Datenschutzerklärung
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst und verarbeiten diese stets im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie vollumfänglich über Art, Umfang und Zweck der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten und ihre Rechte als betroffene Person informieren.
Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben. Wir wollen Sie als Hinweisgeber wirksam schützen und bieten Ihnen mit dem Hinweisgebersystem (BKMS® System) eine gesicherte Kommunikationsplattform zur Abgabe von Meldungen. Es ist möglich, Meldungen namentlich oder anonym abzugeben. Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie Rückmeldungen zu Ihrem Hinweis erhalten und auch während der weiteren Kommunikation anonym bleiben, wenn Sie das wünschen. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Verantwortlicher und allgemeine Hinweise
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist
- KAMAX Holding GmbH & Co. KG und
- ihre Tochtergesellschaften
als beidseits autonom verantwortliche Stellen (im Folgenden insgesamt auch: „KAMAX“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung im Namen von KAMAX betrieben.
Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur KAMAX möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei KAMAX beschränkt ist.
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von KAMAX entgegengenommen Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von KAMAX prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der KAMAX oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften der KAMAX weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei KAMAX beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von KAMAX auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® System ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für KAMAX seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f EU-DSGVO.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Session Cookie
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Kontaktdaten und Ihre Rechte
Bitte wenden Sie sich bei Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Durchsetzung Ihrer Rechte als betroffene Person an unseren Datenschutzbeauftragten:
KAMAX Holding GmbH & Co. KG
Beauftragter für den Datenschutz
Dr. Rudolf-Kellermann-Str.2
35315 Homberg (Ohm)
Deutschland
Email: datenschutz@kamax.com
Auskunftsrecht und Berichtigung
Sie können von uns- sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen- Auskunft darüber erhalten, ob personenbezogene Daten zu Ihrer Person von uns verarbeitet werden und auch konkret welche Daten über Sie gespeichert werden. Sie können ferner unrichtige Daten berichtigen und vervollständigen lassen.
Löschung, Einschränkung und das Recht auf Vergessenwerden
Sie können die Löschung und Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Bitte beachten Sie, dass es gesetzliche Aufbewahrungspfllichten gibt und wir daher nicht in jedem Fall vollständig löschen dürfen. In diesem Fall werden Ihre Daten mit dem Ziel markiert, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
Widerspruch gegen die Datenverarbeitung
Ein Widerspruchsrecht gegen die Datenvereinbarung auf Basis des sog. Berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1f. DSGVO) besteht in der Regel nicht, Art.21 Abs. 1S.2 DSGVO.
Beschwerderecht
Ferner haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde sowie die Möglichkeit Rechtsbehelfe einzulegen. Die Aufsichtsbehörde bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines Rechtsbehelfs.
Stand: Dezember 2020