Obvestilo o varovanju podatkov
Vprašanje zaupnosti in varovanja podatkov jemljemo zelo resno ter upoštevamo določila Splošne uredbe EU o varovanju podatkov (SUVP) in veljavno nacionalno zakonodajo o varovanju podatkov. Prosimo, da pred pošiljanjem obvestila skrbno preberete to obvestilo o varovanju podatkov.
Odgovorna oseba in pooblaščena oseba za varovanje podatkov
Oseba, odgovorna za uporabo sistema za žvižgače (BKMS® System) in s tem povezano obdelavo osebnih podatkov, je v bistvu Fritz Schäfer GmbH & Co KG (mi). Za prijavo nepravilnosti prek sistema BKMS® System je torej najprej odgovorna stranka Fritz Schäfer GmbH & Co KG. Če sporočilo vpliva na osebne podatke drugega podjetja skupine SSI SCHÄFER Group, se lahko to podjetje skupine SSI SCHÄFER Group, odvisno od stopnje njene udeležbe v posameznem primeru, poleg podjetja Fritz Schäfer GmbH & Co KG šteje za nadaljnjo neodvisno odgovorno stranko za izvajanje preiskovalnega postopka in s tem povezano obdelavo osebnih podatkov.
Podjetje Fritz Schäfer GmbH & Co KG je imenovalo pooblaščeno osebo za varovanje podatkov. Vprašanja v zvezi z varovanjem podatkov pri skupini SSI SCHÄFFER Group in Fritz Schäfer GmbH & Co KG lahko pošljete na datenschutzbeauftragter@ssi-schaefer.com.
Namen sistema za žvižgače in pravna podlaga
Namen sistema BKMS® System je sprejemanje, obdelava, preiskovanje in obvladovanje kršitev zakona, kot je podrobneje opisano v sistemu BKMS® System, in kršitve Kodeksa ravnanja skupine SSI SCHÄFER ter Kodeksa ravnanja poslovnih partnerjev skupine SSI SCHÄFER Group na varen in zaupen način.
Sporočila lahko pošljete anonimno. Upoštevajte, da lahko anonimno sporočilo omeji našo sposobnost preiskave in reševanja sporočila.
Če želite ostati anonimni, ne posredujte osebnih podatkov, kot je vaše ime ali vaš odnos z vpletenimi strankami. Zlasti v polja za prosto besedilo ne vnašajte podatkov, na podlagi katerih bi vas lahko identificirali.
Če podate anonimno prijavo, temelji obdelava osebnih podatkov v okviru sistema BKMS® System na zakonitem interesu našega podjetja za odkrivanje in preprečevanje nezakonitega ravnanja in s tem za preprečevanje škode skupini SSI SCHÄFER Group, njenim zaposlenim, strankam ter dobaviteljem. Pravna podlaga za to obdelavo osebnih podatkov je točka f 1. odstavka 6. člena SUVP EU.
Poleg tega je lahko družba Fritz Schäfer GmbH & Co KG zakonsko dolžna posredovati podatke o kršitvi skladnosti s strani svojih zaposlenih, strank in dobaviteljev določenim organom, zlasti vladnim organom v Nemčiji ter tujini, kot so preiskovalni organi ali sodišča. Pravna podlaga za to obdelavo osebnih podatkov je točka c 1. odstavka 6. člena SUVP EU v povezavi z ustrezno pravno podlago v nacionalni ali evropski zakonodaji. V primeru neevropskih subjektov je pravna podlaga točka f 1. odstavka 6. člena SUVP EU v povezavi z ustrezno pravno obveznostjo za Fritz Schäfer GmbH & Co KG.
Če želite svoje sporočilo poslati z navedbo identitete, bomo vaše osebne podatke obdelovali v skladu s tem obvestilom o varovanju podatkov in izjavo o soglasju v skladu z zakonodajo o varovanju podatkov z vašim soglasjem. V tem primeru je potrebno, da nam ob navedbi svojega imena aktivno podate svoje soglasje.
Posebne vrste osebnih podatkov obdelujemo le, če ste nam za to dali izrecno soglasje v skladu s točko a 2. odstavka 9. člena SUVP EU ali če je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, prim. točka f 2. odstavka 9. člena SUVP EU. Posebne vrste osebnih podatkov vključujejo podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu, ter genetske podatke, biometrične podatke, ki enolično identificirajo posameznika, zdravstvene podatke ali podatke o spolnem življenju ali spolni usmerjenosti.
