Ochrana osobních údajů
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU-GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před odesláním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně dat.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® Incident Reporting) slouží k bezpečnému a důvěrnému předání, zpracování a nakládání s hlášeními, která se týkají porušování pravidel vydaných společností Otto (GmbH & Co KG) a přidruženými společnostmi Otto Group. Zpracování osobních dat v rámci BKMS® Incident Reporting vychází z oprávněného zájmu naší společnosti odhalovat zneužívání, předcházet mu, a bránit tak vzniku škod společnosti Otto (GmbH & Co KG) a skupině Otto, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro zpracování osobních údajů je pro nás čl. 6(1)(f) evropského Nařízení o obecné ochraně údajů GDPR (General Data Protection Regulation).
Odpovědné strany
Toto jsou strany zodpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
Otto (GmbH & Co KG), Werner-Otto-Straße 1-7, 22179 Hamburk.
Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, Business Keeper GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Německu, jménem společnosti Otto (GmbH & Co KG).
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi datového centra s vysokou úrovní zabezpečení, které je provozováno společností Business Keeper GmbH . K údajům mají přístup pouze společnost Otto (GmbH & Co KG) a přidružené společnosti Otto Group. Společnost Business Keeper GmbH, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh oprávněných osob ve společnosti Otto (GmbH & Co KG) a přidružených společností Otto Group.
Společnost Otto (GmbH & Co KG) jmenovala pracovníka ochrany dat. Dotazy týkající se ochrany dat ve společnosti Otto (GmbH & Co KG) lze zaslat společnosti Otto (GmbH & Co KG) na adresu datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Shromažďované osobní údaje
Používání systému nahlašování je dobrovolné. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- Vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost
- Zda jste zaměstnancem společnosti Otto (GmbH & Co KG) nebo přidružené společnosti Otto Group
- Jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve vašem hlášení, je-li to relevantní
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů společnosti Otto (GmbH & Co KG) a přidružených společností Otto Group. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnaci organizace pro dodržování předpisů ve společnosti Otto (GmbH & Co KG) a/nebo organizací pro dodržování předpisů dotčených společností záležitost vyhodnotí a provedou další šetření, která vyžaduje konkrétní případ.
Při zpracování hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může v případě nutnosti dojít k předání hlášení dalším zaměstnancům společnosti Otto (GmbH & Co KG) nebo zaměstnancům jiných společností této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí na pobočkách. Ty mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při odesílání a sdílení hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, která byla obdržena proti nim, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje vyšetřování. Vaše totožnost jako oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektu údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně dat máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání, omezení zpracování a přenositelnost dat i právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se potvrdí námitka proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny.
Práva, která máte vůči nám, jak jsou uvedena výše, lze uplatnit u společnosti Otto Group (GmbH & Co KG), e-mail: datenschutzbeauftragter@ottogroup.com.
Kromě toho máte také právo se obrátit na dozorčí orgán.
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny v souladu se zákonnými požadavky.
Používání ohlašovacího portálu
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi vaším počítačem a BKMS® Incident Reporting, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit poštovní schránku, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. To vám umožní zasílat hlášení příslušnému odpovědnému zaměstnanci ve společnosti Otto (GmbH & Co KG) a/nebo v jedné z přidružených společností Otto Group, bezpečně buď na jméno, nebo anonymně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže je ukládání obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci ve společnosti Otto (GmbH & Co KG) a/nebo jedné z přidružených společností odeslat také přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: 16. prosince 2019
