Política de Privacidad
La protección y la confidencialidad de sus datos personales son de vital importancia para nosotros. La presente Política de privacidad permite entender nuestro compromiso y sus derechos relativos al tratamiento de sus datos personales dentro de la gestión del sistema Ético del Grupo Lactalis (en adelante, la «Canal Ético»).
1. Definiciones
¿Qué es un dato personal?
Un dato personal es una información que permite identificarle. Puede tratarse de una información que le identifique directamente, como su nombre y apellidos, o que le identifique indirectamente, como su fecha de nacimiento o dirección postal.
¿Qué es el tratamiento de datos personales?
El procesamiento de datos personales es cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas con datos personales que le pertenezcan, tales como la recopilación, registro, conservación, modificación, difusión o incluso supresión de sus datos personales.
¿Qué es el Canal Ético del Grupo Lactalis?
El Grupo Lactalis pone a disposición de sus colaboradores un Canal Ético destinado a recabar, tratar y gestionar, con total seguridad, discreción y confidencialidad, las comunicación relativas a anomalías o incidencias contrarias a la ley, a los procedimientos o normas internas del Grupo, o incluso a la Lact@Policy Anticorrupción del Grupo Lactalis, y susceptibles de constituir casos de corrupción o tráfico de influencias. En Canal Ético figura una lista de categorías incluidas, así como en las Condiciones de uso del Canal Ético y en la sección de Preguntas frecuentes, a las que se puede acceder a través del siguiente enlace: https://lactalisgroup.sharepoint.com/sites/ConformiteGroupe/SitePages/Ligne d'alerte - Acceuil.aspx
Con el fin de garantizar la protección de los informantes, el Grupo Lactalis ha escogido una plataforma segura externa, BKMS® System, que garantiza la protección y la confidencialidad de los datos personales de los informantes.
Para más información sobre El Canal Ético, le invitamos a consultar la sección de Preguntas frecuentes o la Guía de uso puestas a disposición de los colaboradores en la página de inicio.
2. ¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?
La sociedad Grupo Lactalis (Groupe Lactalis), con domicilio en 10 rue Adolphe Beck 53000 Laval (Francia), es responsable del Canal Ético y de los tratamientos de datos personales efectuados a través de la misma (en adelante, «Lactalis»).
El Canal Ético está alojado en BKMS® System y está administrada por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín (Alemania), en nombre de Lactalis.
Los datos introducidos en BKMS® System, incluyendo los de caracter personal, se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG, en un centro de datos seguro y certificado. Solo los miembros de la Comisión de Cumplimiento Normativo puede acceder a estos datos. Ni EQS Group AG ni ningún otro tercero pueden acceder a ellos.
Todos los datos están cifrados y protegidos por varios niveles de protección por contraseña, de manera que el acceso queda restringido a un número muy limitado de personas expresamente autorizadas por el departamento de Cumplimiento del Grupo.
3. Finalidad del tratamiento de los datos personales
El uso del Canal Ético es un trámite voluntario. Al realizar una comunicación través de éste, se recopilan los siguientes datos personales:
- Su nombre, si decide revelar su identidad.
- Su puesto como colaborador (permanente u ocasional) de Lactalis o de una de las sociedades filiales del Grupo.
- Los nombres de las personas y, en última instancia, otros datos personales de terceros a los que se haga referencia en la comunicación, según proceda.
Podemos recopilar y tratar estos datos personales con las siguientes finalidades:
- Recopilar y tramitar las comunicación enviadas a través del Canal Ético.
- Responder a las peticiones de información o a las preguntas de los informantes, o bien de la(s) persona(s) a la(s) que hace(n) referencia dicha(s) comunicaciones(s), relativas a la gestión del Canal Ético o al tratamiento de sus datos personales durante el proceso.
- Gestionar las peticiones de los informantes o o bien de la(s) persona(s) a la(s) que hace(n) referencia dicha(s) comunicaciones(s), relativas al ejercicio de sus derechos en relación con sus datos personales: derecho de oposición, de supresión, de rectificación, de limitación del tratamiento y de portabilidad de los datos.
4. Tramitación confidencial de las comunicaciones
Las comunicaciones registradas en el Canal Ético serán estudiadas por un número muy reducido de personas (los miembros de la Comisión de Cumplimiento Normativos y, autorizados por este último, expertos internos o externos autorizados), todas ellas con autorizaciones expresas y sometidas a una obligación reforzada de confidencialidad. Las comunicaciones siempre serán tramitadas bajo la más estricta confidencialidad. Los miembros de la Comisión de Cumplimiento Normativo evaluarán la admisibilidad de la comunicación y, según proceda, pasarán a llevar a cabo una investigación más exhaustiva.
Durante la tramitación de un expediente, podría resultar necesario difundir la información recabada en su totalidad o en parte a otros empleados del Grupo Lactalis expresamente autorizados por la Comisión de Cumplimiento Normativo. Estos últimos pueden encontrarse fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo y estar sujetos a una normativa diferente en materia de protección de datos personales. Siempre se garantizará el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos vigente en el momento de la difusión de los mismos.
5. Información relativa a las personas a las que hace referencia la comunicación
De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, la persona física a la que haga referencia una comunicación admisible es informada por la Comisión de Cumplimiento Normativo, en el plazo de un mes después de que se haya registrado la información, para comunicarle la existencia de un proceso de tratamiento de sus datos personales. Dicha información no contendrá datos relacionados con la identidad del emisor de la comunicación.
