SPEAK UP. DİNLİYORUZ

Semperline nedir?

Davranış Kurallarımız (https://www.semperitgroup.com/company/compliance-code-of-conduct) küresel faaliyetlerimizi nasıl yürüteceğimizi belirler. Semperit’te yasaların, yönetmeliklerin, Davranış Kurallarımızın ya da diğer şirket içi yönergelerin ihlal edilmesi hoş görülemez. Tüm çalışanlarımızdan, tedarikçilerimizden, müşterilerimizden ve diğer paydaşlarımızdan, şüphelendikleri ya da öğrendikleri ihlalleri bildirmelerini bekler ve bu konuda onları teşvik ederiz.

Bir çalışan olarak olası kanunsuz, etik dışı veya uygunsuz davranışları öncelikle amirinize, diğer yöneticilerinize veya (yerel) İnsan Kaynakları birimine bildirmelisiniz. Çalışan olarak uygunlukla ilgili endişelerinizi kurum içinde dile getiremeyeceğinizi ve çözemeyeceğinizi düşünürseniz veya çalışan değilseniz (müşteri, tedarikçi veya iş ortağı iseniz), "SemperLine" bildirim aracını kullanabilirsiniz.

Bu hat ücretsizdir ve 7 / 24 dünyanın herhangi bir yerinden tüm paydaşların kullanımına açıktır. Bildiriminizin etkin bir şekilde araştırılması amacıyla mümkün olan en iyi parametreleri belirleyebilmemiz için kimliğinizi belirtmenizi öneririz, ancak dilerseniz endişelerinizi anonim olarak bildirebilirsiniz. Anonim kalmaya karar verirseniz, bizimle iletişime geçmeniz için size güvenli bir posta kutusu oluşturma imkanı sunarız. Bu güvenli posta kutusu, ek sorular yöneltmemiz durumunda, sizinle iletişime geçmemizi sağlar. Size geri bildirimde bulunuruz.

Tüm bildirimler standartlaştırılmış bir süreç çerçevesinde alınır ve işlenir. Bildiriminize, sizinle birlikte yalnızca ilgili Semperit Uygunluk ekibi erişebilir. İhbar edicinin kimliği de dahil olmak üzere, gönderilen tüm bilgiler ve vaka soruşturmaları kesinlikle gizlilik içinde ele alınır. Yalnızca, bilginiz dahilinde doğru ve eksiksiz bilgileri sağlayın ve gönderin.

Neden bir bildirim göndermeliyim?

Semperit'te, dürüstlük ve kurumsal değerlerimiz doğrultusunda iş yaparız.

Endişelendiğiniz konular olabilir ya da Semperit'i riske attığını düşündüğünüz zararlı davranışlara tanıklık edebilirsiniz. Bildiriminiz, dürüstlük ve uygunluk sorunlarını vaktinde tespit etmemizi ve endişelerinizi mümkün olan en kısa sürede ele almamızı sağlar. Bildiriminiz, Semperit'i bir dizi tehlike ve riskten korumamıza yardımcı olur. Bu da uzun vadede verimli ve başarılı ticari faaliyetler sürdürmemize imkan tanır.

Hangi olaylar bildirilebilir?

Yasa, yönetmelik, Davranış Kuralları ya da şirket içi yönerge ihlallerini bildirebilirsiniz. SemperLine, bildirim sürecinde bir dizi bildirim kategorisi arasından seçim yapmanıza izin verir. Bildiriminizin içeriği önerilen kategorilerden birine dahil değilse, "Diğer ihlaller ve suistimaller" kategorisini seçin.

Uygunlukla ilgili endişeler ve ihlallere ilişkin bilgiler mümkün olduğunca ayrıntılarıyla açıklanmalı. Bildiriminizin beş soruyu kapsaması faydalı olur: “Kim? Ne? Ne zaman? Nasıl? Nerede?”. Ayrıca belge, fotoğraf veya video da yükleyebilirsiniz.

