Informacja o ochronie prywatności
Traktujemy ochronę danych i poufność poważnie i przestrzegamy warunków ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO UE), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Przed wysłaniem zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z niniejszymi informacjami o ochronie danych.
Cel i podstawa prawna systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) służy do bezpiecznego i poufnego odbierania oraz przetwarzania zgłoszeń dotyczących naruszeń polityki compliance firmy Deutsche Wohnen Group oraz do zarządzania tymi zgłoszeniami. Przetwarzanie danych osobowych w ramach BKMS® System odbywa się w oparciu o uzasadniony interes firmy, przejawiający się w dążeniu do wykrywania nadużyć i zapobiegania im, a tym samym do ochrony Deutsche Wohnen Group, jej pracowników, dostawców i klientów przed szkodami. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6, ust. 1, lit. f) RODO.
Administrator danych osobowych
Stronami odpowiedzialnymi za ochronę danych w systemie zgłoszeniowym są: Deutsche Wohnen SE, Mecklenburgische Strasse 57, 14197 Berlin; Vonovia SE, Universitätsstrasse 133, 44803 Bochum; odpowiednia spółka działająca operacyjnie; oraz odpowiednia spółka zależna (zwaną dalej również: „Deutsche Wohnen”). Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Niemcy, jako kontraktowy podmiot przetwarzający dane.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego przechowywane są w bazie danych obsługiwanej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Kontrolerzy mogą przeglądać dane. EQS Group AG ani inne osoby trzecie nie mają do nich dostępu. Zapewniają to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł w ramach systemu uprawnień, dzięki czemu dostęp do nich ma tylko niewielka grupa jednoznacznie upoważnionych osób z firmy/firm kontrolera. Informujemy, że w celu rozpatrzenia sprawy przekazane nam dane mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim, takim jak organy władzy publicznej, prawnicy i usługodawcy, o ile jest to dozwolone przez przepisy prawa. W tym zakresie obowiązuje nasza polityka ochrony danych w zakresie „Kontroli i środków compliance oraz audytu wewnętrznego”. Można ją znaleźć na stronie www.deutsche-wohnen.com/datenschutz.
Pytania dotyczące ochrony danych prosimy kierować do naszego zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych:
Dr Stefan Drewes
c/o Vonovia SE
Universitätsstrasse 133
44803 Bochum, Niemcy
E-mail: datenschutz@deuwo.com
Informujemy, że w przypadku skorzystania z tego adresu poczty elektronicznej, treść może być przeglądana przez osoby inne niż nasz inspektor ochrony danych. W przypadku potrzeby przekazania poufnych informacji prosimy o nawiązanie kontaktu za pośrednictwem tego adresu e-mail, bez podawania szczegółów sprawy. Można również skontaktować się z odpowiednią spółką odpowiedzialną w Grupie Deutsche Wohnen pocztą lub wysyłając e-mail na adres datenschutz@deuwo.com.
Rodzaje zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Kiedy zlecenie zostaje wysłane w systemie zgłoszeniowym, gromadzimy następujące dane osobowe i informacje:
- imię i nazwisko, w przypadku gdy zdecydujesz ujawnić swoją tożsamość,
- informacje o tym, czy sygnalista jest pracownikiem firmy Deutsche Wohnen SE lub jej spółki zależnej oraz
- imiona i nazwiska oraz inne dane osób wymienionych w zgłoszeniu, jeśli takie osoby wystąpiły.
Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Nadesłane zgłoszenia trafiają do wąskiej grupy wyraźnie uprawnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników będących członkami jednostki organizacyjnej ds. zgodności w firmie Deutsche Wohnen SE, i są zawsze traktowane poufnie. Pracownicy z jednostki organizacyjnej ds. compliance analizują dla Deutsche Wohnen SE sytuację i przeprowadzają dalsze postępowanie dotyczące konkretnego przypadku.
Podczas przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego postępowania może pojawić się konieczność udostępnienia zgłoszenia innym pracownikom Deutsche Wohnen SE lub pracownikom powiązanych firm, np. jeżeli zgłoszenie odnosi się do incydentów w spółkach zależnych. Spółki te mogą mieć siedziby poza terenem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego i mogą tam obowiązywać inne przepisy o ochronie danych osobowych. Zgłoszenie jest udostępniane po zagwarantowaniu przestrzegania przepisów o ochronie danych.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje o stronach obwinionych
Firma jest prawnie zobowiązana poinformować osoby obwinione o jakichkolwiek zgłoszeniach skierowanych przeciwko nim w chwili, gdy ujawnienie tych informacji nie wpłynie negatywnie na prowadzone dochodzenie. Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona, chyba że wymagają tego przepisy prawa. Prawo ochrony danych osobowych zasadniczo wymaga kompleksowego powiadomienia osoby obwinionej. Wyjątek od obowiązku powiadomienia obowiązuje, jeżeli informacje muszą być zachowane w poufności ze względu na nadrzędny interes stron trzecich. W razie wątpliwości najlepiej przekazać zgłoszenie anonimowo.
Prawa osób, których dane dotyczą
W oparciu o europejskie przepisy o ochronie danych sygnalista oraz wszystkie osoby wskazane w zgłoszeniu mają prawo dostępu do danych, ich poprawiania, usuwania, ograniczania przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Skorzystanie z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych spowoduje niezwłoczną ocenę konieczności przechowywania tych danych w celu analizy przesłanego zgłoszenia. Dane, które nie są już potrzebne, zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia końcowej oceny przypadku albo przez okres, w którym istnieje uzasadniony interes firmy – np. w odniesieniu do postępowań karnych – czy też wymaga tego prawo. Dwa miesiące po zakończeniu przetwarzania zgłoszenia dane zostaną usunięte zgodnie z wymogami przepisów prawa, chyba że będą potrzebne w następnych etapach procesu. W takim przypadku dane podlegają zasadom usuwania danych obowiązującym dla tych procesów. Jeżeli osoby, którym powierzono przetwarzanie zgłoszeń, stwierdzą, że zgłoszenie jest bezpodstawne, zgłoszenie zostanie niezwłocznie usunięte.
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem sygnalisty a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera nie jest zapisywany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji („cookie sesji”). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do zakończenia sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową, zabezpieczoną wybranym pseudonimem/ nazwą użytkownika i hasłem. Pozwala to wysyłać zgłoszenia do odpowiedzialnego pracownika w Deutsche Wohnen SE albo imiennie, albo w anonimowy, bezpieczny sposób. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma typowej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Do zgłoszenia albo uzupełnienia zgłoszenia wysyłanego odpowiedniemu pracownikowi Deutsche Wohnen SE można dołączyć załączniki. Jeśli chcesz wysłać zgłoszenie anonimowo, weź pod uwagę następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, co zagraża anonimowości. Przed wysłaniem pliku należy usunąć wszelkie informacje tego typu. Jeżeli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo problematyczne, należy skopiować tekst z załącznika do tekstu zgłoszenia albo anonimowo wysłać wydrukowany dokument na adres podany w stopce, oznaczając go numerem referencyjnym otrzymanym na końcu procedury zgłoszeniowej.
Wersja: Styczeń 2023