隐私政策
我们非常重视数据保护和保密,并严格遵守欧盟《通用数据保护条例》(GDPR)以及适用的国家数据保护条例的规定。发送报告前,请认真阅读此数据保护法相关信息。
举报系统的目的和法律基础
举报系统(BKMS® System)用于安全保密地接收、处理和管理关于违反 emz-Hanauer 合规规则的报告。在 BKMS® System 框架内处理个人数据以本企业的合法权益为基础,旨在揭露和防止滥用行为,从而避免对 emz-Hanauer GmbH & Co KGaA Group 及其利益相关方、员工和客户造成伤害或损失。我们处理个人数据的法律依据是《通用数据保护条例》第 6(1)(f) 条。
控制方
举报系统中负责数据保护的控制方为
- emz-Hanauer GmbH & Co KGaA 及
- 其作为相互自主承担责任的各方的子公司
(以下简称“emz”)。举报系统由专业企业——EQS Group AG(Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin,Germany)代表 emz 进行运维。
输入举报系统的个人数据和信息存储在由 EQS Group AG 运营的一个高度安全的数据中心的数据库中。只有 emz 员工可以看到这些数据。EQS Group AG 与其他第三方无法访问数据。通过全方位技术和组织措施,我们在认证程序中对此予以确保。
所有数据均根据许可系统通过多层密码保护获得加密储存,以使只有 emz 获得明确授权的一小部分人员有权进行访问。
emz 已经任命了一名数据保护专员。有关 emz 数据保护的问题可以发送至 datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com。
所收集个人数据的类型
举报系统的使用采取自愿原则。在使用举报系统发送检举报告时,我们将收集如下个人数据和信息:
- 您的姓名(如果您选择公开自己的身份)
- 您是否为 emz 员工
- 您在报告中所指明的其他人员的姓名和其他个人数据(如适用)。
保密处理报告
所收到的报告由 emz 合规组织和单位中明确获得授权并经过专门培训的员工接收,而且始终获得保密处理。emz 合规组织和单位的员工对事件进行评估,并针对特定情况采取所需的进一步调查。
处理报告或开展具体调查时,可能须与 emz 其他员工或集团其他企业的员工共享报告(例如当报告涉及在子公司发生的事件时)。这些子公司可能位于欧盟或欧洲经济区之外的国家和地区,它们拥有不同的个人数据保护法规。我们始终确保共享报告时遵守适用的数据保护法规。
所有拥有数据访问权限的人员均有保密义务。
政府机构获取信息
如有必要,emz 可能有法律义务向政府机关(例如调查机关或法院)提供有关违规行为的信息。如果我们有义务提供此类信息,或面临没收,则无法隐瞒您所发送的信息。在某些情况下,emz 没有义务与上述政府机构共享个人数据,但有权自愿提供。如果您不同意自愿披露数据,尤其是您的姓名,请在报告中说明这一点。但您的报告可能无法获得完整处理。
有关被举报方的信息
当信息披露不会再危及调查的情况下,我们在法律上有义务向被告方告知针对其所接收的任何报告的存在。您作为举报人的身份将不会被透露,除非我们有法律义务这样做。
数据主体的权利
根据欧洲数据保护法,您以及报告中所指明的人员有权访问、更正、删除、限制处理并拒绝处理个人数据。如果行使个人数据处理拒绝权,会立即对报告审核所需存储数据的必要性进行评估。不再需要的数据将被立即删除。欲行使您的权利,请联系:datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com
您也有权向主管监督机构提出投诉(Data Protection Authority of Bavaria, BayLDA, Promenade 27, 91522 Ansbach, Germany,电话:+49 (0) 981 / 53 1228, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de)。
个人数据的保留期
个人数据将被保留,直到澄清情况并完成最终评估为止,或企业方面存在合法利益或法律要求保留。在报告处理结束后,数据将按照法定要求被删除。
举报系统的使用
您计算机和举报系统之间的通信通过加密连接(SSL)进行。您的 IP 地址不会在使用举报系统时被存储。为了维持您计算机和 BKMS® System之间的连接,将在您的电脑上储存一个只包含有会话 ID 的 Cookie(会话 Cookie)。此 Cookie 有效期直至您的会话结束,并在您关闭浏览器时到期。
您可以在举报系统中设置保密信箱,并以自行选择的化名/用户名和密码进行保密。这使您可以通过实名或匿名的方式向 emz 负责员工发送检举报告。此系统仅在举报系统中保存数据,这使得其尤为安全。安全邮箱并非普通的电子邮件通信形式。
附件发送注意事项
当提交报告或补充资料时,您可以同时向 emz 负责员工发送附件。如果您希望发送匿名报告,请注意以下安全提示:文件可能包含隐藏的个人数据,这将会损害您的匿名性。请在文件发送前删除所有此类信息。如果无法删除此等数据或不确定如何操作,则可将附件内容复制到检举报告文本框内,或以匿名方式将文档打印件发送至脚注中列出的报告收件人处,同时注明报告流程结束时获取的参考编号。
版本:2022 年 1 月 1 日