlemelerine bağlı kalıyoruz. Lütfen bir bildirim göndermeden önce bu veri koruma bilgilerini dikkatlice okuyun.
İhbar sisteminin amacı ve yasal dayanağı
İhbar sistemi (BKMS® System) Vonovia Group uygunluk kurallarının ihlaline ilişkin bildirimleri güvenli ve gizli bir şekilde alma, işleme ve yönetme görevi görür. Kötüye kullanımların tespit edilmesi ve önlenmesinde kişisel verilerin, BKMS® System çerçevesinde işlenmesi şirketimizin meşru menfaatine dayanmaktadır ve böylece Vonovia Group'un, çalışanlarının, tedarikçilerinin ve kiracılarının zarar görmesi önlenmiş olur. Kişisel verileri işlememizin yasal dayanağı, GDPR'nin (Genel Verilerin Korunması Yönetmeliği) 6. maddesinin 1f fıkrasıdır.
Sorumlu taraflar
İhbar sisteminde veri korumadan sorumlu taraf Vonovia SE, Universitätsstraße 133, 44803 Bochum olup bundan sonra “Vonovia” olarak anılacaktır. İhbar sistemi Vonovia adına Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Almanya merkezli uzman şirket EQS Group AG tarafından işletilmektedir.
İhbar sistemine girilen kişisel veriler ve bilgiler, yüksek güvenlikli bir veri merkezinde EQS Group AG tarafından işletilen bir veri tabanında saklanır. Verileri sadece Vonovia ve atanmış olan avukatlar görebilir. EQS Group AG ve diğer üçüncü taraflar verilere erişim hakkına sahip değildir. Bu, onaylı prosedür dahilinde, kapsamlı teknik ve organizasyonel önlemler aracılığıyla sağlanır.
Erişimin Vonovia ve atanmış avukatlar içinde özellikle yetki verilmiş çok küçük bir grupla kısıtlanması için tüm veriler bir yetki sistemi uyarınca birden çok şifre koruma seviyesi ile şifrelenir ve saklanır.
Vonovia, bir grup veri koruma sorumlusu atamıştır. Lütfen veri korumayla ilgili sorularınız için aşağıdaki ilgili kişiyle iletişim kurun:
Dr. Stefan Drewes
c/ o Vonovia SE
Posta kutusu
44784 Bochum
E-posta: datenschutz@vonovia.de
Bu e-posta adresini kullanırken, ilgili içeriğin veri koruma görevlimiz dışındaki kişilerce de görüntülenebileceğini lütfen aklınızda bulundurun. Bundan dolayı, gizli bilgi alışverişinde bulunmak istiyorsanız, öncelikle durum hakkında daha fazla açıklama yapmadan bu e-posta adresi aracılığı ile iletişime geçmenizi rica ediyoruz.
Toplanan kişisel veri türü
İhbar sisteminin kullanımı gönüllülük esasına göre gerçekleşir. İhbar sistemi üzerinden bir bildirim gönderirseniz aşağıdaki kişisel verileri ve bilgileri toplarız:
- Kimliğinizi açıklamanız durumunda isminiz
- Vonovia veya bir iştirakinin çalışanı olup olmadığınız
- Eğer varsa bildiriminizde sözünü ettiğiniz kişilerin isimleri ve diğer kişisel verileri
Bildirimlerin gizlilikle ele alınması
Gelen bildirimler, Vonovia’nın uygunluk organizasyonunun açıkça yetkilendirilmiş ve özel olarak eğitilmiş az sayıdaki çalışanı tarafından alınır ve her zaman gizli olarak işlenir. Vonovia uygunluk organizasyonu çalışanları, konuyu değerlendirecek ve özel vaka için gerekli olası başka soruşturmaları gerçekleştirecektir.
Bir bildirimi işlerken veya özel bir soruşturma yürütürken, ör. bildirimler yan kuruluşlardaki olaylara atıfta bulunursa, bildirimleri Vonovia’nın ek çalışanları veya diğer grup şirket çalışanları ile paylaşmak gerekebilir. Söz konusu ikinci durum, kişisel verilerin korunmasına ilişkin farklı düzenlemelere sahip Avrupa Birliği veya Avrupa Ekonomik Alanı dışındaki ülkelerde gerçekleştirilebilir. Bildirimleri paylaşırken geçerli veri koruma yönetmeliklerine uyulmasını her zaman sağlayacağız.
