Adatvédelmi irányelvek
Kiemelten fontosnak tartjuk személyes adatainak védelmét és bizalmas kezelését. Ez az adatvédelmi szabályzat segít megérteni a Lactalis Csoport bejelentő rendszerének (a továbbiakban: „Bejelentő Platform”) kezelésével összefüggésben felmerülő személyes adat kezelési kötelezettségeinket és a jogait.
1. Meghatározások
Mik azok a személyes adatok?
A személyes adatok olyan információk, amelyekkel valaki azonosítható. Ez lehet olyan információ, amely közvetlenül azonosítja, például a kereszt- és vezetékneve, vagy olyan, amely közvetve azonosítja, például a születési dátuma vagy a címe.
Mit jelent a személyes adatok kezelése?
A személyes adatok kezelése a személyes adatokkal végzett művelet vagy műveletek sorozata, például a személyes adatok gyűjtése, rögzítése, tárolása, módosítása, nyilvánosságra hozatala vagy törlése.
Mi a Lactalis Group bejelentő platformja?
A Lactalis Csoport bevezetett egy Bejelentő Platformot, amely biztonságos, diszkrét és bizalmas módon fogadja, feldolgozza és kezeli a törvényt, a csoport belső szabályait és eljárásait, vagy a Lactalis Csoport korrupcióellenes Lact@Policy elveit sértő, korrupciónak vagy befolyással üzérkedésnek tekinthető rendellenességekről vagy esetekről szóló bejelentéseket. A kategóriák listája, valamint a Bejelentő Rendszer Felhasználási Feltételei és a GYIK elérhető a Bejelentő platformon: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
A bejelentők védelme érdekében a Lactalis Csoport egy biztonságos külső platformot, a BKMS® System választott, amely garantálja a bejelentők személyes adatainak védelmét és bizalmas kezelését.
A bejelentő platformmal kapcsolatos további információkért javasoljuk, hogy tekintse meg a Gyakran Ismételt Kérdéseket vagy a Felhasználói Útmutatót, amely a kezdőlapon érhető el.
2. Ki az adatkezelő?
A Bejelentő Platformért és a személyes adatok azon keresztül történő kezeléséért a 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Franciaország) címen található Lactalis Csoport felelős (a továbbiakban: „Lactalis”).
A Bejelentő Platformot a BKMS® System üzemelteti, és egy szakosodott cég, az EQS Group GmbH (Karlstraße 47, 80333 München, Németország) kezeli a Lactalis nevében.
A BKMS® Systembe bevitt adatokat, beleértve a személyes adatokat is, az EQS Group GmbH által kezelt adatbázisban tároljuk egy tanúsított, magas biztonságú adatközpontban. Kizárólag a Csoport Megfelelőségi Bizottságának tagjai férhetnek hozzá ezekhez az adatokhoz. Sem az EQS Group GmbH, sem más harmadik fél nem fér hozzá az adatokhoz.
Minden adat titkosított és többszintű jelszó védi, így a csak korlátozott számú személyek férhetnek hozzá, a Csoport Megfelelőségi Osztályának kifejezett engedélyével.
3. A személyes adatok kezelésének céljai
A Bejelentő Platform használata önkéntes. Amikor bejelentést tesz a Bejelentő Platformon keresztül, a következő személyes adatokat gyűjtjük:
- a nevét, ha feltárja a személyazonosságát.
- munkavállalói státuszát (állandó vagy ideiglenes) a Lactalisnál vagy a Lactalis Csoport egyik kapcsolt vállalkozásánál.
- Adott esetben az érintett személy nevét, és a bejelentésében említett személyek egyéb személyes adatait.
Személyes adatokat a következő célokra gyűjthetünk és dolgozhatunk fel:
- a bejelentő rendszeren keresztül leadott bejelentések fogadása és feldolgozása.
- a visszaélést bejelentők vagy a bejelentésben említett személy(ek) megkereséseinek vagy kérdéseinek megválaszolása a Bejelentő rendszer kezelésével vagy személyes adataik e rendszeren belüli feldolgozásával kapcsolatban.
