Política de privacidad
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre la ley de protección de datos.
Propósito del sistema de denuncias y base legal
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes relativos a las infracciones de las reglas de cumplimiento de emz Hanauer. El tratamiento de los datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar así los daños y pérdidas de emz Hanauer GmbH & Co. KGaA Group, sus accionistas, sus empleados y sus clientes. La base legal del tratamiento de los datos personales es el artículo 6, párrafo 1f del RGPD.
Responsable del tratamiento
El controlador responsable de la protección de datos en el sistema de denuncias es
- emz Hanauer GmbH & Co. KGaA,
- incluidas sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en lo sucesivo: «emz»). El sistema de denuncias es administrado por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de emz.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solo los empleados de emz pueden ver los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de exhaustivas medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña según un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas de emz expresamente autorizadas.
emz ha designado a un responsable de protección de datos. Las consultas relacionadas con la protección de datos en emz pueden enviarse a datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Cuando usted envía un mensaje desde el sistema de denuncia de irregularidades, recopilamos los siguientes datos e información personal:
- Su nombre, en caso de que haya decidido revelar su identidad.
- Si es usted empleado de emz
- Si fuera procedente, los nombres y otros datos personales de los individuos que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica de la organización de cumplimiento normativo de emz, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento de emz evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de emz o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas filiales pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes en relación con la protección de datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Acceso a la información por parte de las agencias gubernamentales
Cuando sea necesario, emz puede estar obligada por ley a proporcionar información acerca de infracciones de cumplimiento a determinadas agencias gubernamentales (p.ej., las autoridades policiales o los tribunales). Si estuviéramos obligados a proporcionar dicha información, así como si se procede a su incautación, no podremos ocultar los datos que nos facilite. En algunos casos, emz no está obligada a compartir los datos personales con las agencias gubernamentales, pero tiene derecho a hacerlo voluntariamente. Si no está de acuerdo con la difusión voluntaria de sus datos, en particular su nombre, le rogamos lo especifique en su mensaje. En ese caso, puede que no sea posible procesar su mensaje por completo.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como alertador no se revelará, salvo que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea en materia de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el mensaje tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Para hacer valer sus derechos, póngase en contacto con: datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com
Usted tiene también el derecho de presentar una reclamación ante la autoridad de control (Data Protection Authority of Bavaria, BayLDA, Promenade 27, 91522 Ansbach, Alemania, Tel.: +49 (0) 981 / 53 1228, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de).
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se eliminarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del sistema de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (cookie de sesión). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
El sistema de denuncias le ofrece la posibilidad de configurar un buzón protegido mediante un nombre de usuario/seudónimo y una contraseña elegidos libremente. Esto le permite enviar de forma segura mensajes al empleado responsable de emz, ya sea indicando su nombre o de forma anónima. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncia, por lo que es especialmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de emz. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que comprometan su anonimato. Borre esos datos antes de enviar un archivo. Si no es capaz de eliminarlos o tiene dudas sobre cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: 01/01/2022