Informasjon om personvern
Vi tar personvern og fortrolighet svært alvorlig, og vi forholder oss til bestemmelsene i EU sin generelle personvernforordning (GDPR) samt gjeldende nasjonale bestemmelser om personvern. Vennligst les denne informasjonen om personvern nøye før du sender en melding.
Formål med og rettslig grunnlag for varslingssystemet
Vårt varslingssystem (BKMS® System) tjener målsettingen om sikker og fortrolig mottak, behandling og styring av meldinger som omfatter brudd på adferdskodeksen til HARTING Technology gruppen. Behandlingen av persondata innenfor rammen av BKMS® System er basert på vårt firmas legitime interesse av å avdekke og forhindre overtredelser, for på denne måten å unngå skade på HARTING Technology Group, gruppens ansatte og kunder. Det juridiske grunnlaget for behandlingen av persondata er artikkel 6(1)(f) i GDPR, (General Data Protection Regulation).
Ansvarlige parter
Parten som er ansvarlig for personvern innen varslingssystemet til HARTING Technology Group er HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, D-32339 Espelkamp, Tyskland (heretter også: «HARTING»). Varslingssystemet drives av et spesialisert firma, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, D-10789 Berlin, Tyskland, på vegne av HARTING. I rettslige vurderinger støttes HARTING av Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, D-10117 Berlin (heretter også: «Dentons»).
Innsendte meldinger kan bli behandlet med hjelp fra advokatfirmaer hvis det er nødvendig.
Persondata og informasjon som legges inn på varslingssystemet, lagres i en database som drives av EQS Group AG i et høysikkerhets datasenter. Bare HARTING og Dentons har tilgang til systemet som behøves for å se disse dataene. EQS Group AG og andre tredjeparter har ikke tilgang til dataene. Dette sikres i den sertifiserte prosedyren ved hjelp av avanserte tekniske og organisatoriske tiltak.
Alle data lagres kryptert og er beskyttet med flere passordnivåer i henhold til et system av rettigheter, slik at tilgangen er begrenset til et svært lite utvalg av uttrykkelig autoriserte personer hos HARTING og Dentons.
HARTING har utnevnt et personvernombud. Spørsmål som gjelder personvern hos HARTING kan sendes til datasecurity_de@harting.com.
Type persondata som innsamles
Bruk av varslingssystemet finner sted på frivillig basis. Hvis du sender en melding via vårt varslingssystem, innhenter vi følgende persondata og informasjon:
- Ditt navn, hvis du velger å avdekke din identitet
- Om du er ansatt hos HARTING
- Navnene og andre persondata for personene som du angir i din melding, hvis relevant
Fortrolig behandling av meldinger
Complianceorganisasjonen hos HARTING har engasjert Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, D-10117 Berlin for å utføre rettslige vurderinger av meldinger som sendes inn.
Meldinger som sendes inn, mottas av et lite utvalg av uttrykkelig autoriserte og spesielt opplærte ansatte innen HARTING sin compliance organisasjon, og de behandles alltid fortrolig. De ansatte hos Dentons evaluerer saken, og HARTING og foretar deretter eventuelt ytterligere etterforskning som kreves i det spesielle tilfellet. I enkelte tilfeller kan andre advokatkontorer tas med i vurderingen og etterforskningen.
Under behandlingen av en melding eller gjennomføringen av en spesiell etterforskning kan det bli nødvendig å dele meldinger med ytterligere ansatte hos HARTING, eller hos andre firmaer innen konsernet, f.eks. hvis meldingene refererer til hendelser i datterselskaper. Sistnevnte kan også ha sitt kontor i land som ligger utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), der det eksisterer andre bestemmelser som gjelder for beskyttelse av persondata. Vi vil alltid sørge for at de relevante bestemmelsene til personvern overholdes når vi deler meldinger.
Alle personer som har tilgang til dataene er forpliktet til å opprettholde fortrolighet.
Informasjon om de(n) beskyldte personen(e)
Vi er rettslig forpliktet til å informere beskyldte om eventuelle meldinger som er mottatt om dem så snart som avdekkingen av denne informasjonen ikke lenger setter etterforskningen i fare. Din identitet som varsler vil ikke bli avdekket med mindre vi er rettslig forpliktet til å gjøre dette.
De registrertes rettigheter
Ifølge europeisk lov om personvern, har du og personene som nevnes i meldingen rett til tilgang, korreksjon, sletting, innskrenket behandling samt rett til å gjøre innsigelser mot behandlingen av dine persondata. Dersom retten til å gjøre innsigelser mot behandlingen av personlige data utøves, vil nødvendigheten av de lagrede data for undersøkelsen av en melding bli vurdert øyeblikkelig. Data som ikke lenger behøves, vil bli slettet øyeblikkelig. Du har også rett til å fremføre en klage hos ansvarlig myndighet for overvåkning.
Oppbevaringstid for persondata
Persondata holdes tilbake så lenge det er nødvendig for å klargjøre situasjonen og foreta en endelig vurdering eller så lenge det eksisterer en legitim interesse fra firmaets side, eller loven krever tilbakeholdelse. Etter at behandlingen av meldingen er avsluttet, vil disse data bli slettet i samsvar med lovfestede krav.
Bruk av varslingssystemet
Kommunikasjonen mellom din datamaskin og varslingssystemet finner sted via en kryptert forbindelse (SSL). Din IP-adresse vil ikke bli lagret under din bruk av varslingssystemet. For å opprettholde forbindelsen mellom din datamaskin BKMS® System, lagres det en informasjonskapsel på datamaskinen din. Denne informasjonskapselen inneholder bare sesjonens ID (øktkapsel). Denne informasjonskapselen er kun gyldig inntil din sesjon avsluttes, og den utløper så snart du lukker nettleseren din.
Det er mulig å opprette en sikret postkasse innen varslingssystemet med et individuelt valgt pseudonym/brukernavn og passord. Dette gjør det mulig for deg å sende meldinger til den respektive ansatte hos HARTING eller Dentons, enten med navn eller på en anonym, sikker måte. Dette systemet lagrer bare data innenfor varslingssystemet, noe som gjør det spesielt sikkert. Det er ikke noen form for vanlig e-postkommunikasjon.
Merknad om sending av vedlegg
Når du sender inn en melding eller et tillegg, kan du samtidig sende vedlegg til den ansvarlige ansatte hos HARTING eller Dentons. Hvis du ønsker å sende inn en anonym melding, må du merke deg den følgende prosedyren for personvern: Filene kan inneholde skjulte persondata som kan sette din anonymitet i fare. Vennligst fjern slik informasjon før du sender en fil. Hvis du ikke kan fjerne disse dataene, eller du er usikker på hvordan du skal gjøre dette, må du kopiere teksten i vedlegget ditt i meldingsteksten eller sende en utskrift av dokumentet anonymt til adressen som er oppført i fotnoten og angi referansenummeret som du mottar ved slutten av meldingsprosessen.
Versjon: 26/07/2021