Zásady ochrany osobných údajov
Ochranu osobných údajov a zachovávanie mlčanlivosti berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (EÚ GDPR), ako aj príslušné národné nariadenia o ochrane osobných údajov. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel systému podávania hlásení a právny základ
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na účely bezpečného a dôverného prijímania, spracovávania a riadenia hlásení o porušovaní pravidiel skupiny Groupe FSD. Spracovanie osobných údajov v BKMS® System je založené na oprávnených záujmoch našej spoločnosti odhaľovať nesprávne konanie a predchádzať mu a zabrániť tak poškodeniu skupiny Groupe FSD, jej zamestnancov a zákazníkov. Ako právny základ pre toto spracovanie osobných údajov slúži článok 6 (1) (f) EÚ GDPR.
Zodpovedný orgán
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov prostredníctvom systému podávania hlásení je
- FINANCIERE SNOP - DUNOIS S.A. a
- jej dcérske spoločnosti
ako strany so vzájomne nezávislou zodpovednosťou (ďalej len: „Groupe FSD“). Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group AG (ďalej len: EQS Group), Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, v mene Groupe FSD.
Osobné údaje a informácie zadané do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group, v dátovom centre s vysokým stupňom zabezpečenia. K údajom má prístup len oddelenie Compliance skupiny Groupe FSD. EQS Group a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom, prostredníctvom rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sa ukladajú zašifrované a sú chránené niekoľkými úrovňami hesiel, čo znamená, že prístup má len veľmi malý počet výslovne oprávnených osôb v Groupe FSD.
Skupina Groupe FSD menovala pracovníka na ochranu osobných údajov. Otázky o ochrane osobných údajov môžete zaslať na adresu personaldata@snop.eu.
Typ zhromažďovaných osobných údajov
Použitie systému podávania hlásení je založené na úplnej dobrovoľnosti. Ak podáte hlásenie pomocou systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak sa rozhodnete odhaliť svoju totožnosť,
- či ste zamestnancom Groupe FSD,
- mená a ďalšie osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo Vašom hlásení.
Zachovanie dôverného charakteru hlásení
Prichádzajúce hlásenia prijíma malá skupina oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov oddelenia Compliance skupiny Groupe FSD a s údajmi sa vždy zaobchádza dôverne. Zamestnanci oddelenia Compliance skupiny Groupe FSD záležitosť vyhodnotia a podľa konkrétneho incidentu vykonajú prípadne ďalšie vyšetrovanie.
Pri spracovaní hlásenia alebo počas špeciálneho vyšetrovania sa s hláseniami možno budú musieť oboznámiť aj ďalší zamestnanci Groupe FSD alebo zamestnanci iných spoločností v skupine, napríklad ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach. Tie môžu mať sídlo v krajinách mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru s inými predpismi o ochrane osobných údajov. Pri oboznamovaní iných osôb s hlásením vždy dbáme na dodržiavanie príslušných platných predpisov o ochrane osobných údajov.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovať ich dôverný charakter.
Informácie o obvinenej osobe
Základnou zásadou je, že zo zákona máme povinnosť informovať obvinenú osobu, že sme prijali hlásenie, ktoré sa jej priamo dotýka, pokiaľ tým nebude ohrozené ďalšie vyšetrovanie hlásenia. Pokiaľ to je právne možné, Vaša totožnosť podávateľa hlásenia nebude prezradená.
Práva dotknutých osôb
V súlade s európskym zákonom o ochrane osobných údajov máte Vy a osoba uvedená v hlásení právo na prešetrenie, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú. Pri uplatnení práva na námietku okamžite skontrolujeme, v akom rozsahu sú uložené údaje ešte potrebné pre spracovanie hlásenia. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, budú okamžite vymazané. Okrem toho máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Čas uchovania osobných údajov
Osobné údaje sú uchované tak dlho, ako je potrebné na objasnenie situácie a na vyhodnotenie hlásenia alebo ako dlho existuje legitímny záujem spoločnosti, alebo ako to vyžaduje zákon. Keď sa spracovanie hlásenia uzavrie, tieto údaje sa vymažú v súlade so zákonnými požiadavkami.
Používanie portálu na podávanie hlásení
Komunikácia medzi Vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). Vaša adresa IP sa pri používaní systému podávania hlásení neuloží. S cieľom udržania spojenia medzi Vaším počítačom a BKMS® System sa vo Vašom počítači uloží súbor cookie, ktorý obsahuje len ID tejto relácie (takzvané cookie relácie). Tento súbor cookie je platný len do ukončenia Vašej relácie a po zatvorení prehliadača jeho platnosť vyprší.
V systéme podávania hlásení je možné zriadiť poštovú schránku, ktorá je zabezpečená individuálne zvoleným pseudonymom/používateľským menom a heslom. To Vám umožňuje odoslať hlásenia zodpovednému členovi oddelenia Compliance v Groupe FSD buď s menom, alebo anonyme bezpečným spôsobom. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nie je to forma bežnej e-mailovej komunikácie.
Poznámka k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo dodatočnej informácie môžete poslať zodpovednému zamestnancovi oddelenia Compliance v Groupe FSD prílohy. Ak si prajete podať anonymné hlásenie, vezmite na vedomie toto bezpečnostné upozornenie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu odhaliť Vašu anonymitu. Tieto údaje pred odoslaním odstráňte. Ak tieto údaje nedokážete odstrániť alebo neviete, ako to urobiť, text svojej prílohy prekopírujte do textu hlásenia alebo vytlačený dokument odošlite anonymne na adresu uvedenú v päte stránky a uveďte referenčné číslo prijaté po skončení procesu podávania hlásenia.
Verzia: November 2021
