Zásady ochrany osobných údajov Tchibo GmbH, Tchibo Coffee Service GmbH a maxingvest GmbH & Co. KGaA:
Zásady ochrany osobných údajov Tchibo GmbH
Ochranu osobných údajov a utajenie berieme veľmi vážne. Dodržiavame príslušné ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR) a platných národných predpisov o ochrane osobných údajov, ako je nemecký spolkový zákon o ochrane osobných údajov (BDSG).
Tieto zásady ochrany osobných údajov slúžia pre vašu informáciu a zohľadňujú príslušné ustanovenia čl. 13, 14 GDPR. Pred podaním hlásenia si starostlivo prečítajte nasledujúce informácie.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní predpisov spoločnosti Tchibo Management GmbH. Spracovanie osobných údajov v rámci BKMS® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti zistiť a predchádzať nekalostiam a odvrátiť škody pre Tchibo GmbH, jej zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom tohto spracovávania osobných údajov je článok 6(1)(f) GDPR.
Kontrolór
Kontrolór zodpovedný za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
1) Tchibo GmbH, Überseering 18, 22297 Hamburg a
2) jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: “Tchibo”). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Nemecko, v mene spoločnosti Wieland Tchibo GmbH.
Osobné údaje a informácie zadané v tejto súvislosti do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group AG s vysokým stupňom zabezpečenia. K údajom má prístup iba Tchibo GmbH. Spoločnosť EQS Group AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. To je zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti Tchibo.
Tchibo GmbH má odborníka na ochranu osobných údajov, ktorého možno kontaktovať na adrese Tchibo GmbH, Datenschutzbeauftragter, Überseering 18, 22297 Hamburg alebo prostredníctvom e-mailu na adrese datenschutz@tchibo.de.
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Ak ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju identitu, t. j. výslovne ste odmietli anonymitu,
- či už ste zamestnancom Tchibo GmbH a
- mená osôb a údaje iných osôb, ktoré uvádzate vo vašom hlásení, ak je to použiteľné.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia pre dodržiavania predpisov Tchibo a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci oddelenia pre dodržiavanie predpisov spoločnosti Tchibo záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti Tchibo GmbH alebo zamestnanci iných spoločností skupiny, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tieto dcérske spoločnosti môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej strane
V zásade podľa čl. 14 GDPR je zákonná povinnosť informovať obvinené osoby – aj dotknuté osoby v zmysle GDPR, pokiaľ od nich dostaneme údaje v rámci hlásenia –, že sme o nich obdržali hlásenie. Pri tom pokiaľ a ako dlho je potrebné utajenie, berieme najskôr do úvahy výnimky z tejto povinnosti informovať podľa čl. 14(5) GDPR, časť 29(1)(1) BDSG a informovať obvinenú osobu len vtedy, keď tieto informácie už neohrozujú získavanie informácií. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ to zákon nevyžaduje inak.
Práva subjektov údajov
GDPR priznáva vám a osobám uvedeným v hlásení takzvané práva dotknutej osoby, v zásade právo na prístup, opravu, vymazanie a obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ sa dovoláte svojho práva na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na prešetrenie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú bez zbytočného odkladu vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Hneď, ako je spracované hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša IP adresa sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Na udržanie spojenia medzi vašim počítačom a BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/ používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti Tchibo buď s menom alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejde o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplnku môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi spoločnosti Tchibo GmbH prílohy.
Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie:
Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky takéto informácie. Ak takéto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: júl 2023
Zásady ochrany osobných údajov Tchibo Coffee Service GmbH
Ochranu osobných údajov a ich dôvernosť berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia Všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ako aj platných národných predpisov o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní pravidiel spoločnosti Tchibo Coffee Services GmbH. Spracovanie osobných údajov v rámci BKMS® System je založené na zákonnej povinnosti našej spoločnosti zistiť a predchádzať nekalostiam a odvrátiť škody pre Tchibo Coffee Services GmbH, jej zamestnancov a zákazníkov. Právnym základom pre toto spracovanie osobných údajov je článok 6(1)(1)(c) GDPR v spojení s oddielom 10 HinSchG (nemecký zákon o ochrane oznamovateľov).
Kontrolór
Kontrolór zodpovedný za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
1) Tchibo Coffee Service GmbH a
2) jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: “TCS”). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Nemecko, v mene spoločnosti TCS.
Osobné údaje a informácie vložené do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group AG, v dátovom centre s vysokým stupňom bezpečnosti. Údaje môžu vidieť iba zamestnanci TCS. Spoločnosť EQS Group AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. To je zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti TCS.
Spoločnosť TCS ustanovila odborníka na ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov v spoločnosti TCS môžete zaslať Dr Klaus zu Hoene:
Dr Klaus zu Hoene
Odborník na ochranu osobných údajov TCS pre externé operácie
Telefón: +49 40 790 235 – 233
Mobil: +49 151 624 231 97
E-mail: KHoene@intersoft-consulting.de
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Ak ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnaný v spoločnosti TCS
- mená osôb a údaje iných osôb, ktoré uvádzate vo vašom hlásení, ak je to použiteľné.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia pre dodržiavanie predpisov spoločnosti TCS a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci oddelenia pre dodržiavanie predpisov spoločnosti TCS záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti TCS alebo zamestnanci iných spoločností skupiny, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tieto dcérske spoločnosti môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej strane
Zo zákona sme povinní informovať obvinené strany o všetkých hláseniach prijatých proti nim hneď, ako zverejnenie týchto informácií neohrozí vyšetrovanie. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ to zákon nevyžaduje inak.