Bu bilgilere erişim hakkı verilen herkes, gizliliği muhafaza etmekle yükümlüdür.
Suçlanan kişi hakkındaki bilgiler
Bu bilginin ifşası, soruşturmayı tehlikeye atmadığı sürece suçlanan tarafları, aleyhlerindeki bildirimler hakkında bilgilendirmekle yasal olarak yükümlüyüz. Yasal olarak bağlayıcı olmadığımız sürece ihbar edici olarak kimliğiniz açıklanmayacaktır. Veri koruma kanunu, temel olarak suçlanan kişiye kapsamlı bir bildirim yapılmasını gerektirmektedir. Bu bildirim yükümlülüğünün bir istisnası, üçüncü tarafların ağır basan menfaatleri nedeniyle bilgilerin gizli tutulması gereken durumlardır. Bundan dolayı belirsizlik durumunda en iyi tercih, bildirimin anonim olarak gönderilmesi olacaktır.
Veri sahiplerinin hakları
Avrupa veri koruma mevzuatına göre sizin ve bildirimde ismi geçen kişilerin işlemle ilgili erişim, düzeltme, silme ve kısıtlama hakkı ve ayrıca kişisel verilerin işlenmesine itiraz etme hakkı vardır. Kişisel verilerin işlenmesine itiraz hakkı verilmesi durumunda bir bildirimin incelenmesi için saklanan verilerin gerekliliği derhal değerlendirilir. Artık gerekli olmayan bilgiler derhal silinir. Ayrıca denetleyici merciye şikayette bulunma hakkına da sahipsiniz.
Kişisel verileri saklama süresi
Kişisel veriler, durumu açıklığa kavuşturmak ve nihai bir değerlendirme yapmak için gerekli olduğu sürece ya da şirketin meşru bir menfaati olduğu (örneğin bir cezai kovuşturma ile ilgili olarak) veya yasal olarak gerekli olduğu sürece saklanır. Bildirimin işlenmesi tamamlandıktan iki ay sonra, izleyen süreçlerde hala ihtiyaç duyulmaması halinde veriler yasal gereksinimlere uygun şekilde silinecektir. Böyle bir durumda, veriler bu işlemler için geçerli olan silme kurallarına tabidir. Bildirimleri işleme koymakla görevlendirilen kişiler, bildirimin temelsiz olduğuna karar verirse bildirim derhal silinecektir.
İhbar portalının kullanımı
Bilgisayarınız ve ihbar sistemi arasındaki iletişim şifreli bir bağlantı (SSL) üzerinden gerçekleşir. İhbar sistemini kullanımınız sırasında IP adresiniz saklanmayacaktır. Bilgisayarınız ve BKMS® System arasındaki bağlantıyı korumak için bilgisayarınızda yalnızca oturum kimliğini içeren (oturum çerezi olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu çerez yalnızca oturumunuz sonlandırılana kadar geçerlidir ve tarayıcınızı kapattığınızda sona erer.
İhbar sistemi içinde münferit olarak seçilen bir takma ad / kullanıcı adı ve şifre ile güvenli tutulan bir posta kutusu oluşturulabilir. Bu posta kutusu, bildirimleri isminizi açıklayarak veya anonim olarak, güvenli bir şekilde Vonovia'daki sorumlu çalışana göndermenize olanak sağlar. Bu sistem verileri yalnızca ihbar sistemi içinde saklar; bu da onu bilhassa güvenli kılar. Bu, sıradan bir e-posta iletişim biçimi değildir.
Ekli dosya gönderilmesi ile ilgili notlar
Bir bildirim veya bir ek bilgi gönderirken sorumlu Vonovia çalışanına eşzamanlı ek dosyalar gönderebilirsiniz. Anonim olarak bir bildirim göndermek isterseniz, lütfen aşağıdaki güvenlik uyarısına dikkat edin: Dosyalarda anonimliğinizi riske atabilecek gizli kişisel veriler bulunabilir. Göndermeden önce bu verileri kaldırın. Bu verileri kaldıramıyorsanız veya bunu nasıl yapacağınızdan emin değilseniz, ek dosyanızın içindeki metni bildirim metninize kopyalayın veya yazdırılmış belgeyi anonim bir şekilde bildirim sürecinin sonunda alacağınız referans numarasını belirterek sayfa alt bilgisinde listelenen adrese gönderin.
Sürüm: Ağustos 2020