FRÄNKISCHE Rohrwerke Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG, Hellinger Straße 1, D -97486 Königsberg, Alemania, Tel.: +49 9525 88-0, Fax: +49 952588150, info@fraenkische.de («FRÄNKISCHE») así como sus sociedades empresariales asociadas conforme a los artículos 15 y siguientes de la Ley alemana de sociedades ( por separado, en lo sucesivo «sociedades empresariales»; conjuntamente, en lo sucesivo «Grupo empresarial FRÄNKISCHE» o «nosotros») velan por el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables mediante una estructura de cumplimiento adecuada, procesos que garantizan el respeto de la ley y otras medidas dirigidas a evitar y reaccionar ante potenciales vulneraciones de la ley. Estas medidas incluyen, entre otras, la implantación y la gestión de un sistema de denuncias de irregularidades por parte de FRÄNKISCHE. Los empleados de FRÄNKISCHE (en lo sucesivo los «empleados») y las partes externas pueden utilizar el sistema de denuncias de irregularidades para revelar a FRÄNKISCHE potenciales infracciones de los requisitos legales o de las normas internas (en lo sucesivo «infracciones») mediante («avisos») y contribuir así a su detección e investigación.
A continuación, le informamos sobre la recopilación, gestión y la utilización de datos personales («datos») en el marco del sistema de denuncias de irregularidades. El Grupo empresarial FRÄNKISCHE trata los datos personales en el marco del sistema de denuncias de irregularidades únicamente de acuerdo con los reglamentos de protección de datos aplicables. Estos requisitos se derivan, en particular, del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea («RGPD») y de la Ley federal alemana de protección de datos («BDSG» por sus siglas en alemán). Este Aviso de Privacidad contiene información adicional sobre las actividades de tratamiento de datos dirigidas a investigar los avisos recibidos en el marco del sistema de denuncias de irregularidades (en lo sucesivo «medidas de investigación»). Además, este Aviso de Privacidad complementa nuestro Aviso de Privacidad general para empleados.
¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?
Las sociedades empresariales del Grupo empresarial FRÄNKISCHE gestionan el sistema de denuncias de irregularidades como corresponsables de tratamiento conforme al artículo 26 del RGPD. Las sociedades empresariales determinan, según las responsabilidades establecidas en el inciso 3, los fines y los medios del tratamiento de datos realizado conjuntamente.
Para ello, las sociedades empresariales del Grupo empresarial FRÄNKISCHE han llegado a un acuerdo de responsabilidad conjunta conforme al artículo 26 del RGPD («acuerdo grupal»). Este acuerdo aplicable a todo el grupo empresarial establece las obligaciones, derechos y responsabilidades concretas de cada una de las sociedades empresariales en el tratamiento conjunto de datos personales en el marco del sistema de denuncias de irregularidades.
A continuación, le informamos sobre los contenidos esenciales del acuerdo grupal conforme al artículo 26, apartado 2, frase 2 del RGPD.
¿En qué etapas de proceso existe una responsabilidad conjunta?
En cuanto al fondo, la responsabilidad conjunta se aplica a la gestión y organización completas del sistema de denuncias de irregularidades dentro del Grupo empresarial FRÄNKISCHE. Esto se aplica en especial a la administración interna del sistema de denuncias de irregularidades y a la realización de denuncias de irregularidades concretas. El objetivo de este procedimiento estandarizado es aclarar, remediar y, dado el caso, sancionar de manera uniforme las infracciones dentro del Grupo empresarial FRÄNKISCHE.
Cada una de las sociedades empresariales es responsable por sí misma de sancionar las infracciones de empleados que se investiguen en el marco del procedimiento de denuncia. El tratamiento de datos ligado a ello está regulado en el acuerdo grupal.
¿Qué regula el acuerdo grupal sobre el tratamiento conjunto de datos personales?
Establecimiento de responsabilidad legal de protección de datos
El acuerdo grupal establece en particular la responsabilidad legal de protección de datos en el marco del sistema de denuncias de irregularidades. FRÄNKISCHE juega un papel primordial en el marco del sistema de denuncias de irregularidades. A continuación, le presentamos un resumen de las principales responsabilidades legales en materia de protección de datos en el marco del sistema de denuncias de irregularidades.
- Procesos y estructuras: FRÄNKISCHE pone a disposición, a través del proveedor de servicios EQS Group AG, la infraestructura técnica y organizativa necesaria para realizar de forma efectiva el procedimiento de denuncia. Esto incluye, entre otros, la organización de canales de información internos y externos. La responsabilidad central de las estructuras y procesos correspondientes recae sobre FRÄNKISCHE.
