Información sobre la protección de datos
Esta información de protección de datos describe cómo trata BAUHAUS los datos personales en el marco del funcionamiento del sistema de denuncias, así como el tratamiento de los mensajes, y establece los derechos de protección de datos que le asisten a usted y cómo puede ponerse en contacto con nosotros a este respecto o para formular preguntas sobre protección de datos.
I. Responsable y delegado de protección de datos
Qué empresa de BAUHAUS será responsable del tratamiento de los datos según el art. 4 (7) del RGPD dependerá de la empresa que haya sido seleccionada por el alertador. La empresa seleccionada por el alertador será la destinataria del mensaje y también la responsable de los datos.
En adelante, se denomina a esta empresa «nosotros» o «BAUHAUS» desde la perspectiva del responsable del tratamiento de los datos.
El sistema de denuncias lo administra a nivel técnico una empresa especializada, EQS Group AG (Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania), en nombre de BAUHAUS, pero este proveedor de servicios no dispone de acceso no encriptado a los datos almacenados en el sistema de denuncias. El sistema reenvía automáticamente el mensaje al Departamento de Cumplimiento competente de la empresa de BAUHAUS correspondiente.
Para consultas específicas relacionadas con Alemania, puede ponerse directamente en contacto con el responsable de protección de datos, enviando un correo electrónico a la dirección datenschutzbeauftragter@bauhaus.info. Los asuntos y el contenido compartidos por este canal se tratan de manera confidencial. Para preguntas generales sobre la protección de datos y para ejercer sus derechos como interesado, póngase en contacto con la oficina interna de protección de datos en BAUHAUS, enviando información detallada sobre su consulta a la dirección datenschutz@bauhaus.info.
II. Cookies
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada mediante SSL. La dirección IP no se almacenará durante el uso del sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el sistema, se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión. Esta cookie solo tendrá validez hasta que usted finalice la sesión y se borrará cuando cierre el navegador. Esta cookie es necesaria para el uso del formulario de mensajes en línea, motivo por el cual la creamos automáticamente.
III. Tratamiento de los datos y finalidad
El tratamiento de datos que se llevará a cabo dependerá en gran medida de la información que BAUHAUS reciba en los mensajes. El tratamiento de datos que se realiza con ayuda del sistema de denuncias sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre (presuntas) violaciones de la ley o sobre violaciones graves de las normas de cumplimiento. Los datos personales y la información adicional que nos facilite a través del sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Los datos solamente los podrá ver la oficina interna de denuncias de la empresa seleccionada por el alertador. Esto se garantiza en la solución certificada a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Los datos que trataremos con ayuda del sistema de denuncias dependerán en gran medida de los mensajes que recibamos en cada caso concreto. Los alertadores deben indicar siempre el país al que se envía el mensaje y qué tipo de presunta violación se está denunciando (p. ej., corrupción). En el formulario de envío del mensaje, a los alertadores se les pide también que describan la presunta violación y que proporcionen información que pueda ser útil para la investigación. Si el alertador nos lo comunica en el caso particular, también recogeremos su nombre y detalles de contacto adicionales, los nombres de las personas mencionadas en los mensajes e información sobre su participación en una presunta violación, así como la afiliación a una empresa de BAUHAUS. También recogeremos un número de referencia asociado a cada mensaje que se envíe. Si configura un buzón en el sistema de denuncias, procesaremos el seudónimo y la contraseña seleccionados (en forma de valor resumen), así como un identificador asociado al buzón.
Los datos personales que claramente no sean relevantes para el tratamiento de un mensaje concreto se eliminarán de inmediato. Asimismo, ocultaremos los datos personales, en la medida en que sea necesario, para proteger la identidad de los alertadores y para proteger a las personas nombradas en los mensajes (por ejemplo, antes de la transmisión interna para el tratamiento de un mensaje).
IV. Información a los acusados
Estamos obligados por ley, de conformidad con el art. 14 del RGPD, a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido sobre ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como alertador no será divulgada, a menos que estemos obligados legalmente a ello.
V. Tratamiento confidencial y reenvío de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de personas expresamente autorizadas, y son tratados siempre de manera confidencial. Tras la recepción de un mensaje, evaluaremos el mensaje y el asunto que describe, y realizaremos las investigaciones necesarias para cada caso concreto. Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con empleados de BAUHAUS, incluidos los empleados de empresas filiales, despachos de abogados, empresas de consultoría o, en casos especiales, autoridades de la justicia penal. Si es necesario para procesar un mensaje o para investigar el caso, solicitaremos la traducción de los textos. Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas legal o contractualmente a mantener la confidencialidad.
VI. Información sobre la posibilidad de enviar mensajes anónimos
Si desea proteger su anonimato al enviar un mensaje, el sistema de denuncias le protegerá a nivel técnico. Le rogamos que se asegure de que la información que introduzca en el formulario de denuncia y los documentos que adjunte no contengan ninguna referencia a su identidad. Si usa la función de buzón, la información relacionada con usted generalmente dejará de ser anónima y pasará a ser seudónima.
VII. Información sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional asociada a un mensaje previo, tendrá la posibilidad cargar anexos en el sistema. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la advertencia de seguridad.