En caso de que la integridad o las necesidades de la investigación pudieran verse comprometidas a causa de dicha información, esta notificación podría demorarse. Por ejemplo, cuando exista un riesgo de destrucción de pruebas. En ese caso, la información se enviará cuando el riesgo se haya eliminado.
6. Plazo de conservación de los datos personales y base jurídica del tratamiento
Los datos personales recabados por medio del Canal Ético se conservarán durante el plazo estrictamente necesario para las finalidades descritos a continuación:
| Finalidad del tratamiento | Plazo de conservación | Base jurídica |
|---|
| Recopilación y tramitación de las comunicaciones enviadas a través del Canal Ético | Los datos personales relativos a una comunicación que el encargado del tratamiento estime ajeno al ámbito del Canal Ético serán eliminados o anonimizados con carácter inmediato. Cuando alguna comunicación que sí entre dentro del ámbito de acción del Canal Ético no reciba seguimiento alguno, los datos personales relacionados con esta serán eliminados o anonimizados en un plazo de dos meses tras la generación del informe de cierre emitido por la Comisión de Cumplimiento Normativo. En caso de que se pusiera en marcha un procedimiento disciplinario o contencioso contra una de las personas imputadas o el emisor de una comunicación indebida, los datos personales relativos a las mismas se conservarán hasta la conclusión del procedimiento o hasta que hayan prescrito los recursos interpuestos contra el fallo. También cabe la posibilidad de que se nos exija la conservación en archivo temporales de datos personales relativos a una comunicación de conformidad con alguna obligación legal a la que esté sujeto el Grupo Lactalis (por ejemplo, para cumplir con sus obligaciones sociales, en materia de contabilidad o fiscalidad). | Obligación legal |
| Gestión de sus peticiones de información | Los datos personales se conservarán durante el plazo necesario para responder a la petición en cuestión. | Interés legítimo |
| Gestión de sus peticiones relativas al ejercicio de sus derechos sobre sus datos personales | 3 años a partir de la tramitación de su petición. | Interés legítimo |
7. Derechos y recursos
De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, tiene derecho de acceso, rectificación y supresión de sus datos personales. Asimismo, cuenta con un derecho a la limitación del tratamiento, a la portabilidad de los datos y de oposición al tratamiento.
Para hacer valer tales derechos, puede ponerse en contacto con nosotros mediante la siguiente dirección de correo electrónico justificando su identidad de la manera lo más detallada posible: DPO@fr.lactalis.com o por correo postal a la siguiente dirección: Delegado de Protección de Datos, dirección de Asuntos Jurídicos del Grupo, LGPO, 10-20, rue Adolphe Beck 53000 Laval (Francia).
Si desea ejercer el derecho de supresión, estudiaremos lo antes posible en qué medida siguen siendo necesarios los datos personales guardados para la tramitación de una comunicación. Los datos que ya no se requieran serán suprimidos.
Si se desea ejercer el derecho de oposición, estudiaremos lo antes posible en qué medida existen motivos legítimos y de peso que justifiquen el tratamiento y que prevalezcan sobre los intereses, los derechos y libertades del interesado, o bien para corroborar, ejercer o defender tales derechos ante los tribunales.
La interesado no podrá, en base a su derecho de acceso, recibir información sobre la identidad del informante, datos relativos a terceros u otra información recabada durante la investigación de la comunicación.
Actuaremos con la mayor diligencia posible para responder a sus peticiones de manera satisfactoria. Si, por la razón que fuere, usted estimara que nuestra respuesta no es satisfactoria, puede presentar una reclamación ante una autoridad de control.
8. Uso del Canal Ético
Las comunicaciones entre su ordenador y la plataforma BKMS® System se realizan a través de una conexión cifrada (SSL). Esta plataforma no permite rastrear las direcciones IP. A efectos de mantener la conexión entre su ordenador y la plataforma BKMS® System, se almacenaará una cookie en su ordenador que contiene únicamente el ID de la sesión (denominada también «cookie cero»). Esta cookie solamente estará activa hasta que finalice su sesión y expirará cuando cierre el navegador.
Puede configurar un buzón de correo dentro del Canal Ético protegido por medio de un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña que elegirá usted mismo. De esa forma puede informar tanto con su nombre como de forma anónima. Dentro del Canal Ético,, los datos quedarán almacenados únicamente en la plataforma BKMS® System, lo que la hace especialmente segura. No se trata de un canal de comunicación tradicional mediante intercambio de correos electrónicos.
9. Nota sobre el envío de archivos adjuntos
Cuando ponga una comunicación o añada información adicional a una ya existente, puede incluir archivos adjuntos. Si desea emitir una comunicación de manera anónima, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: los archivos pueden contener datos personales que podrían revelar su identidad. Le recomendamos que elimine tales datos de cualquier archivo antes de enviarlos. Si no consigue eliminar estos datos o si no está seguro de cómo proceder, copie el texto del documento adjunto en el cuerpo del mensaje de su comunicación. Por otro lado, también puede remitir, de manera anónima, una copia impresa del documento a la dirección que figura en la nota a pie de página, especificando el número de referencia que le ha sido asignado al emitir la comunicación.
10. Cómo ponerse en contacto con nosotros
Para cualquier duda o cuestión sobre la la presente política de privacidad, puede ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos enviando un correo electrónico a DPO@fr.lactalis.com