Politica de confidențialitate
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general UE privind protecția datelor (RGPD), precum și reglementările naționale actuale privind protecția datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție informațiile despre legislația privind protecția datelor înainte de a expedia un mesaj.
Scopul sistemului de sesizări și baza legală
Sistemul de sesizări (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate din cadrul emz Hanauer într-un mod securizat și confidențial. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul BKMS® System se bazează pe interesul legitim al întreprinderii noastre de a identifica și preveni abuzurile și, prin urmare, de a evita daunele sau pierderile cauzate Grupului emz Hanauer GmbH & Co. KGaA, părților interesate, angajaților și clienților. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD.
Operatorul
Operatorul responsabil pentru protecția datelor în sistemul de sesizări sunt
- emz Hanauer GmbH & Co. KGaA și
- filialele sale
în calitate de părți cu răspundere autonomă reciprocă (denumite în continuare și: „emz”). Sistemul de sesizări este operat de către o întreprindere specializată, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele emz.
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de sesizări sunt păstrate într-o bază de date operată de către EQS Group AG, într-un centru de date de înaltă securitate. Numai angajații emz pot vedea datele. Nici EQS Group AG și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este asigurat în cadrul procedurii certificate prin intermediul unor măsuri tehnice și organizatorice extinse.
Toate datele sunt stocate criptat, cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri, pe baza unui sistem de permisiuni, astfel încât accesul este restricționat la un grup foarte limitat de persoane autorizate în mod expres la emz.
emz a desemnat o persoană responsabilă cu protecția datelor. Solicitările privind protecția datelor la emz pot fi trimise la adresa datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com.
Tipul de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de sesizări este voluntară. Colectăm următoarele date și informații cu caracter personal când ne expediați un mesaj utilizând sistemul de sesizări:
- numele dumneavoastră, dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea
- dacă sunteți angajat al emz
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le menționați în mesajul dumneavoastră, dacă este cazul.
Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate a emz și sunt gestionate întotdeauna confidențial. Angajații organizației de conformitate a emz evaluează problema și efectuează orice altă investigație necesară în funcție de specificul cazului.
În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai emz sau angajați ai altor întreprinderi din cadrul grupului, de exemplu, dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale. Aceste filiale se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, cu regulamente diferite în privința protecției datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea regulamentelor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Accesul agențiilor guvernamentale
Acolo unde acest lucru este necesar, emz poate fi obligată legal să furnizeze agențiilor guvernamentale informații cu privire la încălcări ale conformității (de exemplu autorităților de investigare sau instanțelor). În cazul oricărei astfel de obligații, precum și în caz de confiscare, nu vom putea tăinui informațiile pe care le-ați transmis. În unele cazuri, este posibil ca emz să nu fie obligată să comunice date cu caracter personal agențiilor guvernamentale mai sus menționate, dar are dreptul legal de a face acest lucru în mod voluntar. Dacă nu sunteți de acord cu dezvăluirea voluntară a datelor, în special a numelui dumneavoastră, vă rugăm să specificați acest lucru în mesaj. În acest caz, este posibil ca mesajul dumneavoastră să nu poată fi procesat integral.
Informații despre acuzat
Suntem obligați prin lege să informăm părțile acuzate cu privire la orice mesaj primit împotriva lor, imediat ce divulgarea acestor informații nu mai pune în pericol investigația. Identitatea dumneavoastră ca informator nu va fi divulgată decât dacă avem obligativitatea legală de a face acest lucru.
Drepturile persoanelor vizate
Conform legislației europene privind protecția datelor, dumneavoastră și persoanele menționate în mesaj aveți drept de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal. Dacă este invocat dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal, necesitatea datelor păstrate pentru examinarea unui mesaj va fi evaluată imediat. Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse imediat. Pentru a vă exercita drepturile contactați: datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com
Aveți de asemenea dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (Autoritatea de Protecție a datelor din Bavaria, BayLDA, Promenade 27, 91522 Ansbach, Germania, tel.: +49 (0) 981 / 53 1228, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de).
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări finale sau atât timp cât există un interes legitim din partea întreprinderii sau dacă păstrarea datelor este solicitată prin lege. După încheierea procesării mesajului, datele vor fi șterse în conformitate cu cerințele legale.
Folosirea sistemului de sesizări
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și sistemul de sesizări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dumneavoastră IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (sesiune de module cookie). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dumneavoastră și expiră atunci când închideți browserul.
Puteți crea o căsuță poștală protejată în cadrul sistemului de sesizări, creând un pseudonim/nume de utilizator și o parolă personalizate. Aceasta vă permite să transmiteți în mod securizat mesaje către angajatul emz responsabil cu conformitatea, fie folosindu-vă numele, fie anonim. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de sesizări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare obișnuită prin e-mail.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului emz responsabil. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, vă rugăm să rețineți următoarele informații de siguranță: Fișierele pot conține informații ascunse cu caracter personal care ar putea afecta anonimatul dumneavoastră. Înainte de a trimite un fișier, vă rugăm să eliminați toate aceste tipuri de informații. Dacă nu puteți elimina astfel de date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dumneavoastră în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în nota de subsol, menționând numărul de referință primit la terminarea procesului de trimitere a mesajului.
Versiune: 01.01.2022