Einfach, verantwortungsbewusst, verlässlich

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ein verantwortungsbewusstes und verlässliches Handeln. Gesetzliche Bestimmungen, verbindliche Regelungen, Richtlinien und Verträge müssen eingehalten werden. Haben Sie zum Beispiel korrupte Verhaltensweisen, Verstöße gegen Sozialstandards, ethisches Fehlverhalten, wettbewerbliche Absprachen oder andere Delikte festgestellt, dann nutzen Sie die Möglichkeit der Meldung über dieses Hinweisgebersystem und teilen Sie uns Ihre Informationen mit.

Welche Meldungen helfen der Unternehmensgruppe ALDI Nord?

Um Vorwürfen nachgehen zu können, benötigen wir spezifische Informationen zu konkreten Sachverhalten. Diese müssen bei der Aufklärung der Meldung nachprüfbar und stichhaltig sein und sollten keine allgemeinen Beschuldigungen darstellen.

Welche Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI Nord nehmen an dem Hinweisgebersystem teil?

Es ist unser Ziel, dass alle rechtlich selbstständigen Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI Nord an dem Hinweisgebersystem teilnehmen. Derzeit ist die Abgabe von Hinweisen aus rechtlichen Gründen jedoch noch auf die auf der Meldeseite genannten Gesellschaften beschränkt. Wir danken für Ihr Verständnis.

Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über den geschützten Postkasten erhalten Sie eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand Ihres Hinweises oder wir stellen Ihnen weitere Fragen.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS^® System Ihre Anonymität technisch.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS^® -Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym/Benutzername und Kennwort selbst. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten PC.

Über den geschützten Postkasten wird Ihnen ein Bearbeiter Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym.

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG

Bei allem was wir tun, prägt uns seit jeher die Art und Weise, wie wir es tun: einfach, verlässlich und verantwortungsbewusst.
Wir halten uns an Regeln und fördern eine Kultur bei ALDI, in der wir zuverlässig handeln und Verantwortung übernehmen – jeder, unabhängig von Hierarchie und Position, intern und im Umgang mit unseren Geschäftspartnern.
Das Befolgen von Gesetzen und Vorschriften ist für uns die Basis wirtschaftlich verantwortlichen Handelns. Aber auch darüber hinaus haben wir besondere Anforderungen an integres Verhalten.
Dieses Hinweisgebersystem ist Teil unseres Compliance-Management-Systems und dient u.a. dazu, Hinweise auf Compliance Verstöße in der Unternehmensgruppe ALDI Nord – auch anonym – melden zu können.

A. Geltungsbereich

Diese Verfahrensordnung gilt für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zu potentiellen Regelverletzungen oder Missständen in den deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI Nord und den zugehörigen Lieferketten. Das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Hinweisgeberverfahren umfasst damit das Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Prozesse gelten, sofern die unter B II beschriebenen Hinweiskanäle genutzt werden.

B. Abgabe von Hinweisen

I. Zulässigkeit

Jede Person – unerheblich, ob sie Mitarbeiter¹, Kunde, Lieferant oder Dritter ist – kann einen Hinweis über potentielle Regelverletzungen oder Missstände in den in den Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung fallenden Unternehmen und den zugehörigen Lieferketten abgeben.

¹ Die Verwendung der männlichen Form bei der Nennung von Personen und Funktionsträgern in dem nachfolgenden Text bedeutet keine geschlechtsspezifische Festlegung. Es sollen Angehörige aller Geschlechter gleichberechtigt angesprochen werden.

II. Hinweiskanäle

Hinweise auf potentielle Regelverletzungen oder Missstände können über die folgenden Kanäle an die ALDI Einkauf SE & Co. oHG, die diesbezüglich auch von den übrigen deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI Nord mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens beauftragt worden ist, übermittelt werden:

• Elektronisches Hinweisgebersystem²

  www.bkms-system.com/aldi-nord

  Die Kommunikation und der Austausch von Dokumenten erfolgen vertraulich und geschützt über einen eigenen Postkasten.

• Direkte Ansprache per E-Mail an compliance@aldi-nord.de

• Post

  ALDI Einkauf SE & Co. oHG - Abteilung Compliance, Eckenbergstraße 16 B, 45307 Essen

Hinweise können unabhängig vom Hinweiskanal unter Nennung des Namens oder anonym erfolgen. Alle Hinweise – gleichgültig, ob anonym oder nicht werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt, personenbezogene Daten werden geschützt.

