Política de privacidade de dados
Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD), bem como os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. Leia atentamente estas informações sobre privacidade de dados antes de enviar uma mensagem.
Finalidade do sistema de denúncia e base jurídica
O sistema de denúncia (BKMS® System) destina-se a receber, processar e gerir mensagens de forma segura e confidencial, relativamente a violações das regras de conformidade da Yokohama Europe GmbH. O processamento de dados pessoais no BKMS® System baseia-se no interesse legítimo da nossa empresa de detetar e prevenir condutas indevidas e, assim, evitar danos à Yokohama Europe GmbH e respetivos funcionários e clientes. A base jurídica para este processamento de dados é o artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD.
Autoridade responsável
A entidade responsável pela privacidade de dados no sistema de denúncia é
- Yokohama Europe GmbH, Monschauerstr. 12, 40549 Düsseldorf.
O sistema de denúncia é operado por uma empresa especializada, a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim na Alemanha, em nome da Yokohama Europe GmbH.
Os dados pessoais e a informação introduzidos no sistema de denúncia são armazenados numa base de dados operada pela EQS Group AG num centro de dados de alta segurança. Apenas a Yokohama Europe GmbH pode aceder aos dados. A EQS Group AG e outras partes terceiras não podem aceder aos dados. Isto é garantido no procedimento certificado por meio de extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados e codificados com vários níveis de proteção por palavra-passe, de forma que o acesso seja restrito a um número muito reduzido de pessoas expressamente autorizadas na Yokohama Europe GmbH.
A Yokohama Europe GmbH nomeou um Diretor de Proteção de Dados. As dúvidas relativas à proteção e privacidade dos dados podem ser enviadas para datenschutz.solingen@bechtle.com.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se enviar uma mensagem por meio do sistema de denúncia, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade,
- se está empregado na Yokohama Europe GmbH, e
- os nomes das pessoas e outros dados pessoais de pessoas citadas na sua mensagem.
Tratamento confidencial de mensagens
As mensagens que chegam são recebidas por um número muito restrito de funcionários especialmente treinados e autorizados pelo departamento de conformidade da Yokohama Europe GmbH e são sempre tratadas de forma confidencial. Os funcionários do Departamento de Compliance da Yokohama Europe GmbH avaliam o assunto e realizam qualquer investigação adicional requerida pelo caso específico.
Durante o processamento de uma mensagem ou a condução de uma investigação especial, pode ser necessário compartilhar mensagens com funcionários adicionais da Yokohama Europe GmbH ou funcionários de outras empresas do grupo, por exemplo, se as mensagens referem-se a incidentes em subsidiárias. Estas últimas podem ter sede em países fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu e estar sujeitas a diferentes regulamentações em matéria de privacidade dos dados pessoais. Garantimos sempre que os regulamentos de privacidade de dados aplicáveis são cumpridos quando partilhamos mensagens.
Todas as pessoas que podem aceder aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informação sobre a pessoa acusada
Por uma questão de princípio, somos obrigados por lei a informar a pessoa ou pessoas acusadas de que recebemos uma mensagem sobre elas, a menos que isso ameace investigações adicionais sobre a denúncia. Ao fazê-lo, a sua identidade como denunciante não será revelada na medida do legalmente possível.
Direitos dos titulares dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, você e as pessoas referidas na mensagem têm o direito de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento e oposição ao tratamento dos dados pessoais que lhes digam respeito. Se o direito de oposição for exercido, verificaremos imediatamente até que ponto os dados armazenados ainda são necessários para processar uma mensagem. Os dados que já não sejam necessários serão imediatamente eliminados. Além disso, tem o direito de apresentar uma reclamação a uma autoridade de controlo.
Período de conservação dos dados pessoais
Os dados pessoais são conservados apenas pelo tempo necessário para esclarecer a situação e avaliar a mensagem, se existir um interesse legítimo da empresa ou se tal for exigido por lei. Uma vez terminado o processamento da mensagem, estes dados são eliminados de acordo com os regulamentos em vigor.
Utilização do portal de mensagens
A mensagem entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão codificada (SSL). O seu endereço IP não será armazenado durante a utilização do sistema de denúncia. Para manter a conexão entre o seu computador e o BKMS® System, será armazenado no seu computador um cookie que conterá meramente o ID da sessão (um chamado "cookie nulo"). Este cookie é válido apenas até ao final da sua sessão e expira quando encerrar o browser.
É possível criar uma caixa de correio no sistema de denúncia que será protegida por um pseudónimo/nome de utilizador e uma palavra-passe escolhidos individualmente. Isso permite que envie mensagens para o funcionário responsável na Yokohama Eurpe GmbH, quer indicando o nome, quer de forma anónima e segura. Este sistema só armazena dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna seguro. Não é uma forma de comunicação regular por e-mail.
Nota sobre o envio de anexos
Quando envia uma mensagem ou informação adicional, pode enviar simultaneamente anexos para o funcionário responsável na Yokohama Europe GmbH. Se desejar enviar uma mensagem anónima, observe o seguinte aviso de segurança: os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Remova estes dados antes de os enviar. Se não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza de como o fazer, copie o texto do anexo para o conteúdo da mensagem ou envie anonimamente o documento impresso para o endereço que consta do rodapé, indicando o número de referência recebido no final do processo de mensagem.
Versão: 13/11/2020
