Hvorfor skal jeg indgive en rapport?

Compliance vedrørende lovmæssige, sociale og interne regler i firmaet er del af en positiv og åben virksomhedskultur.

Måske har du været vidne til ødelæggende opførsel eller risici, som kan være til fare for firmaet. Din rapport hjælper os med at afsløre økonomiske tab og imageskader i god tid, og du kan bidrage til at sikre firmaets vedvarende succes samt de jobs, som firmaet skaber.

Hvilken slags rapporter hjælper Yokohama?

Rapporter om overtrædelse af lovbestemte og organisationsinterne regler registreres og sendes videre.

Du modtager detaljerede informationer om de mulige kategorier for rapporter i løbet af indberetningsforløbet.

Hvad er forløbet for indgivelsen af en rapport? Hvordan opretter jeg en postkasse?

For at indgive en anonym eller personlig rapport skal du begynde med at klikke på »Indgiv rapport«-knappen øverst på vores introduktionsside.

Der er 4 trin i rapporteringsprocessen:

1. For det første vil du blive bedt om at læse nogle oplysninger vedrørende beskyttelsen af din anonymitet samt besvare en kontrolkode.
2. På den efterfølgende side vil du blive bedt om at angive, hvilken kategori din rapport hører ind under.
3. På rapportsiden kan du uddybe din rapport med dine egne ord og besvare spørgsmål om hændelsen ved blot at vælge svar. Du kan skrive op til 5000 tegn i fritekstfeltet, hvilket svarer til en hel A4-side. Du kan også vedhæfte en fil på op til 5 MB til uddybelse af din rapport. Vær opmærksom på, at dokumenter kan indeholde oplysninger om forfatteren. Efter indsendelsen af din rapport vil du modtage et referencenummer som bekræftelse på, at du har indgivet rapporten.
4. Herefter bedes du oprette din egen sikre postkasse. Du modtager en tilbagemelding fra os via denne postkasse samt svar på spørgsmål og informationer om status for din indberetning.

Hvis du allerede har en sikret postkasse, kan du få direkte adgang til den via knappen »Login«. Først skal du besvare en kontrolkode.

Så længe du ikke indtaster data, som kan bruges til at drage konklusioner om din person, kan BKMS^® System-teknologien beskytte din anonymitet.

Vi forsikrer dig om, at vi kun er interesserede i de hændelser, du indgiver en rapport om. Fejl skal afsløres, og økonomisk tab skal forebygges.

Hvordan kan jeg få tilbagemeldinger og være anonym på samme tid?

Det vigtigste princip for den anvendte BKMS^®-proces er beskyttelse af whistlebloweren. Systemets funktion til beskyttelse af anonymiteten er certificeret af en uafhængig instans.

Ved oprettelse af din sikre postkasse skal du vælge pseudonym/brugernavn og adgangskode. Disse loginoplysninger er kun synlige for dig. Hvis du mister dine loginoplysninger, skal du indgive en ny rapport og oprette en ny postkasse. Angiv referencenummeret på den første rapport, hvis det er muligt. Da dette vil være en ny postkasse, kan du ikke se indholdet af din tidligere rapport.

Din rapport holdes anonym ved hjælp af kryptering og andre særlige sikkerhedsrutiner. Hvis du ønsker at ingive din rapport anonymt, behøver du ikke angive personlige oplysninger. Giv ingen oplysninger, som kan spores tilbage til din person. Undlad at bruge teknisk udstyr som f.eks. en computer eller smartphone, som du har fået stillet til rådighed af din arbejdsgiver, til indgivelse af rapporten.

Via den sikre postkasse vil en undersøger give dig tilbagemelding om, hvad der sker med dine oplysninger eller stille spørgsmål, hvis nogle detaljer stadig skal afklares - du er stadig anonym under denne dialog. Vi er interesserede i rapporter for at undgå skader, ikke i dig som whistleblower.