Уведомление о конфиденциальности
Мы серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (EU GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Предназначение и правовая база системы информирования
Система информирования (BKMS® System) служит для приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях правил комплаенс группы компаний Deutsche Wohnen Group защищенным и конфиденциальным способом. Обработка персональных данных в рамках системы BKMS® System основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении злоупотреблений и, тем самым, недопущении ущерба для группы компаний Deutsche Wohnen Group, ее сотрудников, поставщиков и арендаторов. Правовым основанием для обработки персональных данных является пункт «f» абзаца 1 статьи 6 GDPR.
Контролер
Стороны, ответственные за защиту данных в системе информирования: Deutsche Wohnen SE, Mecklenburgische Strasse 57, 14197 Berlin; Vonovia SE, Universitätsstrasse 133, 44803 Bochum; соответственно компания, ведущая операционную деятельность, и владеющая активами компания (далее по тексту также: «Deutsche Wohnen»). Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Германия, в качестве контрактного обработчика.
Персональные данные и информация, введенные в систему информирования, хранятся в базе данных, управляемой предприятием EQS Group AG в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Контролеры могут получить доступ к этим данным. EQS Group AG и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю в соответствии с системой разрешений, вследствие чего доступ предоставляется ограниченному кругу специально уполномоченных лиц в компании/ компаниях контролера. Просим учесть, что в целях расследования дела введенные вами данные могут быть переданы третьим лицам, таким как государственные органы, юристы и поставщики услуг, в той мере, в какой это разрешено законом. В связи с этим применяется наша политика защиты данных, представленная в документе «Проверки и меры по комплаенс и внутренний аудит». С ней можно ознакомиться по адресу www.deutsche-wohnen.com/datenschutz.
С вопросами о защите данных следует обращаться к нашему независимому сотруднику по защите данных:
Д-р Штефан Древес (Dr Stefan Drewes)
по адресу: Vonovia SE
Universitätsstrasse 133
44803, Bochum, Германия
Эл. почта: datenschutz@deuwo.com
Обратите внимание, что при использовании этого адреса электронной почты содержимое сообщения смогут увидеть лица, не являющиеся нашими сотрудниками по защите данных. Если вы хотите обменяться конфиденциальной информацией, просим вас вначале установить контакт через этот адрес электронной почты, не вдаваясь в детали, описывающие суть дела. У вас также имеется возможность связаться с соответствующей ответственной компанией в Deutsche Wohnen Group по обычной почте или отправив электронное письмо по адресу datenschutz@deuwo.com.
Какие персональные данные собираются
Пользование системой информирования является добровольным. Если вы отправляете сообщение, пользуясь системой информирования, мы собираем следующие персональные данные и информацию:
- ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность,
- являетесь ли вы сотрудником Deutsche Wohnen SE или дочерней компании и
- имена и прочие персональные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников подразделения Deutsche Wohnen SE по комплаенс и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Сотрудники, работающие в подразделении Deutsche Wohnen SE по комплаенс, оценивают суть сообщения и проводят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В процессе обработки сообщения или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками Deutsche Wohnen SE или сотрудниками других предприятий группы, например, если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Эти дочерние компании могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, которые могут иметь свои, отличающиеся положения о защите персональных данных. Предоставляя сообщения таким сотрудникам, мы всегда обеспечиваем соблюдение применимых правил защиты данных.
Все официальные лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
Информирование обвиняемого
По закону мы обязаны информировать обвиняемых о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону. Законодательство в сфере защиты данных принципиально требует исчерпывающего уведомления обвиняемого лица. Исключение из этого обязательства по уведомлению применяется в том случае, если рассматриваемая информация должна оставаться конфиденциальной из-за преимущественных интересов третьих лиц. Поэтому, если имеются сомнения, лучше отправить сообщение анонимно.
Права субъектов данных
В соответствии с европейским законодательством о защите данных вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, ограничение обработки и возражение против обработки своих персональных данных. В случае использования права на возражение против обработки персональных данных необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут удалены без излишнего промедления. Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган.
Срок хранения персональных данных
Персональные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия — например, в отношении уголовного преследования — либо хранение требуется по закону. Через два месяца после завершения обработки сообщения данные стираются в соответствии с законодательными требованиями, если только они не могут понадобиться в последующих процессах. В этом случае на данные распространяются правила стирания, применимые для этих процессов. Если лица, которым поручена обработка сообщений, приходят к заключению, что сообщение является необоснованным, оно будет немедленно удалено.
Использование системы информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования осуществляется через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса («файл cookie сеанса»). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать защищенный почтовый ящик с индивидуально выбранным псевдонимом/ именем пользователя и паролем. Это позволяет безопасным способом отправлять сообщения ответственному сотруднику Deutsche Wohnen SE как от своего имени, так и анонимно. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника Deutsche Wohnen SE. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: Файлы могут содержать скрытые персональные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Перед отправкой файла удалите все подобные данные. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, то скопируйте текст из своего приложения и вставьте его в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, указав номер сообщения, полученный в конце процесса отправки сообщения.
Версия: Январь 2023 г.