Note privind protecția datelor
Politica de confidențialitate
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general privind protecția datelor EU (RGPD), precum și regulamentele naționale actuale cu privire la protecția datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la protecția datelor înainte de a expedia un mesaj.
Scopul și baza legală a sistemului de sesizări
Sistemul de sesizări (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării în siguranță și în deplină confidențialitate a mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate din cadrul Grupului Arntz Optibelt. Procesarea datelor personale în cadrul BKMS® System se bazează pe interesul legitim al întreprinderii noastre de a identifica și preveni abuzurile și, prin urmare, de a evita daunele cauzate Grupului Arntz Optibelt, angajaților și clienților acestuia. Baza legală pentru această procesare a datelor cu caracter personal este Articolul 6(1)(f) al RGPD (Regulamentul general privind protecția datelor).
Părțile responsabile
Partea responsabilă pentru protecția datelor în sistemul de sesizări este
- Arntz Beteiligungs GmbH & Co. KG și
- filialele acesteia
în calitate de părți cu răspundere autonomă reciprocă (denumită în continuare și: „Grupul Arntz Optibelt”). Sistemul de sesizări este operat de către o întreprindere specializată, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele Grupului Arntz Optibelt.
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de sesizări sunt păstrate într-o bază de date operată de către EQS Group AG, într-un centru de date de înaltă securitate. Doar persoanele de contact angajate de Grupul Arntz Optibelt, inclusiv supervizorii, conducerea și, desigur, comitetul de întreprindere competent au acces la date. Nici EQS Group AG și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este asigurat în cadrul procedurii certificate prin intermediul măsurilor tehnice și organizatorice extinse.
Toate datele stocate sunt criptate cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri, pe baza unui sistem de permisiuni, astfel încât accesul este restricționat la un grup foarte limitat de persoane autorizate în mod expres în cadrul Grupului Arntz Optibelt.
Grupul Arntz Optibelt a desemnat un ofițer responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind protecția datelor pot fi trimise la adresa datenschutz@optibelt.com.
Tipul de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de sesizări are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de sesizări, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- Numele dvs., dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea
- Dacă sunteți angajat al Grupului Arntz Optibelt și
- Numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dvs., dacă este cazul
Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate a Grupului Arntz Optibelt și sunt gestionate întotdeauna confidențial. Angajații organizației de conformitate a Grupului Arntz Optibelt evaluează problema și efectuează orice alte investigații necesare în funcție de specificul cazului.
În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai Grupului Arntz Optibelt, care includ și angajați ai altor întreprinderi din cadrul grupului, de ex. dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale. Acestea se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, având regulamente diferite despre protecția datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea regulamentelor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Informații despre acuzat
Legal, avem obligativitatea de a informa părțile acuzate cu privire la orice mesaj primit împotriva lor, imediat ce divulgarea acestor informații nu mai pune în pericol investigația. Identitatea dvs. ca informator nu va fi divulgată decât dacă avem obligativitatea legală de a face acest lucru.
Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației europene privind protecția datelor, dvs. și persoanele menționate în mesaj aveți drept de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. personale. Dacă este invocat dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, necesitatea datelor păstrate pentru examinarea unui mesaj va fi evaluată imediat. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări finale sau atât timp cât există un interes legitim din partea întreprinderii sau dacă păstrarea este solicitată prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date vor fi șterse în conformitate cu cerințele statutare.
Folosirea sistemului de sesizări
Comunicarea dintre computerul dvs. și sistemul de sesizări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dvs. IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (un așa-numit „sesiune de module cookie”). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dvs. și expiră atunci când închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală protejată în cadrul sistemului de sesizări, creând un pseudonim/nume de utilizator și o parolă personalizate. Aceasta vă permite să trimiteți mesaje către angajatul responsabil din cadrul Grupului Arntz Optibelt, fie folosindu-vă numele, fie într-un mod anonim, sigur. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de sesizări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului responsabil din cadrul Grupului Arntz Optibelt. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: Fișierele pot conține informații ascunse cu caracter personal care ar putea afecta anonimatul dvs. Înainte de a trimite un fișier, vă rugăm să eliminați toate aceste tipuri de informații. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dumneavoastră în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în nota de subsol, menționând numărul de referință primit la finalul procesării mesajului.
Versiune: 1 august 2021