Yalnızca, bilginiz dahilinde doğru ve eksiksiz bilgileri sağlayın ve gönderin. Gönderdiğiniz bilgiler, ilgili kişiler açısından ciddi sonuçlar doğuracak kararlar alınmasına neden olabilir. Kasten yanlış ya da yanıltıcı bilgiler vermek yasalara aykırıdır. Devlet sırları dahil, ülkenizde yasa dışı kabul edilen hiçbir bilgiyi hiçbir koşulda paylaşmayın.

Bildirim gönderme süreci nasıl işler?

Kendi isminizle veya anonim bir bildirim göndermek için öncelikle giriş sayfasının sol üst tarafında bulunan "Bildiriniz" düğmesine tıklayın. İsminizi belirterek kendinizi tanıtmanızı öneririz.

Bildirim gönderme işlemi dört adımdan oluşur:

1. Öncelikle sizden anonimliğinizin korunması için bilgi bölümünü gözden geçirmeniz ve bir güvenlik sorusunu cevaplamanız istenecektir.
2. Bir sonraki sayfada, bildiriminizin kategorisini seçmeniz istenecektir.
3. Bildirim sayfasında, olay(lar) / ihlal(ler) ile ilgili ayrıntılı bilgi verebilir ve sunulan yanıtları seçerek bunlarla ilgili soruları cevaplayabilirsiniz. Tam bir A4 sayfasına denk gelen serbest metin alanına en fazla 5.000 karakter yazabilirsiniz. Ayrıca, 5 MB boyuta kadar bir dosya da gönderebilirsiniz. Lütfen belgelerin yazarları hakkında bilgiler içerebileceğini göz önünde bulundurun. Bildiriminizi gönderdikten sonra, söz konusu bildirimi başarıyla gönderdiğinizin kanıtı olarak bir referans numarası alacaksınız.
4. Ardından, şahsınıza özel güvenli posta kutunuzu oluşturmanız istenecektir. Bu posta kutusu, geri bildirimde bulunmamızı, sorularınızı yanıtlamamızı ve bildiriminizin durumuna dair sizi bilgilendirmemizi sağlar.

Daha önceden bir güvenli posta kutusu oluşturduysanız, bu kutuya "Giriş yap" tuşu ile doğrudan erişebilirsiniz. Önce, bir güvenlik sorgusunu cevaplamanız gerekecek.

Sizinle ilişkilendirilebilecek ya da kimliğinizi ortaya çıkarabilecek herhangi bir veri girmediğiniz sürece, BKMS^® System teknik önlemlerle anonimliğinizi koruyacaktır.

Lütfen sadece bildirdiğiniz konuyla ilgilendiğimizden emin olun. Görevi kötüye kullanımlar ortaya çıkarılmalı ve (ek) zarar görülmesi önlenmelidir.

Anonimliğim nasıl korunur ve nasıl geri bildirim alırım?

SemperLine sistemi, bildirimde bulunan ve kimliklerini açıklamak istemeyen kişileri korur. Sistemin anonimliği koruma işlevi bağımsız bir kuruluş tarafından onaylanmıştır.

Güvenli posta kutunuzu oluştururken, lütfen bir parola ile birlikte takma adınızı veya kullanıcı adınızı seçin. Bildiriminiz, şifreleme ve diğer özel güvenlik önlemleri kullanılarak anonim tutulacaktır. Bildirim sürecinde hiçbir zaman sizden kişisel bilgileriniz istenmeyecektir. Sizinle ilişkilendirilebilecek herhangi bir bilgi göndermeyin. Kimliğinizin Semperline sistemi dışında izlenmesini önlemek amacıyla lütfen bildiriminizi göndermek için işveren tarafından verilen bir bilgisayar kullanmayın. Özellikle, bir Semperit intranet bağlantısı kullanmanız anonimliğinizi tehlikeye atabilir.

Güvenli posta kutusu aracılığıyla, Semperit Uygunluk ekibi size, gönderdiğiniz bilgilerin işlenmesi hakkında geri bildirimde bulunacak veya bazı detaylar hâlâ net değilse, size sorular soracaktır. Bu iletişim sırasında anonim kalabilirsiniz.

