Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von Transgourmet Österreich auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:
Sofern der Hinweis in den Anwendungsbereich des österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetzes („HSchG“) fällt, stützt sich die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung personenbezogener Daten). Sofern Daten gem Art 9 DSGVO verarbeitet werden, stützt sich die Verarbeitung auf Art 9 Abs 2 lit g DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
Für Hinweis außerhalb des Anwendungsbereiches des österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetzes („HSchG“) stützt sich die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (überwiegendes berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse liegt in der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden an unserem Unternehmens sowie an unseren Mitarbeitern und Kunden. Sofern Daten gem Art 9 DSGVO verarbeitet werden, stützt sich die Verarbeitung auf Art 9 Abs 2 lit b DSGVO (Ausübung von Pflichten nach dem Arbeitsrecht oder dem Recht der sozialen Sicherheit wie insbesondere etwaige den Arbeitgeber treffende Fürsorgepflichten) bzw. Art 9 Abs 2 lit f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist
- Transgourmet Österreich GmbH
als verantwortliche Stelle (im Folgenden auch: „Transgourmet Österreich“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von Transgourmet Österreich betrieben (Auftragsverarbeiter).
Die verantwortliche Stelle bedient sich zur Unterstützung bei der inhaltlichen Evaluierung eines externen Dritten (KPMG Advisory GmbH, Kudlichstraße 41-43, 4020 Linz – im Folgenden: KPMG), welcher zu diesem Zweck Zugriff auf die Daten innerhalb des Hinweisgebersystems hat (Auftragsverarbeiter). Der externe Dritte sowie seine Mitarbeiter sind dabei zur entsprechenden Vertraulichkeit verpflichtet.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Transgourmet Österreich und KPMG möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Transgourmet Österreich beschränkt ist.
Transgourmet Österreich hat einen Datenschutz-Koordinator bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei Transgourmet Österreich können an Manfred Edelbauer, manfred.edelbauer@transgourmet.at gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei Transgourmet Österreich beschäftigt sind und
- sonstige personenbezogene Daten von Ihnen und den in der Meldung genannten Personen, die Sie im Rahmen der Meldung freiwillig bekanntgeben.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von Transgourmet Österreich entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von Transgourmet Österreich prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Transgourmet Österreich oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Wir weisen darauf hin, dass gemäß § 8 Abs 9 HSchG so lange und insoweit dies zum Schutz der Identität eines Hinweisgebers oder zur Erreichung der im HSchG genannten Zwecke erforderlich ist, die angeführten Betroffenenrechte keine Anwendung finden.
Weiters besteht ein Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes (insbesondere HSchG) erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. anonymisiert.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter von Transgourmet Österreich namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von Transgourmet Österreich Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: 06.06.2023
