Gegevensprivacybeleid
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel serieus en houden ons aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening voor gegevensbescherming (AVG) en de geldende nationale voorschriften voor gegevensprivacy. Lees deze gegevensprivacy-informatie zorgvuldig na vóór u een melding afgeeft.
Doel van het klokkenluiderssysteem en juridische grondslag
Het klokkenluiderssysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende overtredingen van de nalevingsregels van Yokohama Europe GmbH. De verwerking van persoonsgegevens in het BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf om wangedrag te detecteren en te voorkomen en zodoende schade aan Yokohama Europe GmbH, zijn werknemers en klanten te voorkomen. De wettelijke grondslag voor de verwerking van gegevens is artikel 6 lid 1 punt f van de AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke
De partij die verantwoordelijk is voor gegevensprivacy in het klokkenluiderssysteem, is:
- Yokohama Europe GmbH, Monschauerstr. 12, 40549 Düsseldorf.
Het klokkenluiderssysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Duitsland, namens Yokohama Europe GmbH.
Persoons- en andere gegevens die in het klokkenluiderssysteem worden ingevoerd, worden opgeslagen in een gegevensbank die door EQS Group AG wordt beheerd en die in een hoogbeveiligd gegevenscentrum wordt gehost. Alleen Yokohama Europe GmbH heeft toegang tot de gegevens. EQS Group AG en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordgebaseerde beveiliging, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine groep van specifiek daartoe bevoegde personen bij Yokohama Europe GmbH.
Yokohama Europe GmbH heeft een verantwoordelijke voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over gegevensbescherming en privacy kunnen worden gemaild naar: datenschutz.solingen@bechtle.com.
Type verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding via het klokkenluiderssysteem afgeeft, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit bekend te maken,
- of u tewerk gesteld bent bij Yokohama Europe GmbH,
- de namen van de personen en andere persoonsgegevens van personen die u in uw melding vernoemt.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine groep specifiek daartoe bevoegde en opgeleide werknemers van de afdeling Compliance van Yokohama Europe GmbH en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de afdeling Compliance van Yokohama Europe GmbH evalueren de kwestie en voeren verder onderzoek uit dat vereist is door de specifieke kwestie.
Tijdens het behandelen van een melding of het uitvoeren van een specifiek onderzoek, kan het nodig zijn om gegevens te delen met andere werknemers van Yokohama Europe GmbH of met werknemers van andere bedrijven van de groep, bv. als de meldingen verwijzen naar een voorval in een dochteronderneming. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte met een andere wet- en regelgeving wat betreft de privacy van persoonsgegevens. Wanneer we meldingen met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensprivacy worden gevolgd.
Alle personen die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Informatie over de beschuldigde
In principe zijn we wettelijk verplicht om de beschuldigde persoon ervan op de hoogte te stellen dat we een melding over hem of haar hebben ontvangen, tenzij dit het verdere onderzoek in gevaar brengt. Wanneer we dit doen, zal uw identiteit als klokkenluider niet bekend worden gemaakt, voor zover wettelijk toegestaan.
Rechten van de betrokkenen
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en de personen die in de melding zijn genoemd recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van de persoonsgegevens en het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van de hen betreffende persoonsgegevens. Als u dit recht op bezwaar uitoefent, dan zullen we onmiddellijk onderzoeken in welke mate de opgeslagen gegevens nog nodig zijn voor de behandeling van de melding. Gegevens die niet meer benodigd zijn, zullen onmiddellijk worden verwijderd. Bovendien hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de zaak op te helderen en een evaluatie van de melding op te stellen, of zolang een gerechtvaardigd belang van het bedrijf bestaat, of zolang dit wettelijk verplicht is. Nadat de melding volledig is behandeld, worden deze gegevens volgens de wettelijke voorschriften verwijderd.
Gebruik van het klokkenluiderssysteem
De communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem wordt uw IP-adres niet opgeslagen. Om de verbinding te behouden tussen uw computer en het BKMS® System, wordt een cookie opgeslagen op uw computer die enkel de sessie-ID bevat (een zogenaamde null-cookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
U kunt in het klokkenluiderssysteem een postbus aanmaken die met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd is. Op die manier kunt u meldingen naar de bevoegde werknemer van Yokohama Europe GmbH zenden in uw eigen naam of op anonieme, veilige manier. Het systeem slaat de gegevens alleen binnen het klokkenluiderssysteem op, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlages
Wanneer u een melding of aanvullende informatie voor een melding afgeeft, kunt u ook bijlagen verzenden naar de bevoegde werknemer van Yokohama Europe GmbH. Houd rekening met het volgende advies over de beveiliging van gegevens als u een anonieme melding wilt afgeven: Bestanden kunnen verborgen persoonsgegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder deze gegevens voordat u het bestand verzendt. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Versie: 13/11/2020
