Tietosuojaa koskevaa tietoa
Suhtaudumme tietosuojaan ja tietojen luottamukselliseen käsittelyyn erittäin vakavasti, ja noudatamme Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä voimassa olevia kansallisia tietosuojasäädöksiä. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen lähettämistä.
Ilmoitusjärjestelmän tarkoitus ja oikeudellinen perusta
Ilmoitusjärjestelmän (BKMS® System) tarkoituksena on vastaanottaa, käsitellä ja hallita turvallisesti ja luottamuksellisesti ilmoituksia, jotka koskevat HARTING Technology Groupin yritysten sääntöjen rikkomuksia. Henkilötietojen käsittely BKMS® System -ilmoitusjärjestelmän puitteissa perustuu yrityksemme oikeutettuun etuun havaita ja estää rikkomukset ja siten välttää HARTING Technology Groupin yrityksille, niiden työntekijöille ja asiakkaille koituvia vahinkoja. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.
Vastuulliset osapuolet
Väärinkäytösten HARTING Technology Groupin ilmoitusjärjestelmän tietosuojasta vastaava osapuoli on HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Saksa (tästä eteenpäin myös: ”HARTING”). Ilmoitusjärjestelmää hoitaa erillinen yritys EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliini, Saksa, HARTINGin puolesta. HARTINGia tukee oikeudellisissa arvioinneissa Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin (tästä eteenpäin myös: ”Dentons”).
Lähetettyjä ilmoituksia voidaan tarvittaessa käsitellä asianajoyritysten avustuksella.
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja muut tiedot tallennetaan EQS Group AG:n hallinnoiman erittäin turvallisen datakeskuksen tietokantaan. Vain HARTINGilla ja Dentonsilla on järjestelmään pääsy, joka tarvitaan tietojen tarkasteluun. EQS Group AG:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä varmistetaan sertifioidun menetelmän kattavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Kaikki tiedot tallennetaan salattuina ja monitasoisella salasanasuojauksella lupajärjestelmän mukaisesti niin, että vain hyvin harva, erikseen valtuutettu henkilö HARTINGilla ja Dentonsilla pääsee käsiksi tietoihin.
HARTING on nimittänyt tietosuojavastaavan. HARTINGin tietosuojaa koskevat kyselyt voidaan lähettää osoitteeseen datasecurity_de@harting.com.
Kerättävät henkilötiedot
Ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Jos lähetät ilmoituksen ilmoitusjärjestelmän kautta, keräämme sinulta seuraavat henkilötiedot ja tiedot:
- nimesi, mikäli haluat paljastaa henkilöllisyytesi
- oletko töissä HARTINGilla
- ilmoituksessa luettelemiesi henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot, mikäli tarpeen
Ilmoitusten luottamuksellinen käsittely
HARTINGin sääntöjenvalvontaorganisaatiota tukee Dentons Europe LLB, Markgrafenstraße 33, 10117 Berlin, joka arvioi saapuneet ilmoitukset oikeudellisesti.
Saapuvien ilmoitusten käsittelystä vastaavat tehtävään erikseen valtuutetut ja koulutetut HARTINGin sääntöjenvalvontaorganisaation työntekijät, ja tämä tapahtuu aina luottamuksellisesti. Dentonsin työntekijät arvioivat asian ja HARTING tekee kulloisenkin tapauksen vaatimat lisätutkimukset. Yksityisissä tapauksissa arvioinnissa ja tutkimuksessa saatetaan käyttää muita lakitoimistoja.
Ilmoituksen käsittelyn ja erityistutkinnan aikana ilmoituksen jakaminen myös joidenkin muiden HARTINGin työntekijöiden tai konsernin muiden yritysten työntekijöiden kanssa voi olla tarpeen, jos ilmoitus koskee esim. tytäryhtiöissä sattuneita tapauksia. Jälkimmäiset saattavat sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella maissa, joissa voi olla erilaiset henkilötietojen suojaa koskevat säännöt. Varmistamme aina, että ilmoitusten jakamisessa noudatetaan voimassa olevia tietosuojamääräyksiä.
Kaikkia henkilöitä, joille myönnetään pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Tiedot syytetystä henkilöstä
Meillä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa syytetyille osapuolille kaikista vastaanottamistamme, heitä vastaan tehdyistä ilmoituksista heti, kun tämän tiedon ilmoittaminen ei enää vaaranna tutkimusta. Henkilöllisyyttäsi ilmoittajana ei paljasteta, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta siihen.
Rekisteröityjen henkilöiden oikeudet
Euroopan tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla ja ilmoituksessa nimetyillä henkilöillä on oikeus päästä käsiksi omiin henkilötietoihin, oikeus tietojen oikaisuun, poistamiseen tai käytön rajoittamiseen sekä oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä. Jos henkilötietojen käsittelyn vastustamisoikeutta käytetään, arvioimme viipymättä, tarvitaanko tallennettuja tietoja ilmoituksen tutkimiseen. Tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan välittömästi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tilanteen selvittämiseksi ja lopullisen arvioinnin tekemiseksi tai niin kauan kuin yrityksellä on olemassa säilyttämiseen oikeutettu etu tai niin kauan kuin laki sitä vaatii. Kun ilmoituksen käsittely on saatu päätökseen, nämä tiedot poistetaan lakisääteisten määräysten mukaisesti.
Ilmoitusjärjestelmän käyttö
Tietokoneesi ja ilmoitusjärjestelmän välillä käytävä viestintä tapahtuu salatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneesi IP-osoitetta ei tallenneta ilmoitusjärjestelmän käytön aikana. Yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneesi ja BKMS® System -ilmiantojärjestelmän välillä tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää vain istuntotunnuksen (istuntoevästeen). Eväste on voimassa vain istuntosi ajan ja häviää, kun suljet selaimen.
Voit luoda ilmoitusjärjestelmässä suojatun sähköpostilaatikon ja valita sille yksilöllisen pseudonyymin/käyttäjänimen ja salasanan. Sen kautta voit lähettää HARTINGille tai Dentonsille ilmoituksia joko nimelläsi tai anonyymisti, turvallisella tavalla. Tämä järjestelmä tallentaa tiedot vain ilmoitusjärjestelmän sisällä, mikä tekee siitä erityisen turvallisen. Se ei ole tavanomaisen sähköpostiviestinnän muoto.
Liitteiden lähettämistä koskeva huomautus
Kun lähetät ilmoituksen tai täydennyksen, voit samalla lähettää liitteitä vastaavalle HARTING- tai Dentons-työntekijälle. Jos haluat lähettää nimettömän ilmoituksen, huomioi seuraava ohje viestinnän suojaamiseksi: Tiedostot saattavat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jotka voivat vaarantaa nimettömyytesi. Poista kaikki tällaiset tiedot ennen tiedoston lähettämistä. Jos et pysty poistamaan näitä tietoja tai olet epävarma, kuinka se tehdään, kopioi liitteessä oleva teksti ilmoitukseesi tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä alatunnisteessa olevaan osoitteeseen ja merkitse viitteeksi ilmoitusprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Versio: 26/07/2021