- Intercambio de datos en relación con avisos recibidos: las sociedades empresariales que reciban avisos sobre posibles infracciones están obligadas a comunicarlos a FRÄNKISCHE.
- Tramitación de procedimientos de denuncia concretos. Infracciones graves: En el caso de que los avisos recibidos se refieran a infracciones por parte de empleados, FRÄNKISCHE será responsable de realizar el correspondiente procedimiento de denuncia. Esto se aplica, entre otros, a la verosimilitud de los avisos recibidos, la planificación y ejecución de las medidas necesarias para aclarar el asunto, así como, en caso necesario, la realización de un informe final. Las medidas de investigación pueden incluir, entre otros, el interrogatorio de las personas interesadas, así como el análisis de conjuntos de datos y documentos.
- Tramitación de procedimientos de denuncia concretos. Otras infracciones: en caso de que los avisos recibidos se refieran a otras infracciones, cada una de las sociedades empresariales realizará el procedimiento de denuncia correspondiente de forma independiente.
- Colaboración en el marco de la investigación del asunto: FRÄNKISCHE y, en su caso, las sociedades empresariales implicadas, trabajan juntos en el marco de los procedimientos de denuncia para garantizar que los hechos sospechosos comunicados sean investigados de forma eficaz. Esta colaboración puede implicar el intercambio mutuo de datos personales.
- Intercambio de datos tras finalizar la investigación del asunto: FRÄNKISCHE y las sociedades empresariales implicadas se intercambian información tras finalizar la investigación del asunto y, dado el caso, se ponen de acuerdo en las medidas a tomar.
- Documentación de procedimientos de denuncia: La responsabilidad central para la documentación de los procedimientos de denuncias realizados recae sobre FRÄNKISCHE.
- Obligaciones informativas: FRÄNKISCHE informa a las personas interesadas sobre el tratamiento de sus datos en un aviso de privacidad general sobre el sistema de denuncias de irregularidades. FRÄNKISCHE o, dado el caso, la sociedad empresarial competente para realizar un procedimiento de denuncia concreto, pondrá a disposición de las personas interesadas informaciones más detalladas sobre el tratamiento de sus datos personales.
Otras normas sobre la responsabilidad conjunta
El acuerdo grupal estipula otras normas para la protección de datos personales en el marco del sistema de denuncias de irregularidades. En estas normas se incluyen, en especial, las siguientes disposiciones:
- Disposiciones para transmisión de datos
- Obligaciones de confidencialidad
- Medidas técnicas y organizativas para la seguridad de los datos que deban tomar las sociedades empresariales
- Uso de encargados de tratamiento
- Obligación de información mutua, por ejemplo, en el marco de filtraciones de datos o a petición de personas interesadas
¿Qué significa la responsabilidad conjunta para las personas interesadas?
Las personas interesadas pueden dirigir sus peticiones directamente a FRÄNKISCHE:
FRÄNKISCHE Rohrwerke
Gebr. Kirchner GmbH & Co. KG
Hellinger Straße 1
D-97486 Königsberg, Alemania
Tel.: +49 9525 88-0
Fax: +49 9525 88-150
Correo electrónico: info@fraenkische.de
Puede contactar con nuestro responsable de protección de datos:
DataCo GmbH
Herr Kivanc Semen
Dachauer Str. 65
80335 München
Tel.: +49 89740045840
Correo electrónico: datenschutz@fraenkische.de
Las personas interesadas pueden hacer valer sus derechos en referencia al tratamiento en responsabilidad conjunta, pero también ante una sociedad empresarial de responsabilidad conjunta.
FRÄNKISCHE se pone de acuerdo, dado el caso, con las sociedades empresariales relevantes para poder responder de forma más eficaz a las solicitudes que se le envíen.
En función del tipo y el alcance de las medidas requeridas, FRÄNKISCHE podrá contratar proveedores de servicios externos para que lleven a cabo las correspondientes medidas de investigación. Entre estos proveedores de servicios se pueden incluir auditores, bufetes de abogados o asesores fiscales. En este caso, los proveedores de servicios suelen actuar como responsables del tratamiento de datos conforme a lo dispuesto en el art. 4 núm. 7 del RGPD.
¿Con qué fines se procesan sus datos?