- a visszaélést bejelentőktől vagy a bejelentésben említett személy(ek)től érkező, a személyes adataikkal kapcsolatos jogaik gyakorlásával kapcsolatos kérelmek kezelése: tiltakozáshoz való jog, törléshez való jog, helyesbítéshez való jog, adatkezelés korlátozásához való jog, adathordozhatósághoz való jog.
4. A bejelentések bizalmas kezelése
A Bejelentő Platformon beérkezett bejelentéseket nagyon korlátozott számú személy (a Csoportszintű Megfelelőségi Bizottság tagjai, valamint a Bizottság felhatalmazása alapján kijelölt belső vagy külső szakértők) vizsgálja ki, akik mindegyike külön felhatalmazást kapott, és magas fokú titoktartási kötelezettség hatálya alá tartoznak. A bejelentéseket mindig a legszigorúbb titoktartás mellett vizsgáljuk meg. A Csoport Megfelelőségi Bizottságának tagjai felmérik a bejelentés elfogadhatóságát, és szükség esetén részletesebb vizsgálatot végeznek.
Egy bejelentés feldolgozása során szükségessé válhat a kapott információk megosztása a Lactalis Csoport más alkalmazottaival a Csoport Megfelelőségi Bizottságának kifejezett engedélyével. Ezek az alkalmazottak az Európai Unión vagy az Európai Gazdasági Térségen kívül is tartózkodhatnak, és eltérő személyesadat-védelmi szabályozások vonatkozhatnak rájuk. Az adatok továbbításának időpontjában hatályos adatvédelmi rendelkezések betartása mindig biztosított.
5. A bejelentésben említett személyekre vonatkozó információk
Az adatvédelmi szabályozásoknak megfelelően a bejelentésben érintett személyt a Megfelelőségi Bizottság az adatainak rögzítésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja arról, hogy a rá vonatkozó személyes adatokat kezelik. Ez nem tartalmaz információt a bejelentés szerzőjének kilétéről.
Ez az információ visszatartható, ha az veszélyeztetné a kivizsgálás integritását vagy szükségleteit, például, ha fennáll a bizonyítékok megsemmisítésének kockázata. Ebben az esetben kockázat megszűnését követően adnak tájékoztatást.
6. A személyes adatok megőrzési ideje és az adatkezelés jogalapja
A Bejelentő Platformon keresztül gyűjtött személyes adatokat az alábbiakban meghatározott célokból feltétlenül szükséges ideig tároljuk:
| Az adatkezelés célja | Adatmegőrzési időtartam | Jogalap |
|---|
| A bejelentő rendszeren keresztül benyújtott bejelentések fogadása és feldolgozása | Az adatkezelő által a Bejelentő Platform hatáskörébe nem tartozónak ítélt bejelentéssel kapcsolatos személyes adatokat haladéktalanul kötelesek megsemmisíteni vagy anonimizálni. Amennyiben a Bejelentő Platform hatókörébe tartozó bejelentéssel kapcsolatban nem történik intézkedés, a bejelentéshez kapcsolódó személyes adatokat a Csoportszintű Megfelelőségi Bizottság zárójelentésétől számított két hónapon belül kötelező megsemmisíteni vagy anonimizálni. Ha egy megnevezett személy vagy a visszaélésszerű bejelentés szerzője ellen fegyelmi vagy peres eljárás indul, a bejelentéssel kapcsolatos személyes adatokat az eljárás végéig, illetve a határozat elleni jogorvoslati határidő elteltéig meg kell őrizni. Kötelesek lehetünk egy bejelentéssel kapcsolatos személyes adatokat ideiglenes archívumban megőrizni a Lactalis Csoportra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése érdekében (például számviteli, társadalmi vagy pénzügyi kötelezettségek teljesítése érdekében). | Jogi kötelezettség |
| Megkeresések kezelése | A személyes adatokat a kérés megválaszolásához szükséges ideig tároljuk. | Jogos érdek |
| Személyes adataival kapcsolatos jogai gyakorlására vonatkozó kérelmek kezelése | A kérelem feldolgozásától számított 3 év. | Jogos érdek |
7. A jogai és jogorvoslati lehetőségei
Az adatvédelmi szabályozásoknak megfelelően joga van a személyes adataihoz hozzáférni, azokat helyesbíttetni és töröltetni. Szintén joga van a feldolgozás korlátozásához, az adathordozhatósághoz és a tiltakozáshoz is.