VIII. Información sobre la opción de configurar un buzón
Después de enviar un mensaje, tendrá la opción de configurar un buzón electrónico dentro del sistema de denuncias, que está protegido con un seudónimo y una contraseña elegidos individualmente. La contraseña se guarda como un valor resumen; el buzón está encriptado y cuenta con un identificador asociado. Si se pierde la información de inicio de sesión, no habrá forma de restablecerla. Los alertadores pueden utilizar el buzón para consultar información sobre el estado de tramitación, proporcionar información adicional, cargar archivos y leer o imprimir mensajes. Si no desea facilitarnos su nombre, por favor, asegúrese de que su seudónimo y la información que comparta con nosotros no permita deducir su identidad, y de no compartir con nosotros su nombre en el transcurso del proceso de comunicación.
IX. Base legal
Basamos el tratamiento de los datos personales descritos en esta información sobre protección de datos, en nuestro legítimo interés en descubrir y prevenir las malas prácticas y en evitar así daños materiales, no materiales y riesgos de responsabilidad para BAUHAUS (según el art. 6 (1)(f) del RGPD y, en caso de tratarse de una empresa alemana de BAUHAUS, sobre la base de las secciones 30 y 130 del Código Alemán de Delitos Administrativos (OWiG)). Si para dicho fin se requiere el tratamiento de categorías especiales de datos personales, llevaremos a cabo el tratamiento de ese tipo de datos, además, sobre la base del art. 9 (2)(f) del RGPD. Si un mensaje recibido se refiere a un empleado de BAUHAUS, el tratamiento servirá también para prevenir actos delictivos u otras infracciones legales asociadas a la relación laboral y, en Alemania, además, sobre la base de la sección 26 (1)(2) de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG).
En el transcurso de la investigación de una presunta infracción y de su posterior resolución, BAUHAUS tratará los datos en casos individuales para ejercer y defender nuestros intereses, derechos y reclamaciones sobre la base de nuestro interés legítimo en el ejercicio y la defensa de nuestros intereses, derechos y reclamaciones de conformidad con el art. 6 (1)(f) del RGPD. Si se requiere el tratamiento de categorías especiales de datos personales para la reivindicación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales, llevaremos a cabo el tratamiento de ese tipo de datos, además, sobre la base del art. 9 (2)(f) del RGPD.
También trataremos datos personales a través del sistema de denuncias sobre la base de las obligaciones legales, art. 6 (1)(c) del RGPD (en relación con la Directiva 2019/1937 de la UE y con las correspondientes transposiciones nacionales (futuras)). Por ejemplo, estamos obligados a eliminar los datos si ya no disponemos de una base legal para su conservación.
Si usted, en su calidad de alertador, se encuentra fuera de la UE o del EEE en el momento de enviar el mensaje, será inevitable que se transmitan datos durante el proceso de envío de su mensaje. En ese caso, la transmisión de datos se llevará a cabo sobre la base del art. 49 (1)(d) del RGPD.
X. Fuentes externas
Por lo general, un alertador nos proporcionará información sobre personas sospechosas de haber cometido una infracción. En dichos casos, la fuente de los datos, según se define en el art. 14 (2)(f) del RGPD, es el alertador. También puede ser necesario recoger datos de la empresa de BAUHAUS en la que está empleada la persona sospechosa de haber cometido la infracción denunciada, o de otras empresas de BAUHAUS. Si es relevante y necesario en el caso particular, también utilizaremos datos de acceso público.
XI. Periodo de conservación
No es posible determinar de manera general el periodo de conservación de los datos, ya que es necesario evaluar el caso concreto para establecer dicho periodo de conservación. Los datos personales se conservarán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente del mensaje en el caso concreto o mientras exista un interés legítimo superior por parte de BAUHAUS o mientras su conservación sea obligatoria por ley. Los datos personales que claramente no sean relevantes para el tratamiento de un mensaje concreto se eliminarán de inmediato. Asimismo, ocultaremos los datos personales para proteger la identidad de los alertadores y para proteger a las personas nombradas en los mensajes (por ejemplo, antes de la transmisión interna para el tratamiento de un mensaje, en la medida en que dichos datos no sean necesarios para el tratamiento).
XII. Derechos de la persona interesada
Como persona interesada, usted tiene los siguientes derechos de protección de datos, supeditados al cumplimiento de los requisitos aplicables correspondientes:
- Derecho de acceso (art. 15 del RGPD)
- Derecho de rectificación (art. 16 del RGPD)
- Derecho de supresión (art. 17 del RGPD)
- Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 del RGPD)
- Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 del RGPD)
- Derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora (art. 77 del RGPD)
También tiene el derecho de oposición (art. 21 del RGPD) en la medida en que llevemos a cabo el tratamiento de los datos sobre la base del art. 6 (1)(f) del RGPD. Tenga en cuenta que, en caso de que los datos se traten con fines distintos de la publicidad directa, se deben especificar los motivos que se deriven de su situación particular. Puede informarnos de su oposición enviando un correo electrónico a nuestro responsable de protección de datos en Alemania (datenschutzbeauftragter@bauhaus.info). El correo electrónico será reenviado a la oficina correspondiente.
Versión de diciembre de 2021
