Зачем я должен отправлять сообщение?

Положительная и открытая культура предприятия включает соблюдение юридических и законодательных положений, а также внутренних правил и нормативных положений предприятия.

Вам может быть известно о недопустимом поведении или рисках, которые могут угрожать нашему предприятию. Ваше сообщение поможет нам своевременно выявить такие риски и, возможно, предотвратить финансовые потери и репутационный ущерб для SMS group и третьих лиц.

Какого рода сообщения здесь можно отправлять?

Здесь можно отправлять сообщения о серьезных нарушениях юридических и законодательных положений, а также внутренних правил и нормативных положений предприятия, относящихся к SMS group, в следующих категориях:

• Коррупция / взяточничество
• Антиконкурентные практики / нарушения антимонопольного законодательства
• Хищения / мошенничество
• Нарушения положений о защите данных
• Дискриминация / приставание / травля
• Отмывание денег
• Конфликт интересов
• Права человека / техника безопасности / охрана труда

Передача сообщений в рамках этой системы является одним из способов отправки информации о возможных нарушениях в сфере комплаенс. В качестве альтернативного способа вы можете отправлять сообщения руководителю или напрямую в департамент комплаенс.

Каким образом можно отправить сообщение? Как зарегистрировать почтовый ящик?

Если вы хотите отправить сообщение, нажмите на кнопку «Отправить сообщение» сверху.

Процесс отправки сообщения состоит из 4 шагов:

1. Сначала вам будет предложено прочитать информацию о защите вашей анонимности и ответить на контрольный вопрос. Целью контрольного вопроса является защита сервера от атак автоматизированных систем.
2. На следующей странице вам нужно будет выбрать категорию вашего сообщения.
3. На самой странице передачи сообщения вы сможете подробно изложить свое сообщение собственными словами и ответить на несколько стандартных вопросов о происшествии, просто выбирая варианты ответа. Вы можете ввести до 5000 символов в поле для свободного ввода текста, что соответствует целой странице. Вы также можете передать файл размером до 10 МБ в качестве приложения к своему сообщению. Помните о том, что в документах может содержаться информация об авторе. После отправки сообщения вы получите номер сообщения (контрольный номер) в качестве подтверждения его отсылки в департамент комплаенс SMS group.
4. Затем зарегистрируйте личный защищенный почтовый ящик. Через этот почтовый ящик вы будете получать от нас ответные сообщения, сможете отвечать на наши вопросы, а также получать информацию о ходе рассмотрения вашего сообщения. При регистрации защищенного почтового ящика вы сами выбираете себе псевдоним/имя пользователя и пароль.

Если у вас уже имеется защищенный почтовый ящик, вы можете войти в него, нажав кнопку «Войти». Сначала вам нужно будет ответить на контрольный вопрос.

Пока вы не отправите какие-либо данные, позволяющие сделать выводы о вашей личности, система BKMS^® Incident Reporting технически защищает вашу анонимность.

Вы можете быть уверены, что предметом нашей заинтересованности является только происшествие, о котором вы сообщаете. Должны быть выявлены злоупотребления и предотвращены финансовые потери.

Как мне получить ответное сообщение и в то же время сохранить свою анонимность?

Используемый здесь процесс BKMS^® уделяет чрезвычайное значение защите информатора. Функция защиты анонимности сертифицирована независимым органом.

При регистрации защищенного почтового ящика вы сами выбираете себе псевдоним/имя пользователя и пароль. Эти учетные данные доступны только вам. Если вы потеряете свои учетные данные, то отправьте новое сообщение и зарегистрируйте новый почтовый ящик. Если возможно, предоставьте номер вашего предыдущего сообщения. В новом почтовом ящике не будет никакого содержимого, связанного с вашим предыдущим сообщением.

Ваше сообщение остается анонимным благодаря шифрованию и другим специальным мерам по обеспечению безопасности. Вы можете отправить сообщение анонимно, вам не нужно предоставлять личную информацию. Не отправляйте никакой информации, которая может помочь отследить вашу личность. Если возможно, пользуйтесь своим личным устройством (например, ПК, ноутбуком или смартфоном), чтобы обеспечить оптимальную защиту вашей анонимности.

Через защищенный почтовый ящик проверяющий будет отправлять вам ответные сообщения на предмет дальнейшей обработки вашей информации или задавать вам вопросы, если некоторые детали все еще неясны – на протяжении этого диалога ваша анонимность сохраняется. Мы заинтересованы в сообщениях, позволяющих предотвратить ущерб; нам не интересны вы как информатор.

Какие права и обязанности применяются к SMS group в рамках расследования сообщений?

SMS group стремится незамедлительно проанализировать каждое сообщение на предмет достоверности. Если достоверность сообщения подтверждается, то происшедшее должно быть незамедлительно и объективно расследовано. Мы руководствуемся установленными законом сроками. Если возможно, информатор быстро получит ответное сообщение.

Внутреннее расследование может быть проведено только при наличии достаточного первоначального подозрения в отношении конкретных обстоятельств, связанных с предприятием. Расследования проводятся с соблюдением максимально возможной конфиденциальности при сохранении защиты данных и анонимности.

При расследовании и судебном преследовании действий, которые могут нанести вред SMS group или ее сотрудникам, всегда учитываются следующие факторы:

• интересы информаторов, а именно защита их анонимности и ограждение от негативных последствий,
• мы защищаем интересы сотрудников от ложных сообщений и
• интересы предприятия, а именно его защита от рисков и ущерба.

Какие права и обязанности применяются к информаторам?

Информаторы должны сообщать только о тех нарушениях, о которых им известно. Это также касается и происшествий, о существовании которых у вас есть веские основания подозревать. Сообщения можно отправлять анонимно, но мы рекомендуем вам указать свое имя.

Мы просим информаторов, сообщающих о нарушениях, как можно точнее описывать ситуацию и, если возможно, представлять доказательства, подтверждающие подозрение.

Негативные последствия для информаторов, отправляющих сообщения, не допускаются.

Злоупотребление системой BKMS^® Incident Reporting (например, отправка заведомого ложного сообщения) запрещено и повлечет за собой принятие дисциплинарных мер. Добросовестно отправленные сообщения не повлекут за собой никакой ответственности или дисциплинарных мер, если окажется, что они оказались недостоверными.

Как обеспечивается безопасность и защита данных?

Меры безопасности и защиты данных в рамках системы BKMS^® Incident Reporting неоднократно сертифицированы проверенными и независимыми специалистами. Для работы системы BKMS^® Incident Reporting используются независимые серверы в центре обработки и хранения данных предприятия Business Keeper AG, имеющем высокую степень безопасности. За администрирование и обслуживание серверов несет ответственность исключительно предприятие Business Keeper AG. Однако, лишь уполномоченные проверяющие SMS group имеют доступ к входящим сообщениям. Неуполномоченные лица и даже Business Keeper AG не имеют доступа к сообщениям благодаря применению технических мер.

После отправки первоначального сообщения информаторы могут зарегистрировать защищенный почтовый ящик в рамках системы BKMS^® Incident Reporting, самостоятельно выбрав псевдоним/имя пользователя и пароль. Благодаря защищенному почтовому ящику в рамках системы BKMS^® Incident Reporting информатор может в дальнейшем обмениваться информацией с ответственными сотрудниками SMS group как от своего имени, так и анонимно. Данные обмена информацией с помощью этого почтового ящика также хранятся лишь в системе BKMS^® Incident Reporting, что делает такое общение особенно безопасным; она не является формой регулярного обмена электронными письмами.