El Grupo empresarial FRÄNKISCHE trata sus datos en cumplimiento de la legislación aplicable, especialmente para los siguientes fines de cumplimiento e investigación:
- Comprobar la verosimilitud de los avisos
- Investigación de casos de mala conducta profesional
- Cumplimiento de obligaciones legales
- Prevención de futuros casos de mala conducta profesional
- Ejercicio de derechos
- Liberación de empleados
- Comprobación de la pertinencia para otras sociedades empresariales
- Cumplimiento de obligaciones de cooperación
Además, los potenciales fines del tratamiento de datos son los indicados en el Aviso de Privacidad general para empleados.
¿Qué datos o categorías de datos se ven afectados por las medidas de investigación?
Como parte de las medidas de investigación, podemos tratar los siguientes datos o categorías de datos sobre usted:
- Datos relativos al aviso
- Datos operativos
- Información sobre hechos relevantes
- Documentos de empresa
- Comportamiento en los sistemas de comunicación
- Datos personales
- Contenidos privados
- Datos sobre condenas y delitos penales
- Categorías especiales de datos personales
¿Sobre qué fundamento jurídico se basa el tratamiento de sus datos?
El Grupo empresarial FRÄNKISCHE solo trata sus datos en el marco de las medidas de investigación cuando sea aplicable al menos un reglamento de protección de datos vigente. Esto incluye, en especial, las disposiciones del RGPD, la BDSG, o disposiciones nacionales comparables para procedimientos fuera de Alemania, así como otras normativas legales pertinentes.
Cada una de las sociedades empresariales puede tratar los datos en el marco de las medidas de investigación en el sistema de denuncias de irregularidades, en particular, sobre la base de los siguientes fundamentos jurídicos:
- Ejecución de la relación laboral conforme al art. 26, apartado 1, frase 1, de la BDSG o a normativas nacionales comparables para procedimientos fuera de Alemania.
- Investigación de delitos penales conforme al art. 26, apartado 1, frase 2, de la BDSG o a normativas nacionales comparables para procedimientos fuera de Alemania.
- Cumplimiento de obligaciones legales conforme al art. 6, apartado 1, letra c del RGPD.
- Convenios colectivos conforme al art. 88, apartado 1 del RGPD, en comparación con el art. 26 apartado 4 de la BDSG o a normativas nacionales comparables para procedimientos fuera de Alemania.
- Protección de intereses legítimos conforme al art. 6, apartado 1, letra f del RGPD; especialmente a defensa legal, mejora de las estructuras de cumplimiento, asistencia a las personas interesadas y cumplimiento de las normas jurídicas extranjeras.
Cada una de las sociedades empresariales se asegurará de que las medidas de investigación destinadas a proteger sus intereses legítimos solo se lleven a cabo si no superan los intereses legítimos contrapuestos y los derechos de los empleados interesados.
¿A quién se transfieren sus datos?
El Grupo empresarial FRÄNKISCHE únicamente transferirá sus datos a terceros como parte de las medidas de investigación en el sistema de denuncias de irregularidades cuando exista un fundamento jurídico válido para hacerlo o si ha obtenido su consentimiento previo para la pertinente transferencia de datos.
Se puede transferir sus datos en el marco de las medidas de investigación, en concreto, a los siguientes destinatarios:
- Comités de empresa y otros grupos de interés
- Otras sociedades empresariales del Grupo empresarial FRÄNKISCHE
- Tribunales, autoridades y otros organismos públicos
- Proveedores de servicios como auditores, abogados y asesores fiscales
- Encargados del tratamiento sujetos a instrucciones
- Otros terceros, por ejemplo, partes contrarias o compañías de seguros
El Aviso de Privacidad general para empleados incluye una lista más detallada de los potenciales destinatarios de sus datos personales, así como información sobre el fundamento jurídico pertinente.
En el caso de que el Grupo empresarial FRÄNKISCHE no haya obtenido directamente de usted sus datos personales procesados con fines de cumplimiento, normalmente los recibiremos de las partes, socios comerciales o fuentes similares mencionadas con anterioridad en este apartado del Aviso de Privacidad.
Trato confidencial de avisos
Los avisos en el sistema de denuncias de irregularidades son recibidos y tratados siempre de manera confidencial por un grupo de encargados compuesto por empleados del Grupo empresarial FRÄNKISCHE autorizados de manera expresa y especialmente formados para ello. Los encargados comprueban el asunto y, dado el caso, realizan una investigación más exhaustiva del mismo.
En principio, tiene usted la posibilidad de transmitir un mensaje de forma anónima. En este caso, describa en forma detallada el asunto y las infracciones comprobadas y corrobórelas, si es posible, con otros documentos. Y es que su aviso solo puede resultar efectivo si existen suficientes pruebas y enfoques de investigación concretos.
