Politica de confidențialitate
Acordăm cea mai mare importanță protecției și confidențialității datelor dumneavoastră cu caracter personal. Această politică de confidențialitate vă permite să înțelegeți angajamentele noastre și drepturile dumneavoastră referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul gestionării sistemului de sesizări al Grupului Lactalis (numit în continuare „Platforma de sesizări”).
1. Definiții
Ce sunt datele cu caracter personal?
Datele cu caracter personal reprezintă informații care vă identifică. Acestea pot fi informații care vă identifică direct, cum ar fi numele și prenumele dumneavoastră, sau care vă identifică în mod indirect, cum ar fi data nașterii sau adresa dumneavoastră.
Ce înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal?
Prelucrarea datelor cu caracter personal reprezintă orice operare sau serie de operări efectuate asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, stocarea, modificarea, dezvăluirea sau ștergerea datelor cu caracter personal.
Ce este Platforma de sesizări a Grupului Lactalis?
Grupul Lactalis a implementat Platforma de sesizări pentru a primi, a procesa și a gestiona, într-o manieră sigură, discretă și confidențială, mesaje referitoare la anomalii sau incidente care încalcă legea, regulamentele și procedurile interne ale grupului sau Politica Anticorupție Lact@Policy a Grupului Lactalis și care ar putea fi considerate drept fapte de corupție sau trafic de influență. O listă a categoriilor se regăsește pe Platforma de sesizări, precum și în Termenii de Utilizare a Sistemului de sesizări și la secțiunea de Întrebări frecvente, care poate fi accesată aici: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
Pentru a proteja informatorii, Grupul Lactalis a selectat o platformă externă securizată, BKMS® System, care garantează protecția și confidențialitatea datelor cu caracter personal ale informatorului.
Pentru mai multe informații referitoare la Platforma de sesizări, vă recomandăm să consultați secțiunea Întrebări frecvente și Ghidul de utilizare, disponibile pe pagina principală.
2. Cine este operatorul de date?
Grupul Lactalis (denumit în continuare „Lactalis”), cu sediul la adresa 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Franța), este responsabil pentru Platforma de sesizări și prelucrarea datelor cu caracter personal care se efectuează prin aceasta.
Platforma de sesizări este găzduită de BKMS® System și administrată de o companie specializată, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele Lactalis.
Datele introduse în BKMS® System, inclusiv datele cu caracter personal sunt stocate într-o bază de date administrată de EQS Group AG, într-un centru de date de înalt nivel de securitate, certificat. Aceste date pot fi accesate doar de Comitetul de conformitate al țării, precum si de Comitetul de conformitate al Grupului. Nici EQS Grup AG, nici orice alți terți nu au acces la date.
Toate datele sunt criptate și salvate folosindu-se mai multe nivele de protecție cu parolă, astfel încât accesul este restricționat la un număr foarte limitat de persoane din Departamentul de Conformitate al țării și al Grupului, autorizate în mod expres.
3. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal
Utilizarea Platformei de sesizări este voluntară. Atunci când expedia un mesaj prin intermediul Platformei de sesizări, colectăm următoarele date cu caracter personal:
- Numele dumneavoastră, dacă vă dezvăluiți identitatea.
- Statutul dumneavoastră de angajat (permanent sau temporar) al Lactalis, sau al unei companii afiliate Grupului Lactalis.
- Numele persoanelor sau alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dumneavoastră, dacă este cazul.
Este posibil să colectăm și să procesăm datele cu caracter personal, în următoarele scopuri:
- Primirea și procesarea de mesaje transmise prin Sistemul de sesizări.
- Pentru a răspunde la solicitări sau întrebări din partea informatorilor sau a persoanei (persoanelor) menționate în mesajul referitor la administrarea Sistemului de sesizări sau celor referitoare la prelucrarea datelor lor cu caracter personal în cadrul acestui sistem.
- Gestionarea solicitărilor din partea informatorilor sau persoanei (persoanelor) menționate în mesaj, referitoare la exercitarea drepturilor lor referitoare la datele lor cu caracter personal: dreptul la opoziție, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la rectificarea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor.
4. Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite pe Platforma de sesizare sunt verificate de un număr foarte limitat de persoane (membri ai Comitetului de conformitate al țării și experți interni sau externi desemnați, cu autorizarea Comitetului), care au primit autorizații specifice și sunt supuse unui grad ridicat de confidențialitate. Mesajele sunt tratate întotdeauna cu cea mai strictă confidențialitate. Membrii Comitetului de conformitate al țării evaluează admisibilitatea mesajului și, dacă este necesar, efectuează o investigație mai detaliată.
În timpul procesării unui mesaj, este posibil să fie necesară împărtășirea informațiilor primite cu alți angajați ai Grupului Lactalis, cu autorizarea expresă a Comitetului de conformitate al țării. Acești angajați se pot afla în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European și pot face obiectul unor reglementări diferite privind protecția datelor cu caracter personal. Conformitatea cu reglementările aplicabile referitoare la protecția datelor la momentul transmiterii acestora este garantată mereu.
