Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a dôvernosť berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (EÚ-GDPR), ako aj súčasné štátne nariadenia o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel systému podávania hlásení a právny základ
Systém podávania hlásení (BKMS® Incident Reporting) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní pravidiel Wittur group. Spracovanie osobných údajov v BKMS® Incident Reporting je založené na oprávnených záujmoch Wittur group odhaľovať a predchádzať zneužitiu úradnej moci a zabrániť tak poškodeniu Wittur group, jej zamestnancov a zákazníkov. Ako právny základ pre toto spracovanie osobných údajov slúži článok 6 (1) (f) EÚ-GDPR.
Zodpovedný orgán
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je spoločnosť
- Wittur Holding GmbH a
- jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: „Wittur“). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, v mene spoločnosti Wittur.
Osobné údaje a informácie vložené do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou Business Keeper AG, v dátovom centre s vysokým stupňom bezpečnosti. K údajom má prístup len Wittur. Business Keeper AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti Wittur.
Spoločnosť Wittur ustanovila pracovníka zodpovedného za ochranu osobných údajov. Otázky o ochrane osobných údajov môžete zaslať na adresu Wittur (e-mailová adresa: skraska@iitr.de).
Typ uložených osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnaný v spoločnosti Wittur a
- mená osôb a údaje iného personálu, ktoré uvádzate vo vašom hlásení.
Zachovanie dôverného charakteru hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia Compliance Wittur a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci oddelenia Compliance Wittur záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho prešetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti Wittur alebo zamestnanci iných spoločností v skupine, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tie môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Spoločnosť Wittur pri prideľovaní hlásení vždy zaistí dodržiavanie platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Informácie o obvinenej osobe
Základnou zásadou je, že zo zákona máme povinnosť informovať obvinené osoby, že sme prijali hlásenie, ktoré sa ich týka, pokiaľ tým nebude ohrozené ďalšie prešetrovanie hlásenia. Pokiaľ to je právne možné, vaša totožnosť podávateľa hlásenia nebude prezradená.
Práva dotknutých osôb
V súlade s európskym zákonom o ochrane osobných údajov máte vy a osoba uvedená v hlásení právo na prešetrenie, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú. Pri uplatnení práva na námietku spoločnosť Wittur okamžite skontroluje, v akom rozsahu sú uložené údaje ešte potrebné pre spracovanie hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Okrem toho máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je potrebné na vyjasnenie situácie a vykonanie vyhodnotenia hlásenia, alebo existuje legitímny záujem spoločnosti Wittur, alebo je to vyžadované zákonom. Po spracovaní je hlásenie uzavreté, tieto údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie portálu na podávanie hlásení
Komunikácia medzi vašim počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Za účelom udržania spojenia medzi vašim počítačom a BKMS® Incident Reporting sa vo vašom počítači uložia súbory cookie, ktoré obsahujú len ID tejto relácie (takzvané null cookie). Tieto súbory cookie sú platné len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača ich platnosť vyprší.
V systéme podávania hlásení je možné zriadiť poštovú schránku, ktorá je zabezpečená individuálne zvoleným pseudonymom / menom používateľa a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti Wittur buď s menom, alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je možné ho porovnávať s bežnou e-mailovou komunikáciou.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie, môžete súčasne poslať príslušnému zamestnancom spoločnosti Wittur prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu odhaliť vašu anonymitu. Tieto údaje pred odoslaním odstráňte. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo nie ste si istý ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu svojho hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte dokumentu a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: 01.12.2020
