We.Create.Integrity.

Varför ska jag göra en anmälan?

Alla anställda måste känna till sitt enskilda ansvar för att genomföra affärer med integritet. Det är viktigt för oss på OHB att vi hanterar svagheter och misstag öppet. Detta är det enda sättet vi kan identifiera sådana problem tidigt och hantera konsekvenserna av dessa. Om vi kan hantera dem effektivt kan vi undvika liknande misstag och svagheter i framtiden på ett tillförlitligt sätt. Sålunda undviker vi inte problemen, vi strävar mot att diskutera dem öppet och hitta lösningar. Din anmälan hjälper oss att identifiera och avslöja oegentligheter tidigt och därmed kan vi undvika potentiella skador på vårt rykte och våra tillgångar.

Vilken typ av anmälningar kan göras till Integrity Channel?

Du kan anmäla potentiella brott mot OHB:s principer för god företagsledning och affärsbeteende, företagets policyer eller tillämpliga lagar.

Ytterligare information om vilka ämnen du kan rapportera på portalen We.Create.Integrity kommer att tillhandahållas under anmälningsprocessen.

Finns det speciella aspekter som OHB-anställda bör överväga?

Som anställd i OHB-gruppen bör din första kontaktpunkt avseende problem alltid vara din chef. Men, vi är medvetna om att det kan finnas situationer där direkt och öppen dialog verkar vara fel eller om du generellt sett vill vara anonym: I sådana fall erbjuder portalen We.Create.Integrity. ytterligare alternativ för att dela anmälningar, antingen med namn eller anonymt.

OHB tolererar ingen diskriminering mot anställda som, i god tro, anmäler brott mot tillämpliga lagar eller OHB:s principer för god företagsledning och affärsbeteende eller deltar i relevanta interna utredningar.
”I god tro” innebär att personen som skickar in anmälan anser att dennes utsago är sann eller åtminstone sannolik, oavsett om en efterföljande utredning bekräftar denna eller inte. Portalen We.Create.Integrity. får inte användas till att skicka in medvetet falska eller ärekränkande anmälningar eller information.

Hur går det till att skicka en anmälan? Hur skapar jag en brevlåda?

För att skicka en anmälan anonymt eller i ditt namn börjar du med att klicka på knappen ”Gör anmälan” längst upp på vår introduktionssida.

Anmälningsprocessen består av 4 steg:

1. Först ber vi dig att läsa igenom en del information om hur du skyddar din identitet och sedan bekräfta.
2. På nästa sida ska du ange en huvudpunkt för din anmälan.
3. På anmälningssidan kan du utforma din anmälan med egna ord och svara på frågor om händelsen genom att helt enkelt välja mellan olika svarsalternativ. I fältet för fri text kan du skriva in 5000 tecken, vilket motsvarar en hel A4-sida. Du kan även bifoga en fil på upp till 5 MB till din anmälan. Tänk på att dokument kan innehålla information om författaren. När du gjort din anmälan kommer du att få ett referensnummer som bevis på att du har skickat den.
4. Sedan kan du skapa en egen skyddad brevlåda. Genom den här brevlådan får du svarsmeddelanden från oss och kan svara på frågor och få information om din anmälans status.

Om du redan har en skyddad brevlåda kan du gå in på den direkt via inloggningsknappen ”Logga in”. Du måste även först svara på en säkerhetsfråga.

Förutsatt att du inte matar in några personliga uppgifter om dig själv som kan användas av systemet för att dra slutsatser om vem du är ser tekniken i BKMS^® System till att du förblir anonym.

Vi försäkrar att vi bara är intresserade av det fall du anmäler. Missförhållanden ska avslöjas och ekonomiska förluster förhindras.

Hur kan jag få svarsmeddelanden och ändå förbli anonym?

I BKMS^® System läggs största vikt på att skydda anmälarna. Systemets identitetsskydd garanteras av ett oberoende organ.

När du skapar din skyddade brevlåda ska du själv välja en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord. Ingen förutom du kan se dina åtkomstuppgifter. Om du tappar bort dina inloggningsuppgifter ber vi dig att göra en ny anmälan och skapa en ny brevlåda. Ange i så fall helst din tidigare anmälans referensnummer. Den nya brevlådan kommer inte att innehålla något som har med din tidigare anmälan att göra.

Din anmälan förblir anonym med hjälp av kryptering och andra särskilda säkerhetsrutiner. Du kommer aldrig att uppmanas att uppge någon personlig information om du gör en anonym anmälan. Lämna inga uppgifter som kan härledas till din person. Skicka inte din anmälan från t ex en dator eller smartphone som tillhandahålls av din arbetsgivare.

Genom den skyddade brevlådan får du information om din anmälans status i svarsmeddelanden från din handläggare och kan svara på frågor om något fortfarande är oklart – du förblir anonym under hela processen. Vi är intresserade av anmälningar för att kunna upptäcka, eliminera och undvika oegentligheter såväl som att förhindra att företaget skadas. Anmälarens personuppgifter är inte viktiga i detta sammanhang.

Vem tar emot och behandlar min anmälan?

En behörig efterlevnadsansvarig på respektive dotterbolag utvärderar din anmälan med avseende på ämne och relevans om du inte har valt behandling av den centrala avdelningen på OHB SE i Bremen när du skickade in din anmälan. Om du har skapat en säker elektronisk brevlåda kan handläggaren ge dig svarsmeddelanden och ställa ytterligare frågor. Om ämnet för din anmälan ligger utanför det valda dotterbolagets ansvarsområde eller om en intressekonflikt föreligger kommer handläggaren att vidarebefordra din anmälan till den centrala efterlevandsavdelning på OHB SE i Tyskland. Beroende på ämnet för din anmälan kan andra avdelningar konsulteras (t.ex. dataskyddsansvarig, miljöledningen, personalavdelningen, tull och export). Endast efterlevnadsansvariga i OHB Group kommer att kontakta dig via portalen We.Create.Integrity. Anmälan vidarebefordras utan att information om din identitet avslöjas, om du inte uttryckligen samtycker till detta och det underlättar kommunikationen med behandlingsområdet.

Vem eller vad står bakom We.Create.Integrity.?

We.Create.Integrity. grundar sig på det internetbaserade anmälningssystemet från EQS Group AG (BKMS^® System). En beskrivning av hur BKMS^® System fungerar finns på: https://www.eqs.bkms-system.com/de/. På plattformen We.Create.Integrity. kan du skapa en säker elektronisk brevlåda med några enkla steg. Detta gör det möjligt för dig att kommunicera säkert och anonymt med en behörig efterlevnadsansvarig på respektive OHB-företag. Du kan vara säker på att anmälningar som skickas in via portalen We.Create.Integrity. inte går att spåra på något sätt.