² Das elektronische Hinweisgebersystem steht nur insoweit zur Verfügung, wie die betreffende Gesellschaft hieran teilnimmt.

III. Hinweisgegenstände

Gemeldet werden können

• tatsächliche oder vermeintliche Verstöße gegen Gesetze und sonstige unmittelbar geltende Rechtsvorschriften oder sonstige verbindliche (auch interne) Regelungen sowie
• menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten durch das wirtschaftliche Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines Zulieferers nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Produkt- und/oder dienstleistungsbezogene Kundenanliegen und -beschwerden werden nicht bearbeitet und sollten über das Kundenkontaktformular
https://www.aldinord.de/tools/kontakt.html
mitgeteilt werden.

IV. Inhalt des Hinweises

Für die Bearbeitung eines Hinweises sind die folgenden Angaben hilfreich:

• Schilderung des Sachverhalts in chronologischer Reihenfolge, möglichst mit folgenden Angaben:

  - Was ist passiert?
  - Wo ist es passiert? Wann hat sich der Vorfall ereignet? Dauert der Vorfall noch an?
  - Wer ist/sind die betroffene(n) bzw. geschädigte(n) Person(en) oder Personenkreise?
  - Was ist der Schaden?
  - Wer könnte für den Vorfall verantwortlich sein?
  

• Gegen welche Rechtsvorschrift oder welche Regelung wurde verstoßen? Welche wirtschaftliche Verbindung zur Unternehmensgruppe ALDI Nord besteht?
• Welche Belege gibt es (Fotos, Videos, Dokumente, Zeugen, etc.)?
• Welche Erwartungen bestehen in Bezug auf mögliche Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen? Was ist das konkrete Ziel der Beschwerde?
• Wurde jemand anderes bereits über den Missstand informiert?

Möglichst konkrete Angaben erleichtern und beschleunigen eine sachgerechte Bearbeitung eines Hinweises und sind daher eine Hilfestellung für die Formulierung eines Hinweises. Es ist indes keine Voraussetzung für die Bearbeitung eines Hinweises, Angaben zu den vorgenannten Punkten zu machen.

C. Verfahrensablauf

I. Eingangsbestätigung

Sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen, je nach gewählter Art des Hinweiskanals schriftlich oder elektronisch, bestätigt. Die hinweisgebende Person wird im angemessenen Umfang über den Ablauf sowie den regelmäßigen zeitlichen Verlauf des Verfahrens informiert.

II. Prüfung des Hinweises und Klärung des Sachverhaltes

Nach Eingang eines Hinweises wird dieser von der Abteilung Compliance der ALDI Einkauf SE & Co. oHG auf Plausibilität und Stichhaltigkeit geprüft, ob aufgrund der Angaben Regelverletzungen oder nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevante Risiken oder Verletzungen als zulässige Meldegegenstände in Betracht kommen. Sofern erforderlich wird bereits zu diesem Zeitpunkt der Sachverhalt mit dem Hinweisgeber erörtert, wenn eine Kontaktaufnahme zum Hinweisgeber möglich ist. Wenn – auch nach einer etwaigen Erörterung mit dem Hinwegeber – kein zulässiger Meldegegenstand vorliegt oder der Verdacht einer Regelverletzung oder eines nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevanten Risikos bzw. einer solchen Verletzung offensichtlich ausgeschlossen ist, wird das Verfahren eingestellt. Der Hinweisgeber wird – sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist – hierüber informiert. Kommen eine Regelverletzung oder ein nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevantes Risiko oder eine solche Verletzung in Betracht, wird der Hinweis an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet, die den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person – sofern notwendig und technisch möglich – weiter erörtert, und sodann prüft, welche Untersuchungs- bzw. Aufklärungsmaßnahmen (sog. Folgemaßnahmen) erforderlich sind.

Dazu können beispielsweise interne Untersuchungen sowie Gespräche oder Audits bei Lieferanten zählen. Daneben wird geprüft, inwiefern aufgrund des Hinweises bereits in diesem Stadium rechtlich und tatsächlich weitere Maßnahmen ergriffen werden dürfen bzw. sollten. Der Hinweisgeber hat im Rahmen der Sachverhaltsermittlung jederzeit die Möglichkeit, ergänzende Angaben zu machen, Tatsachen vorzubringen oder Nachweise vorzulegen.