Práva subjektov údajov
V súlade s európskymi právnymi predpismi o ochrane osobných údajov máte vy a osoby uvedené v hlásení právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo na námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ sa dovoláte svojho práva na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na prešetrenie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú bez zbytočného odkladu vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Hneď, ako je spracované hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša IP adresa sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Aby sa zachovalo spojenie medzi vašim počítačom a BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/ používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti TCS buď s menom alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejde o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplnku môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi spoločnosti TCS prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky takéto informácie. Ak takéto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: júl 2023
Vyhlásenie o ochrane osobných údajov maxingvest GmbH & Co. KGaA
Ochranu osobných údajov a utajenie berieme veľmi vážne. Dodržiavame príslušné ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR) a platných národných predpisov o ochrane osobných údajov, ako je nemecký spolkový zákon o ochrane osobných údajov (BDSG).
Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov slúži pre vašu informáciu a zohľadňuje príslušné ustanovenia čl. 13, 14 GDPR. Pred podaním hlásenia si starostlivo prečítajte nasledujúce informácie.
Účel a právny základ systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovávanie a riadenie hlásení o porušovaní predpisov spoločnosti maxingvest GmbH & Co. KGaA. Spracovanie osobných údajov v rámci BKMS® System je založené na oprávnenom záujme našej spoločnosti zistiť a predchádzať nekalostiam a odvrátiť škody pre maxingvest GmbH & Co. KGaA, jej zamestnancov a zmluvných partnerov. Právnym základom tohto spracovávania osobných údajov je čl. 6(1)(f) GDPR.
Kontrolór
Kontrolór zodpovedný za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
1) maxingvest GmbH & Co. KGaA, Alter Wandrahm 17/ 18, 20457 Hamburg a
2) jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: “maxingvest”). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Nemecko, v mene spoločnosti maxingvest GmbH & Co. KGaA.
Osobné údaje a informácie zadané v tejto súvislosti do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group AG s vysokým stupňom zabezpečenia. Údaje môžu vidieť iba zamestnanci maxingvest. Spoločnosť EQS Group AG a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. To je zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel podľa systému povolení, čím má umožnený prístup len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb zo spoločnosti maxingvest.
maxingvest má odborníka na ochranu osobných údajov, ktorého možno kontaktovať na adrese Jennifer Jähn-Nguyen, datenschutz nord GmbH, Sechslingspforte 2, 22087 alebo cez email na office@datenschutz-nord.de
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Používanie systému podávania hlásení je dobrovoľné. Keď ste podali hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju identitu, t. j. výslovne ste odmietli anonymitu,
- či už ste zamestnancom spoločnosti maxingvest a
- mená osôb a údaje iných osôb, ktoré uvádzate vo vašom hlásení, ak je to použiteľné.
Dôverné spracovanie hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia pre dodržiavania predpisov maxingvest GmbH & Co. KGaA a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci oddelenia pre dodržiavanie predpisov spoločnosti maxingvest GmbH & Co. KGaA záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho prípadu vykonajú prípadné ďalšie prešetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci spoločnosti maxingvest alebo zamestnanci iných spoločností skupiny, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tieto dcérske spoločnosti môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v európskom hospodárskom priestore s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej strane
V zásade podľa čl. 14 GDPR je zákonná povinnosť informovať obvinené osoby – aj dotknuté osoby v zmysle GDPR, pokiaľ od nich dostaneme údaje v rámci hlásenia –, že sme o nich dostali hlásenie. Pri tom pokiaľ a ako dlho je potrebné utajenie, berieme najskôr do úvahy výnimky z tejto povinnosti informovať podľa čl. 14(5) GDPR, časť 29(1)(1) BDSG a informovať obvinenú osobu len vtedy, keď tieto informácie už neohrozujú získavanie informácií. Vaša identita ako podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ to zákon nevyžaduje inak.
Práva subjektov údajov
GDPR priznáva vám a osobám uvedeným v hlásení takzvané práva dotknutej osoby, v zásade právo na prístup, opravu, vymazanie a obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Pokiaľ sa dovoláte svojho práva na námietku proti spracovávaniu vašich osobných údajov, bude okamžite vyhodnotené, či sú uložené údaje nevyhnutné na prešetrenie daného hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú bez zbytočného odkladu vymazané. Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Doba uchovania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie konečného posúdenia, alebo pokiaľ existuje oprávnený záujem zo strany spoločnosti alebo pokiaľ je ich uchovávanie vyžadované zákonom. Hneď, ako je spracované hlásenie uzavreté, údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša IP adresa sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. Na udržanie spojenia medzi vašim počítačom a BKMS® System sa vo vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V rámci systému podávania hlásení je možné zriadiť chránenú poštovú schránku s individuálne zvoleným pseudonymom/ používateľským menom a heslom. To vám umožňuje odoslať hlásenie zodpovednému zamestnancovi spoločnosti maxingvest buď s menom alebo anonymným, bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejde o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplnku môžete súčasne odoslať zodpovednému zamestnancovi spoločnosti maxingvest GmbH & Co. KGaA prílohy.
Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie:
Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súboru odstráňte všetky takéto informácie. Ak takéto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: júl 2023