NOTE d’INFORMATION RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES – DISPOSITIF LANCEUR D’ALERTE
Politique de confidentialité des données
L’entreprise Fromageries Henri Hutin ( ci-après dénommée « Henri Hutin ») prend la protection et la confidentialité des données très au sérieux et nous adhérons aux dispositions du règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) ainsi qu'aux réglementations nationales actuelles sur la protection des données. Veuillez lire attentivement ces informations sur la confidentialité des données avant de soumettre un rapport.
Objectif du système de dénonciation et base juridique
Le système de dénonciation (BKMS® System) a pour but de recevoir, traiter et gérer de manière sûre et confidentielle les rapports concernant les violations des règles de conformité de Henri Hutin. Le traitement des données personnelles dans le système BKMS® est basé sur les intérêts légitimes de notre entreprise à détecter et à prévenir les fautes et ainsi éviter de porter préjudice à Henri Hutin, à ses salariés et à ses clients. L'article 6, paragraphe 1, point f), du règlement européen sur le traitement des données à caractère personnel sert de base juridique à ce traitement.
Responsable de traitement
Le responsable de traitement du traitement de données personnelles dans le cadre du système de lanceur d’alerte est :
Fromageries Henri Hutin SARL
99 rue du Rattentout - 55320 Dieue-sur-meuse
Tél : 03.29.83.23.23
Le système de reporting est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Germany, pour le compte de Henri Hutin.
Les données personnelles et les informations saisies dans le système de déclaration sont stockées dans une base de données gérée par EQS Group AG centre de données haute sécurité. Seul Henri Hutin dispose d’un accès aux données. EQS Group AG et autres entités tierces n’ont pas accès aux données. Dans le cadre de la procédure de certification, cela est garanti par de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont stockées cryptées avec plusieurs niveaux de protection par mot de passe, de sorte que l'accès est limité à une très petite sélection de personnes expressément autorisées à Henri Hutin.
Henri Hutin a nommé un délégué à la protection des données. Les questions relatives à la protection des données et à la vie privée peuvent être posées :
Par mail :
hutin-dpo@hochland.com
Par télephone :
03.29.83.23.00
Par courrier postal :
FROMAGERIE HENRI HUTIN SARL
A l’attention du délégué à la protection des données
99 rue du Rattentout – 55320 Dieue-sur-meuse
Type de données personnelles collectées
L'utilisation du système de déclaration se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez un rapport via le système de signalement, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :
- votre nom, si vous choisissez de révéler votre identité,
- si vous êtes employé chez Henri Hutin, et
- les noms des personnes et autres données personnelles des personnes que vous nommez dans votre rapport.
Traitement confidentiel des rapports
Les rapports entrants sont reçus par une petite sélection de salariés expressément autorisés et spécialement formés du département "Compliance" de Henri Hutin et sont toujours traités de manière confidentielle. Les salariés du département "Compliance" de Henri Hutin évalueront le problème et effectueront toute enquête supplémentaire requise par le cas spécifique.
Au cours du traitement d'un rapport ou de la conduite d'une enquête spéciale, il peut s'avérer nécessaire de partager les rapports avec d'autres salariés de Henri Hutin ou avec des salariés d'autres sociétés du groupe, par exemple si les rapports font référence à des incidents survenus dans des filiales du groupe Hochland. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des réglementations différentes concernant la confidentialité des données personnelles. Nous veillons toujours à ce que la réglementation applicable en matière de confidentialité des données soit respectée lorsque nous partageons les rapports.
Toutes les personnes qui reçoivent l'accès aux données sont tenues de respecter la confidentialité.
Information de la personne mise en cause
En tant que principe de base nous sommes obligé par la loi d’informer la personne mise en cause que nous avons reçu un rapport la concernant, sauf à ce que cette information soit de nature à nuire aux futures investigations menées dans le cadre du rapport. Ce faisant, votre identité en tant que lanceur d’alerte ne sera pas révélée, sans préjudice des dispositions législatives imposant une telle révélation.
Droits des personnes concernées
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes nommées dans le rapport avez le droit d'enquête, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel vous concernant. Si le droit d'opposition est revendiqué, nous examinerons immédiatement dans quelle mesure les données stockées sont encore nécessaires au traitement d'un rapport. Les données qui ne sont plus nécessaires sont immédiatement effacées. En outre, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et effectuer une évaluation du rapport ou qu'un intérêt légitime de l'entreprise existe, ou qu'il est requis par la loi. Une fois le traitement du rapport terminé, ces données sont supprimées conformément aux exigences légales.
Utilisation du portail d'information
La communication entre votre ordinateur et le système de déclaration se fait par une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas enregistrée pendant votre utilisation du système de déclaration. Afin de maintenir la connexion entre votre ordinateur et le système BKMS®, un cookie est stocké sur votre ordinateur qui contient simplement l'ID de la session (un cookie dit nul). Ce cookie n'est valable que jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible de créer une boîte aux lettres dans le système de signalement qui est sécurisée par un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe choisis individuellement. Cela vous permet d'envoyer des rapports au responsable compliance de Henri Hutin, soit de façon nominative, soit de manière anonyme et sécurisée. Ce système ne stocke les données qu'à l'intérieur du système de signalement, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication régulière par courrier électronique.
Note sur l'envoi de pièces jointes
Lorsque vous soumettez un rapport ou un ajout, vous pouvez envoyer simultanément des pièces jointes au responsable compliance de Henri Hutin. Si vous souhaitez soumettre un rapport anonyme, veuillez prendre note des conseils de sécurité suivants : Les fichiers peuvent contenir des données personnelles cachées qui pourraient compromettre votre anonymat. Supprimez ces données avant de les envoyer. Si vous ne pouvez pas supprimer ces données ou si vous ne savez pas comment le faire, copiez le texte de votre pièce jointe dans le texte de votre rapport ou envoyez le document imprimé anonymement à l'adresse indiquée en bas de page, en citant le numéro de référence reçu à la fin du processus de rapport.
Version : Date : 16/10/2020