Ha élni kíván a jogaival a személyazonossága igazolásával, akkor a következő e-mail címen érhet el minket: DPO@fr.lactalis.com vagy postai úton a következő címen: Adatvédelmi tisztviselő – LGPO – Direction Affaires Juridiques Groupe 10 à 20 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Franciaország).
Amennyiben a törléshez való jogát szeretné gyakorolni, akkor a lehető leghamarabb megvizsgáljuk, hogy a tárolt adatokra milyen mértékben van még szükség a bejelentés feldolgozásához. A szükségtelenné vált adatokat töröljük.
Ha a tiltakozáshoz való jogát szeretné gyakorolni, akkor a lehető leghamarabb megvizsgáljuk, hogy milyen mértékben állnak fenn olyan jogos és kényszerítő okok az adatkezelésre, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek nem kapcsolódnak jogi igények előterjesztéséhez, gyakorlásához vagy védelméhez.
Az érintett személy a hozzáférési jogára hivatkozva sem ismerheti meg a bejelentő kilétét, harmadik felekre vonatkozó adatokat, illetve a bejelentés kivizsgálása során szerzett információkat.
Mindent megteszünk, hogy kielégítő módon válaszoljunk kéréseire. Ha bármilyen okból úgy gondolja, hogy válaszunk nem kielégítő, tájékoztatjuk, hogy panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatósághoz.
8. A bejelentő platform használata
Számítógépe és a BKMS® System platform közötti kommunikációt titkosított kapcsolat (SSL) biztosítja. A Bejelentő platformmal nem következő nyomon az IP-címe. Számítógépe és a BKMS® System platform kapcsolata során számítógépe lement egy olyan sütit (cookie), ami többek között a munkamenet-azonosítót is tartalmazza (úgynevezett nulla-cookie). A süti csak a munkamenet befejezéséig érvényes és a böngésző bezárásával érvénytelenné válik.
Létrehozhat egy postafiókot a Bejelentő platformon belül, amelyet személyesen választott felhasználónév/álnév és jelszó véd. A bejelentéseket név szerint vagy névtelenül is beküldheti. A Bejelentő platformon az adatokat kizárólag a BKMS® System platformon belül tárolják, ami különösen biztonságossá teszi azt. Ez nem egy hagyományos elektronikus levelezési forma.
9. Függelékek beküldésénél ügyeljen az alábbiakra
Jelentés vagy egy meglévő bejelentés kiegészítésének benyújtásakor függelékeket is küldhet. Ha névtelenül szeretne bejelentést tenni, akkor vegye figyelembe a következő biztonsági utasításokat: a fájlok olyan személyes adatokat tartalmazhatnak, amelyek felfedhetik a személyazonosságát. Beküldés előtt távolítsa el ezeket az adatokat a fájlokból. Ha nem tudja eltávolítani ezeket az adatokat, vagy ha nem biztos benne, hogy ezt miként teheti meg, akkor másolja be a függelék szövegét a bejelentés szövegébe, vagy küldje el a dokumentum nyomtatott példányát névtelenül a lábjegyzetben megadott címre, feltüntetve a bejelentési folyamat végén kapott hivatkozási számot.
10. Kapcsolat
Ha bármilyen kérdése vagy kérése van az adatvédelmi irányelvekkel kapcsolatban, e-mailben fordulhat az adatvédelmi tisztviselőhöz a DPO@fr.lactalis.com címen