Posledice sporočila
Informacije lahko povzročijo začetek notranjih in uradnih preiskovalnih postopkov ter druge škodljive posledice za zadevne osebe. Zato nam posredujte le tiste informacije, za katere menite, da so po vašem najboljšem vedenju točne. Zavestno širjenje lažnih informacij je v Nemčiji in številnih drugih državah kaznivo dejanje.
Vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo
Sistem za žvižgače se uporablja prostovoljno. Ko pošljete sporočilo v sistem BKMS® System, zbiramo naslednje osebne podatke in informacije, če jih zagotovite:
- zadeva,
- vaše ime in priimek,
- izbrana vrsta nepravilnosti sporočanja,
- dejstva, ki jih sporočite o domnevni kršitvi v polju za prosto besedilo, vključno z vprašanji:
- kako in kje (država, kraj, vključeno podjetje SSI Schaefer Group) je prišlo do domneve kršitve ter kako ste izvedeli za domnevno kršitev,
- identiteto, funkcijo in kontaktne podatke oseb, ki naj bi bile vpletene v domnevno kršitev, in
- identiteto, funkcijo in kontaktne podatke oseb, ki bi lahko zagotovile informacije o domnevni kršitvi.
- ali ste dogodek že prijavili drugje,
- ali so vodje vpletene v dogodek,
- ali dogodek še traja in
- podatke, ki jih posredujete s funkcijo nalaganja.
Notranji in zunanji prejemniki
Prejete informacije prejme ožji krog izrecno pooblaščenih in posebej usposobljenih zaposlenih iz ekipe za skladnost skupine Fritz Schäfer GmbH & Co KG in se vedno obravnavajo zaupno. Ekipa za skladnost skupine preuči dejstva in po potrebi dodatno pojasni dejstva v zvezi s primeri.
Sistem BKMS® System upravlja podjetje, specializirano za to področje, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin v Nemčiji, v imenu družbe Fritz Schäfer GmbH & Co KG. Podatke si lahko ogleda le družba Fritz Schäfer GmbH & Co KG. Podjetje EQS Group AG in drugi nimajo dostopa do podatkov.
Družba Fritz Schäfer GmbH & Co KG bo sprejela ustrezne ukrepe za ohranjanje zaupnosti in si po najboljših močeh prizadevala, da bo vaša identiteta ostala skrivnost. Med obdelavo sporočila ali med notranjo ali uradno preiskavo v zvezi z vašim sporočilom bo morda treba posredovati osebne podatke drugim organom. To vključuje druge organe znotraj skupine SSI SCHAEFER Group, npr. če se sporočilo nanaša na procese v hčerinskih družbah, pa tudi preiskovalne organe in sodišča ali zunanje svetovalce, kot so odvetniki. Prejemniki imajo lahko svoj sedež tudi v državah zunaj Evropske unije ali Evropskega gospodarskega območja z drugačnimi predpisi o varovanju osebnih podatkov. V takem primeru bo družba Fritz Schäfer GmbH & Co KG zagotovila, da bodo pred razkritjem vaših osebnih podatkov izpolnjeni zakonsko zahtevani zaščitni ukrepi za varovanje vaših osebnih podatkov.
Obveščanje obtožene osebe in drugih, ki jih je prizadela preiskava
Na splošno smo po zakonu dolžni obtoženo osebo in druge, na katere se nanaša preiskava, obvestiti, da smo prejeli sporočilo o njih, takoj ko te informacije ne ogrožajo več nadaljnjega ukrepanja po sporočilu. Poskušali bomo zaščititi vašo identiteto kot žvižgača – v obsegu, ki ga dovoljuje zakon. Kljub temu je naša dolžnost, da vas obvestimo, da smo morda zakonsko dolžni razkriti vašo identiteto osumljencu ali drugim, na katere se nanaša preiskava.
Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki
V skladu z in v okviru SUVP EU ter nacionalne zakonodaje o varovanju podatkov imate pravico do informacij, popravka, izbrisa in omejitve obdelave ter pravico do prenosljivosti podatkov. Poleg tega imate pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu, npr. državni pooblaščeni osebi za varovanje podatkov in informacijsko varnost Severnega Porenja-Vestfalije kot pristojnega organa za varovanje podatkov za družbo Fritz Schäfer GmbH & Co KG.
Če vaše podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa v skladu s točko f 1. odstavka 6. člena SUVP EU, imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov v skladu in v okviru SUVP EU ter nacionalne zakonodaje o varovanju podatkov zaradi razlogov, ki izhajajo iz vaše posebne situacije.
Če se uveljavlja pravica do ugovora, vaših osebnih podatkov ne bomo več obdelovali; razen če lahko dokažemo nujne zakonite razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali obdelava služi uveljavljanju, izvajanju ali obrambi pravnih zahtevkov.
Če soglašate z obdelavo svojih osebnih podatkov, imate pravico, da kadar koli prekličete soglasje za obdelavo svojih osebnih podatkov z veljavnostjo za prihodnost.
Hramba osebnih podatkov
Podatki se bodo hranili tako dolgo, kot je potrebno za obdelavo in preiskavo informacij, dokler ima podjetje za to zakonit interes ali tako dolgo, kot zahteva zakon. Pozneje se sporočila izbrišejo ali anonimizirajo, kar pomeni, da se sklicevanje na vašo identiteto žvižgača in na osebe, navedene v prijavi, trajno ter nepovratno odstrani.
To pomeni, da bodo vaši osebni podatki običajno izbrisani v dveh mesecih po zaključku preiskave domnevnih dejstev, razen če se proti osumljencu ali vam kot žvižgaču v primeru zavestno napačnih obtožb začnejo nadaljnji sodni postopki ali disciplinski ukrepi ali če je za izpolnjevanje zakonskih obveznosti hrambe osebnih podatkov potrebno nadaljnje shranjevanje. Osebni podatki v zvezi s sporočili, ki se izkažejo za neutemeljena, bodo takoj izbrisani ob upoštevanju zakonskih zahtev o hrambi.
Varnostni ukrepi
Osebni podatki in informacije, vneseni v sistem za žvižgače, so shranjeni v zbirki podatkov, ki jo upravlja družba EQS Group AG v računalniškem centru z visoko stopnjo varnosti. Podatke si lahko ogleda le družba Fritz Schäfer GmbH & Co KG. Podjetje EQS Group AG in drugi nimajo dostopa do podatkov. To je zagotovljeno v certificiranem postopku s celovitimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Vsi podatki so shranjeni v šifrirani obliki in z večnivojsko zaščito z geslom, tako da je dostop omejen na zelo ozek krog prejemnikov izrecno pooblaščenih oseb pri družbi Fritz Schäfer GmbH & Co KG.
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za žvižgače poteka s šifrirano povezavo SSL. Med rabo portala se ne shranjuje naslov IP vašega računalnika. Če želite ohraniti povezavo med računalnikom in sistemom BKMS® System, se v računalniku shrani piškotek, ki vsebuje samo ID seje (tako imenovani ničelni piškotek). Piškotek velja samo do konca seje in postane neveljaven, ko zaprete brskalnik.
V sistemu za žvižgače lahko ustvarite zaščiten poštni predal z vzdevkom/uporabniškim imenom in geslom po lastni izbiri. Na ta način lahko odgovorni osebi iz ekipe za skladnost skupine pošljete varno sporočilo pod svojim imenom ali anonimno. S tem sistemom se podatki hranijo izključno v sistemu za žvižgače, zato so še posebej dobro zaščiteni; to ni navadna e-pošta.
Opombe o pošiljanju priponk
Ko pošiljate obvestilo ali dodatek, lahko pošljete priponke odgovorni osebi iz skupine za skladnost skupine. Če želite sporočilo poslati anonimno, upoštevajte naslednje varnostno opozorilo: Datoteke utegnejo vsebovati osebne podatke, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Pred pošiljanjem te podatke odstranite. Če teh podatkov ne morete odstraniti ali o tem niste prepričani, kopirajte besedilo svoje priponke v besedilo sporočila ali anonimno pošljite natisnjeni dokument na naslov, naveden v nogi, z navedbo referenčne številke, ki jo prejmete ob koncu postopka sporočanja.