Politica sulla privacy
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (RGPD) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla legge in materia di protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di emz-Hanauer. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e, dunque, a evitare danni o perdite al Gruppo emz-Hanauer GmbH & Co KGaA, ai suoi stakeholder, dipendenti e clienti. La base giuridica del trattamento dei dati personali è l'articolo 6(1)(f) del RGPD.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
- emz-Hanauer GmbH & Co KGaA e
- le sue società controllate
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: "emz"). Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di emz.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di whistleblowing sono conservati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo i dipendenti di emz possono vedere i dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso accurate misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono crittografati e salvati con vari livelli di protezione tramite password secondo un sistema di permessi, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate da emz.
emz ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali richieste di informazioni sulla protezione dei dati presso emz possono essere inviate a datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing è volontario. Raccogliamo i seguenti dati personali e le informazioni quando inviate una segnalazione usando il sistema di whistleblowing:
- Nome, se scegliete di rivelare la vostra identità
- Se siete dipendenti di emz
- Nomi e altri dati personali di persone che indicate nella vostra segnalazione, se pertinenti.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni sono ricevute da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati appartenenti all'organizzazione di compliance di emz e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti dell'organizzazione di compliance di emz valutano la questione e procedono alle eventuali indagini necessarie per il caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di emz o con dipendenti di altre aziende del Gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti occorsi nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone con accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Accesso da parte di enti governativi
Ove necessario, emz potrebbe essere legalmente obbligata a condividere informazioni relative a violazioni della compliance con enti governativi (ad es. autorità investigative o tribunali). Se si verifica tale obbligo, così come nel caso di confische, non saremo nella posizione di rifiutarci di divulgare le informazioni che ci avete fornito. In alcuni casi, emz potrebbe non avere l'obbligo di condividere i dati personali con gli enti governativi summenzionati, ma ha il diritto legale di farlo su base volontaria. Se non accettate la divulgazione volontaria dei dati, in particolare del vostro nome, specificatelo nella segnalazione. In questo modo, potrebbe non essere possibile elaborare completamente la segnalazione.
Informazioni sulla persona accusata
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La vostra identità di whistleblower non sarà da noi divulgata a meno che non siamo legalmente obbligati a farlo.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento dei vostri dati personali e opporvi a esso. Se ci si avvale del diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, verrà valutato immediatamente se i dati memorizzati sono necessari per l'esame di una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Per esercitare i vostri diritti, contattate: datenschutzbeauftragter@emz-hanauer.com
Avete anche il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità di controllo (autorità per la protezione dei dati della Baviera, BayLDA, Promenade 27, 91522 Ansbach, Germania, tel.: +49 (0) 981/53 1228, poststelle@lda.bayern.de, www.lda.bayern.de).
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione finale o finché sussiste un interesse legittimo da parte dell'azienda o se la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa la gestione della segnalazione, i dati verranno cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e BKMS® System, viene memorizzato sul vostro computer un cookie che contiene solo l'ID di sessione (cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
È possibile creare nel sistema di whistleblowing una casella di posta protetta con uno pseudonimo/un nome utente e una password scelti personalmente. Questo vi permette di inviare in sicurezza le segnalazioni al dipendente responsabile di emz, in forma nominativa o anonima. I dati vengono archiviati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che è altamente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Insieme a una segnalazione o a un'informazione supplementare potete inviare anche allegati al dipendente responsabile presso emz. Se volete inviare una segnalazione anonima, vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file elettronici possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vostro anonimato. Rimuovete tali informazioni prima di inviare un file. Se non siete in grado di eliminare questi dati o se non sapete come farlo, copiate il testo del vostro allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 01/01/2022