III. Mögliche Ergebnisse des Verfahrens

Abhängig vom Ergebnis der Untersuchung des Sachverhalts werden unternehmerische Entscheidungen getroffen, um einem eventuell festgestellten Verstoß oder einem eventuell festgestellten Risiko angemessen zu begegnen. Das kann bis zur Trennung von Mitarbeitern oder zum Abbruch von Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten führen.

IV. Einbindung des Hinweisgebers

Jeder Hinweis wird ernst genommen. Daher wird der Hinweisgeber grundsätzlich über die Bearbeitung des Sachverhalts, den Verfahrensstand sowie den Ausgang informiert, sofern eine Kontaktaufnahme zum Hinweisgeber möglich ist. Im Rahmen dieser Information sind jedoch auch entgegenstehende rechtlich geschützte Interessen anderer Personen und Unternehmen zu berücksichtigen, z. B. Anforderungen des Datenschutzes.

V. Dauer des Verfahrens

Die Verfahrensdauer ist abhängig von dem Umfang und der Komplexität des Hinweises. Der Bearbeitung von Hinweisen wird eine hohe Priorität eingeräumt, und eine Untersuchung wird zügig durchgeführt. Je nach Umfang und Komplexität kann eine sachgerechte Prüfung von Hinweisen wenige Tage, aber auch teilweise mehrere Monate dauern.

VI. Kosten des Verfahrens

Der Hinweisgeber kann das in dieser Verfahrensordnung beschriebene Hinweisverfahren kostenlos in Anspruch nehmen. Dem Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Nutzung des Hinweisverfahrens eventuell entstehende Kosten und Aufwendungen werden nicht übernommen und sind von ihm selbst zu tragen. Insbesondere erfolgt keine Übernahme von Reisekosten sowie Kosten für eine etwaige Rechtsberatung.

D. Verfahrensgrundsätze

I. Vertraulichkeit

Die mit der Bearbeitung von Hinweisen betrauten Mitarbeiter behandeln die erlangten Informationen vertraulich gegenüber anderen Personen.

Die Identität von Hinweisgebern wird, soweit sie dies wünschen und dies gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt. Etwaige gesetzliche Offenlegungs- und Meldepflichten bleiben hiervon unberührt.

II. Hinweisgeberschutz

Hinweisgeber, die mögliche Regelverletzungen oder nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz relevante Risiken und Verletzungen nach bestem Wissen und in gutem Glauben melden, haben keine Repressalien oder sonstigen für sie nachteiligen Maßnahmen von unter den Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung fallenden Gesellschaften infolge des Hinweises zu befürchten. Die unter den Geltungsbereich dieser Verfahrensordnung fallenden Gesellschaften werden zudem darauf hinwirken, dass auch Zulieferer Hinweisgeber nicht infolge eines nach bestem Wissen und in gutem Glauben abgegebenen Hinweises nach dieser Verfahrensordnung benachteiligen. Bei einem erkennbaren Missbrauch des Hinweisgeberverfahrens, d. h., wenn Vorfälle gemeldet werden, die als offensichtlich gegenstandslose Anschuldigungen keiner ernsthaften Verfolgung bedürfen, können rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen den Hinweisgeber in Betracht kommen.

III. Unparteilichkeit

Die Unparteilichkeit wird durch Organisationsentscheidungen sichergestellt. Insbesondere handeln die Mitarbeiter der Abteilung Compliance der ALDI Einkauf SE & Co. oHG bei der Prüfung der Hinweise fachlich weisungsunabhängig.

IV. Faires Verfahren

Bei Untersuchungen werden die geltenden Gesetze sowie die betrieblichen Regelungen in ihrer jeweils gültigen Fassung eingehalten.

V. Unschuldsvermutung

Untersuchungen werden neutral und objektiv unter Beachtung der Unschuldsvermutung durchgeführt.

VI. Datenschutz

Die Prüfung von Hinweisen (einschließlich der Löschung und Speicherung von Daten) erfolgt im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben (DS-GVO, BDSG) und den diesbezüglichen betriebsinternen Regelungen.

E. Fortlaufende Wirksamkeitsprüfung

Die Wirksamkeit des Hinweisgeberverfahrens wird mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen geprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder erfolgten Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen vorgenommen.

Stand: 01.07.2023