Information om dataskydd
Vi tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser (GDPR) och gällande nationella dataskyddsföreskrifter. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Anmälningssystemets syfte och rättsliga grund
Anmälningssystemets (BKMS® System) syfte är att ta emot, behandla och hantera anmälningar gällande brott mot HARTING Technology Groups bestämmelser för regelefterlevnad på ett säkert och konfidentiellt sätt. Personliga data behandlas inom ramen för BKMS® System baserat på företagets rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga missbruk och därmed förhindra att företag inom HARTING Technology Group, deras anställda och kunder skadas. Rättslig grund för behandling av personliga data är Artikel 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (GDPR).
Ansvariga parter
Ansvarig för dataskyddet inom HARTING Technology Groups anmälningssystem är HARTING Stiftung & Co. KG, Marienwerderstrasse 3, 32339 Espelkamp, Tyskland (hädanefter även kallad: ”HARTING”). Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland för HARTINGs räkning. HARTING får hjälp med den rättsliga bedömningen av Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin (hädanefter även kallad: ”Dentons”).
Vid behov kan vi anlita en advokatbyrå som hjälper oss att behandla anmälningar som har skickats in.
Persondata och information som matas in i anmälningssystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group AG på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast HARTING och Dentons har den åtkomst till systemet so krävs för att se dessa data. EQS Group AG och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Det garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data lagras med kryptering och flera lösenordskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer på HARTING och Dentons.
HARTING har utsett en dataskyddsansvarig. Frågor om dataskyddet hos HARTING kan skickas till datasecurity_de@harting.com.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan via anmälningssystemet kommer vi att samla in följande persondata och information:
- Ditt namn, om du vill tala om vad du heter
- Om du är anställd hos HARTING
- Namn och andra personuppgifter för personer som förekommer i din anmälan om det är relevant
Konfidentiell hantering av anmälningar
Den avdelning som hanterar regelefterlevnad på HARTING har anlitat Dentons Europe LLB, Markgrafenstrasse 33, 10117 Berlin, för att göra en rättslig bedömning av inkommande anmälningar.
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på HARTINGs avdelning för regelefterlevnad och de hanteras alltid konfidentiellt. Dentons medarbetare utvärderar ärendet, varefter HARTING gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet. I vissa fall kan andra advokatfirmor också delta i bedömningen och utredningen.
När en anmälan behandlas eller vid en specialutredning måste man ibland dela med sig av dess innehåll till andra anställda på HARTING eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t ex om anmälan gäller händelser som inträffat på ett dotterbolag. I så fall kan dessa företag också vara verksamma utanför EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för dataskydd. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar med oss av innehållet i en anmälan.
Alla personer som får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Information om den anklagade
Vi är skyldiga enligt lag att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem så snart det inte längre kan äventyra utredningen. Din identitet som anmälare kommer inte att avslöjas, såvida vi inte är skyldiga att göra det enligt lag.
De dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera och begränsa behandling av persondata eller att helt motsätta sig all behandling av persondata. Om rätten att vägra behandling av persondata utnyttjas kommer man omedelbart att bedöma om de data som sparats är nödvändiga för att kunna utreda en anmälan. Data som inte längre behövs tas bort omedelbart. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personliga data
Personliga data sparas så länge det behövs för att klargöra och utvärdera situationen eller så länge företaget har ett berättigat intresse av det eller är skyldigt till det enligt lag. Så snart en anmälan är färdigbehandlad kommer alla data i den att tas bort enligt lagstadgade bestämmelser.
Hur anmälningssystemet används
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet genom en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och BKMS® System ska finnas kvar sparas en cookie som bara innehåller sessionens ID (en så kallad sessionscookie) på datorn. Cookien är bara giltig tills sessionen avslutas och du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du på ett säkert sätt skicka anmälningar till respektive ansvarig medarbetare på HARTING eller Dentons, i ditt namn eller anonymt. Systemet sparar bara data inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-postkommunikation.
Information om bilagor
När du gör en anmälan eller skickar ett tillägg kan du också bifoga bilagor till en ansvarig medarbetare HARTING. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer kan innehålla dolda personuppgifter som kan avslöja din identitet. Vi ber dig att ta bort all sådan information innan du skickar en fil. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte vet hur det går till ska du kopiera texten från bilagan till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: 26/07/2021