5. Informații privind persoanele menționate în mesaj
În conformitate cu reglementările aplicabile în materie de protecție a datelor cu caracter personal, persoana vizată de un mesaj admis este informată de către Comitetul de conformitate cu privire la faptul că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate în termen de o lună de la înregistrarea lor. Aceste informații nu conțin informații privind identitatea autorului mesajului.
Aceste informații pot fi ascunse în cazul în care acestea ar compromite integritatea sau cerințele cercetării, de exemplu, atunci când există riscul de distrugere a probelor. Informațiile vor fi furnizate apoi atunci când riscul este eliminat.
6. Durata de păstrare a datelor cu caracter personal și temeiul juridic al prelucrării
Datele cu caracter personal colectate prin intermediul Platformei de sesizări sunt păstrate strict pentru perioada de timp necesară în scopurile menționate mai jos:
| Scopul prelucrării | Perioada de păstrare | Temeiul juridic |
|---|
| Primirea și procesarea de mesaje transmise prin Sistemul de sesizări | Datele cu caracter personal referitoare la un mesaj despre care operatorul consideră că nu se încadrează în domeniul de aplicare al Platformei de sesizări sunt distruse imediat sau anonimizate. În cazul în care nu se ia nici o măsură cu privire la un mesaj care intră în domeniul de aplicare al Platformei de sesizări, datele cu caracter personal referitoare la acest mesaj sunt distruse sau anonimizate în termen de două luni după ce Comitetul de conformitate al țării a întocmit concluziile. Dacă se inițiază o procedură disciplinară sau contencioasă împotriva unei persoane menționate sau împotriva autorului unui mesaj abuziv, datele cu caracter personal referitoare la mesaj pot fi păstrate până la terminarea procedurii sau până la prescrierea căilor de atac împotriva deciziei. Este posibil să fim nevoiți să reținem datele cu caracter personal referitoare la un mesaj, în arhive temporare, în conformitate cu obligațiile legale cărora se supune Grupul Lactalis (de exemplu, pentru a respecta obligațiile contabile, sociale sau fiscale). | Obligație legală |
| Gestionarea solicitărilor dumneavoastră | Datele cu caracter personal sunt stocate pentru perioada de timp necesară pentru a răspunde solicitării în cauză. | Interes legitim |
| Gestionarea cererilor dumneavoastră de exercitare a drepturilor referitoare la datele dumneavoastră cu caracter personal | 3 ani de la prelucrarea cererii dumneavoastră. | Interes legitim |
7. Drepturile și căile dumneavoastră de atac
În conformitate cu reglementările aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal, aveți dreptul de acces, rectificare și ștergere a datelor dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, aveți dreptul de a restricționa procesarea datelor, dreptul de a le porta și dreptul la opoziție.
Pentru a vă exercita drepturile, dovedindu-vă identitatea prin orice mijloace, ne puteți contacta la următoarea adresă de e-mail: dpo@ro.lactalis.com sau prin poștă, la următoarea adresă: Departament juridic Grup Lactalis Romania, București, strada Hagi Ghiță nr.89-91, sector 1, România.
Dacă dreptul la ștergere este invocat, vom examina imediat în ce măsură datele stocate sunt necesare pentru procesarea mesajului. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse.
În cazul în care este invocat dreptul de opoziție, vom examina cât mai curând posibil în ce măsură există motive legitime și imperioase pentru prelucrare care prevalează asupra intereselor și drepturilor și libertăților persoanei vizate sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale.
Pe baza dreptului său de acces, persoana în cauză nu poate obține identitatea informatorului, date referitoare la terți sau informații obținute în timpul cercetării mesajului.
Vom face tot posibilul pentru a răspunde solicitărilor dumneavoastră într-un mod satisfăcător. Dacă, din orice motiv, considerați că răspunsul nostru nu este satisfăcător, dorim să vă informăm că puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere.
8. Utilizarea Platformei de sesizări
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și platforma BKMS® System se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Platforma de sesizări nu permite urmărirea adresei de IP. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și platforma BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care conține doar ID-ul sesiunii (așa-numitul modul cookie nul). Acest cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dumneavoastră și expiră atunci când vă închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală în cadrul Platformei de sesizări, care este protejată cu un nume de utilizator / un pseudonim și o parolă personalizate. Puteți expedia mesaje fie prin folosirea numelui dumneavoastră, fie anonim. Pe Platforma de sesizări, datele sunt stocate doar pe platforma BKMS® System, ceea ce o face extrem de sigură. Aceasta nu este o formă tradițională de comunicare prin e-mail.
9. Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare la un mesaj existent, puteți anexa și atașamente. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, vă rugăm să țineți cont de următoarele informații de siguranță: fișierele pot conține date cu caracter personal, care v-ar putea dezvălui identitatea. Eliminați aceste date din fișiere înainte de a le trimite. În cazul în care nu puteți elimina aceste date sau nu știți cum să faceți acest lucru, vă rugăm să copiați textul atașamentului în textul mesajului dumneavoastră sau să trimiteți o copie tipărită a documentului în mod anonim la adresa menționată în nota de subsol, precizând numărul de referință care v-a fost atribuit la sfârșitul procesului de trimitere a mesajului.
10. Contacți-ne
Dacă aveți întrebări sau solicitări cu privire la această politică de confidențialitate, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor prin e-mail la adresa dpo@ro.lactalis.com