Zásady ochrany osobních údajů společností Tchibo GmbH, Tchibo Coffee Service GmbH a maxingvest GmbH & Co. KGaA:
Zásady ochrany osobních údajů společnosti Tchibo GmbH
Ochranu údajů a důvěrné zacházení s údaji bereme velmi vážně. Dodržujeme příslušná ustanovení Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a platné národní předpisy o ochraně osobních údajů, jako je německý spolkový zákon o ochraně osobních údajů (BDSG).
Zásady ochrany osobních údajů slouží pro vaši informaci a zohledňují příslušná ustanovení čl. 13, 14 GDPR. Přečtěte si prosím pozorně následující informace.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System), který poskytujeme, slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel firmy Tchibo Management GmbH. Zpracovávání osobních údajů v rámci systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech naší firmy na odhalování a předcházení nekalostí, a tím i prevence škod vzniklých firmě Tchibo GmbH, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro toto zpracovávání osobních údajů je čl. 6, odst. 1, písm. f nařízení GDPR.
Správce údajů
Správcem údajů odpovědný za ochranu osobních údajů v systému nahlašování je
1) Tchibo GmbH, Überseering 18, 22297 Hamburk a
2) pobočky této firmy
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále také „Tchibo“). Systém nahlašování je provozován specializovanou společností, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo, jménem firmy Wieland Tchibo GmbH.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování v tomto kontextu jsou uloženy v databázi provozované firmou EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. K údajům má přístup pouze firma Tchibo GmbH. Společnost EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě Tchibo.
Firma Tchibo GmbH má pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého lze kontaktovat na adrese Tchibo GmbH, Datenschutzbeauftragter, Überseering 18, 22297, Hamburg nebo e-mailem na adrese datenschutz@tchibo.de.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Použití systému nahlašování je dobrovolné. Při podání hlášení pomocí systému nahlašování shromažďujeme tyto osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost, tj. pokud výslovně odmítnete anonymitu;
- zda jste zaměstnán(a) ve firmě Tchibo GmbH;
- jména a další osobní údaje osob, které případně uvedete ve svém hlášení.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy Tchibo. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy Tchibo vyhodnotí danou záležitost a provedou další prošetřování, které si konkrétní případ vyžádá.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnancům firmy Tchibo GmbH nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Tyto pobočky mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu údajů.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě/ straně
V zásadě platí, že podle čl. 14 GDPR existuje zákonná povinnost informovat obviněné osoby – rovněž subjekty údajů ve smyslu GDPR, pokud od nich získáváme údaje v souvislosti s hlášením – o tom, že jsme o nich obdrželi hlášení. Pokud a dokud existuje potřeba důvěrnosti, bereme v úvahu nejprve výjimky z této informační povinnosti podle čl. 14, odst. 5 GDPR, par. 29, odst. 1, bodu 1 BDSG a obviněnou osobu informujeme až poté, co tyto údaje již neohrožují sledování informací. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
Nařízení GDPR vám a osobám uvedeným v hlášení přiznává tzv. práva subjektu údajů, v zásadě právo na přístup, opravu, výmaz a omezení zpracovávání a právo vznést námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nezbytné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou nutné, budou odstraněny bez zbytečného odkladu. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany společnosti nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači uložen soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší po zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem/ uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému zaměstnanci ve firmě Tchibo pod svým jménem nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci firmy Tchibo GmbH odeslat přílohy.
Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění:
Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li takové údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: červenec 2023
Zásady ochrany osobních údajů společnosti Tchibo Coffee Service GmbH
Ochranu osobních údajů a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), jakož i platných národních předpisů o ochraně osobních údajů. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel firmy Tchibo Coffee Services GmbH. Zpracovávání osobních údajů v rámci systému BKMS® System je založeno na právní povinnosti naší firmy ohledně odhalování a předcházení nekalostí, a tím i prevence škod vzniklých firmě Tchibo Coffee Services GmbH, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro toto zpracovávání osobních údajů je čl. 6, odst. 1, bod, 1 písm. c) GDPR ve spojení s par. 10 HinSchG (německý zákon o ochraně oznamovatelů).
Správce údajů
Správcem údajů odpovědný za ochranu osobních údajů v systému nahlašování je
1) Tchibo Coffee Service GmbH a
2) pobočky této firmy
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále také „TCS“). Systém nahlašování je provozován specializovanou společností, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo, jménem firmy TCS.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Údaje mohou prohlížet pouze zaměstnanci firmy TCS. Společnost EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě TCS.