Bildiriminizin etkin bir şekilde incelenmesi ve araştırılması amacıyla mümkün olan en iyi parametreleri belirleyebilmemiz için kimliğinizi belirtmenizi öneririz. Bildirimde bulunan kişi ismini belirtirse, görevli kendisiyle doğrudan iletişime geçebilir. Kişisel bilgilerinizin Semperit Uygunluk ekibi dışındaki kimselerle paylaşılmasını istemiyorsanız, lütfen bunu bildiriminizde belirtin. Bizimle paylaştığınız kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili bilgiye buradan erişebilirsiniz. İhbar edici olarak sizinle değil, yalnızca zararları önlemek için bildirimde belirtilen bilgilerle ilgilendiğimizi unutmayın.

Veri koruma

Kişisel veriler, Semperit tarafından yalnızca ihbar sisteminin işletilmesi ve bu sistem üzerinden iletilen bildirimlerin soruşturulması amacıyla, yürürlükteki veri gizliliği düzenlemelerine uygun olarak işlenir.

SemperLine ihbar sistemi, Semperit'te geçerli yönetmelik ihlallerine ilişkin bildirimlerin güvenli ve gizli bir şekilde iletilmesini, toplanmasını ve işlenmesini sağlar. Verilere, sadece sıkı gizlilik yükümlülüklerine tabi olan ve açıkça yetkilendirilmiş az sayıda Semperit hukuk danışmanı ve çalışanı erişebilir. EQS Group AG ve diğer üçüncü taraflar, verilere erişim hakkına sahip değildir.

Semperit çalışanları, görevi kötüye kullanma bildirimlerini ve buna dair süreçle ilgili ek bilgileri kurum içi ihbar kılavuzunda bulabilir. Veri koruma ve işlemeyle ilgili ayrıntılar burada bulunabilir.

Semperit, bildirimimi nasıl değerlendirir?

Tüm bildirimler yalnızca standartlaştırılmış sürecimiz çerçevesinde Semperit tarafından alınır ve işlenir. Gönderilen tüm bilgiler gizlilik içinde ele alınır ve kesinlikle gizli tutulur. Bu bilgiler yalnızca vakanın ileri düzeyde incelenmesinden ve soruşturulmasından sorumlu kişilerle paylaşılır.

Semperit Uygunluk ekibi bildiriminizi işleme alır, inceler ve derinlemesine bir kurum içi ya da dışı soruşturmanın gerekli olup olmadığına karar verir. Daha üst düzeyde incelenmesi gerekirse, bildiriminizi vakanın ele alınmasından sorumlu birimlere iletebiliriz. Bu süreç boyunca, vakaya dahil olan kişilere bize bildirdiğiniz vaka hakkında değerlendirmede bulunma imkanı tanınır. Bildiriminizde isminizi belirttiyseniz ve soruşturmamız sırasında bu bilgiyi vakayla ilgili kişilerle paylaşmamızı istemiyorsanız, bunu bildirimde belirtin. Bildirimde yer alan bilgiler, ihtiyaç duyulması ve yasaların gerekli görülmesi halinde devlet yetkililerine de açıklanabilir.

Bildiriminizin sonucuna dair sizi bilgilendirmek için sistemde oluşturduğunuz posta kutunuzu kullanırız, ancak veri koruma kuralları ve vakaya bağlı olarak diğer yasal hükümler geçerli olabileceğinden, soruşturmanın sonuçları ve alınan tedbirler hakkında ayrıntıları belirtmeyiz.

Misillemeye maruz kalırsam ne yapmalıyım?

Yanlış bir şeyler yapıldığında, bunu dile getirmekten rahatsızlık duyabileceğinizi veya çekinebileceğinizi anlıyoruz. Bu yüzden misilleme yapılması yasaktır. İyi niyetle endişesini dile getiren veya bir soruşturma kapsamında işbirliği yapan herkesi her türlü misillemeye karşı koruyacak süreçlere sahibiz. Misillemeye maruz kaldığınızı düşünürseniz, doğrudan Uygunluk ekibini bilgilendirebilir (compliance@semperitgroup.com) veya "Diğer ihlaller ve suistimaller" kategorisini seçerek, SemperLine'ı kullanabilirsiniz. Kasten yanlış veya yanıltıcı bilgi vermek yasa ihlali teşkil eder.