Sin embargo, su nombre y otros datos de contacto nos ayudan a comprobar el asunto de forma más eficaz y a aclarar posibles consultas. Si usted nos transmite información personal en el marco de un aviso, utilizaremos sus datos para comprobar el asunto, para posibles consultas y para la documentación del asunto, así como para investigaciones internas.
En determinados casos, el Grupo empresarial FRÄNKISCHE tiene la obligación, a tenor de la legislación sobre protección de datos, de informar a la persona inculpada sobre las imputaciones formuladas contra ella. Si existiera un alto riesgo de que este tipo de información pudiera poner en peligro la eficacia de la investigación o la recopilación de las pruebas necesarias, la entrega de esta información a la persona imputada puede aplazarse mientras persista este riesgo. En estos casos, no se hará pública la identidad del informante, siempre que esto esté permitido de conformidad con el art. 14, apartado 3, letra a del RGPD.
En el caso en que, de manera consciente, se entreguen falsos avisos con el objetivo de desacreditar a una persona («difamación»), no será posible garantizar la confidencialidad.
En el marco del procesamiento de un mensaje o en el marco de una investigación, puede ser necesario transmitir avisos a otros empleados del Grupo empresarial FRÄNKISCHE, por ejemplo, cuando los avisos se refieran a procesos en empresas filiales del Grupo empresarial FRÄNKISCHE.
En caso de que sea necesario para la investigación, se podrá transmitir información a las sociedades empresariales del Grupo empresarial FRÄNKISCHE en un país fuera de la Unión Europea o fuera del Espacio Económico Europeo, sobre la base de garantías apropiadas o adecuadas de protección de los datos personales de las personas interesadas.
El Grupo empresarial FRÄNKISCHE siempre vela por que se cumplan las normas de protección de datos pertinentes cuando se divulgan avisos. Toda persona con acceso a los datos está sujeta a una obligación de confidencialidad.
¿De qué derechos de protección de datos disfruta usted?
Como persona interesada, usted puede ejercer diversos derechos. Para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con el Grupo empresarial FRÄNKISCHE a través de los datos de contacto indicados con anterioridad en el primer párrafo.
Estos derechos incluyen, en particular:
- Derecho de acceso (conforme al art. 15 del RGPD)
- Derecho de rectificación (conforme al art. 16 del RGPD)
- Derecho de supresión (conforme al art. 17 del RGPD)
- Derecho a la limitación del tratamiento (conforme al art. 18 del RGPD)
- Derecho a recurrir a una autoridad de control de protección de datos
Encontrará más información sobre la posibilidad de hacer valer sus derechos como parte interesada en el Aviso de Privacidad para empleados.
¿Durante cuánto tiempo se almacenan sus datos?
El Grupo empresarial FRÄNKISCHE almacena o suprime los datos recopilados en el marco de las medidas de investigación conforme a la normativa de protección de datos pertinente, en concreto el art. 17 del RGPD. Esto implica que sus datos serán suprimidos en el caso de que ya no resulte necesario mantenerlos para los fines indicados en este Aviso de Privacidad.
Sin embargo, las obligaciones legales de conservación o los intereses legítimos del Grupo empresarial FRÄNKISCHE pueden justificar un almacenamiento más prolongado de sus datos. Por ejemplo, el Grupo empresarial FRÄNKISCHE puede seguir conservando sus datos durante los litigios en curso que resulten de potenciales investigaciones.
Los periodos de conservación se determinan caso por caso de acuerdo con los intereses del Grupo empresarial FRÄNKISCHE, teniendo en cuenta la importancia de dicha conservación, los intereses legítimos de las partes interesadas en la supresión de los datos, y la probabilidad de que resulte cierta una sospecha comunicada en el sistema de denuncias de irregularidades.
El Aviso de Privacidad general para empleados contiene más información sobre los requisitos pertinentes para el almacenamiento de datos personales de los empleados.
¿En qué medida se adoptan medidas de toma de decisiones individuales automatizadas o de elaboración de perfiles?
Ni la toma de decisiones individuales automatizadas ni las medidas de elaboración de perfiles se contemplan en el contexto de las medidas de investigación a tenor de lo dispuesto en el art. 22 del RGPD.
Derecho a recurrir a la autoridad competente de supervisión de protección de datos
También tiene usted derecho a recurrir a la autoridad competente de supervisión de protección de datos:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach, Alemania
https://www.lda.bayern.de
También puede dirigir su recurso a otra autoridad de supervisión de protección de datos, la cual enviará su recurso a la autoridad de supervisión de protección de datos competente.