Firma TCS jmenovala pověřence pro ochranu dat. Dotazy týkající se ochrany dat ve firmě TCS lze dr. Klausovi zu Hoenemu:
Dr. Klaus zu Hoene
Pověřenec pro ochranu osobních údajů firmy TCS pro externí operace
Telefon: +49 40 790 235 – 233
Mobilní telefon: +49 151 624 231 97
E-mail: KHoene@intersoft-consulting.de
Typ shromažďovaných osobních údajů
Použití systému nahlašování je dobrovolné. Při podání hlášení pomocí systému nahlašování shromažďujeme tyto osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou identitu;
- skutečnost, zda jste zaměstnán(a) ve firmě TCS a
- jména a další osobní údaje osob, které případně uvedete ve svém hlášení.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy TCS. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy TCS vyhodnotí danou záležitost a provedou další prošetřování, které si konkrétní případ vyžádá.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnancům firmy TCS nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Tyto pobočky mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu údajů.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě/ straně
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, které byly obdrženy proti nim, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje prošetřování. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů máte v souvislosti s vašimi osobními údaji vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání, omezení zpracování a vznesení námitky. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nezbytné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou nutné, budou odstraněny bez zbytečného odkladu. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany společnosti nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači uložen soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší po zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem/ uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému zaměstnanci ve firmě TCS pod svým jménem nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odpovědnému zaměstnanci ve firmě TCS odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li takové údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: červenec 2023
Upozornění k ochraně osobních údajů společnosti maxingvest GmbH & Co. KGaA
Ochranu údajů a důvěrné zacházení s údaji bereme velmi vážně. Dodržujeme příslušná ustanovení Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a platné národní předpisy o ochraně osobních údajů, jako je německý spolkový zákon o ochraně osobních údajů (BDSG).
Toto oznámení o ochraně údajů slouží pro vaši informaci a zohledňuje příslušná ustanovení čl. 13, 14 GDPR. Přečtěte si prosím pozorně následující informace.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System), který poskytujeme, slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení pravidel firmy maxingvest GmbH & Co. KGaA. Zpracovávání osobních údajů v rámci systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech naší firmy na odhalování a předcházení nekalostí, a tím i prevence škod vzniklých firmě maxingvest GmbH & Co. KGaA, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro toto zpracovávání osobních údajů je čl. 6, odst. 1, písm. f nařízení GDPR.
Správce údajů
Správcem údajů odpovědný za ochranu osobních údajů v systému nahlašování je
1) maxingvest GmbH & Co. KGaA, Alter Wandrahm 17/ 18, 20457 Hamburg a
2) pobočky této firmy
jako strany se vzájemně nezávislou odpovědností (dále také „maxingvest“). Systém nahlašování je provozován specializovanou společností, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo, jménem firmy maxingvest GmbH & Co. KGaA.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování v tomto kontextu jsou uloženy v databázi provozované firmou EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Údaje mohou prohlížet pouze zaměstnanci firmy maxingvest. Společnost EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem v souladu se systémem povolení, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě maxingvest.
Firma maxingvest má pověřence pro ochranu osobních údajů, kterého lze kontaktovat na adrese Jennifer Jähn-Nguyen, datenschutz nord GmbH, Sechslingspforte 2, 22087 nebo na e-mailové adrese office@datenschutz-nord.de.Ochrana dat
Typ shromažďovaných osobních údajů
Použití systému nahlašování je dobrovolné. Při podání hlášení pomocí systému nahlašování shromažďujeme tyto osobní údaje a informace:
- vaše jméno, odhalíte-li svou totožnost, tj. pokud výslovně odmítnete anonymitu;
- zda jste zaměstnán(a) ve firmě maginvest a
- jména a další osobní údaje osob, které případně uvedete ve svém hlášení.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy maxingvest. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy maxingvest vyhodnotí danou záležitost a provedou další prošetřování, které si konkrétní případ vyžádá.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnancům firmy maxingvest nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Tyto pobočky mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy týkající se ochrany osobních údajů. Při odeslání hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu údajů.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě/ straně
V zásadě platí, že podle čl. 14 GDPR existuje zákonná povinnost informovat obviněné osoby – rovněž subjekty údajů ve smyslu GDPR, pokud od nich získáváme údaje v souvislosti s hlášením – o tom, že jsme o nich obdrželi hlášení. Pokud a dokud existuje potřeba důvěrnosti, bereme v úvahu nejprve výjimky z této informační povinnosti podle čl. 14, odst. 5 GDPR, par. 29, odst. 1, bodu 1 BDSG a obviněnou osobu informujeme až poté, co tyto údaje již neohrožují sledování informací. Vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva subjektů údajů
Nařízení GDPR vám a osobám uvedeným v hlášení přiznává tzv. práva subjektu údajů, v zásadě právo na přístup, opravu, výmaz a omezení zpracovávání a právo vznést námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nezbytné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou nutné, budou odstraněny bez zbytečného odkladu. Kromě toho máte také právo podat stížnost dozorčímu orgánu.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany společnosti nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se zákonnými požadavky.
Používání systému nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači uložen soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší po zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku s individuálně zvoleným pseudonymem/ uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení odpovědnému zaměstnanci ve firmě maxingvest pod svým jménem nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci maxingvest GmbH & Co. KGaA odeslat přílohy.
Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění:
Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním souboru prosím všechny tyto informace odstraňte. Nemůžete-li takové údaje odstranit nebo si nejste jistí, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.
Verze: červenec 2023