Sekretessinformation
Vi tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser (EU GDPR) och gällande nationella dataskyddsföreskrifter. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Anmälningssystemets syfte och rättsliga grund
Anmälningssystemets (BKMS® System) syfte är att ta emot, behandla och hantera anmälningar gällande brott mot Deutsche Wohnen Groups bestämmelser för regelefterlevnad på ett säkert och konfidentiellt sätt. Personliga data behandlas inom ramen för BKMS® System baserat på företagets rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga missbruk och därmed förhindra att Deutsche Wohnen Group eller företagets anställda och kunder skadas. Rättslig grund för behandling av personliga data är Artikel 6(1)(f) i GDPR.
Controlling
Ansvariga parter för anmälningssystemets dataskydd är: Deutsche Wohnen SE, Mecklenburgische Strasse 57, 14197 Berlin; Vonovia SE, Universitätsstrasse 133, 44803 Bochum; respektive verksamt företag och respektive tillgångsbolag (hädanefter även: ”Deutsche Wohnen SE”). Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany, som handlägger avtalet.
Persondata och information som matas in i anmälningssystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group AG på ett högsäkerhetsdatacenter. De personer som ansvarar för controlling kan se dessa uppgifter. EQS Group AG och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Det garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla data lagras med kryptering och flera lösenordskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer på den controllingansvariges företag. Observera att de uppgifter du lämnar kan komma att delas med tredje part i utredningssyfte, t ex offentliga myndigheter, advokater och tjänsteleverantörer i den mån det är tillåtet enligt lag. Här gäller vår dataskyddspolicy för kontroll och åtgärder för regelefterlevnad och internrevision. Den finns på: www.deutsche-wohnen.com/datenschutz.
Ställ dina frågor om dataskydd till vårt externa dataskyddsombud:
Dr Stefan Drewes
c/ o Vonovia SE
Universitätsstrasse 133
44803 Bochum, Germany
E-post: datenschutz@deuwo.com
Observera att även andra personer förutom den dataskyddsansvarige kan se innehållet i e-brev som skickas till den här adressen. Om du vill dela konfidentiell information ber vi dig därför att först bara kontakta oss via e-post utan att avslöja några detaljer om ärendet. Du kan också kontakta det ansvariga företaget inom Deutsche Wohnen Group per post eller genom att skicka ett e-postmeddelande till datenschutz@deuwo.com.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan med hjälp av anmälningssystemet kommer vi att samla in följande persondata och information:
- ditt namn, om du vill tala om vad du heter
- om du är anställd hos Deutsche Wohnen SE eller något av dess dotterbolag
- ev. namn och andra personuppgifter för personer som förekommer i din anmälan.
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på Deutsche Wohnen SE:s avdelning för regelefterlevnad och de hanteras alltid med största sekretess. Medarbetare på Deutsche Wohnen SE utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas eller en specialutredning genomförs måste man ibland dela med sig av dess innehåll till andra medarbetare på Deutsche Wohnen SE eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t ex om anmälan gäller händelser som inträffat på ett dotterbolag. Dessa dotterbolag också vara verksamma utanför EU och det europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för skydd av personliga data. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar innehållet i en anmälan.
Alla personer som får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Information om den anklagade parten
Vi är skyldiga enligt lag att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem så snart det inte längre kan äventyra utredningen. Din identitet som anmälare kommer inte att avslöjas, såvida vi inte är skyldiga att göra det enligt lag. Dataskyddslagen kräver att den anklagade personen får veta så mycket som möjligt om anklagelsen. Undantaget är om informationen måste hemlighållas för att en tredje parts intressen väger tyngre. Om man är osäker är det därför bättre att göra sin anmälan anonymt.
De dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera och begränsa behandling av persondata eller att helt motsätta er all behandling av persondata. Om rätten att vägra behandling av persondata utnyttjas kommer man omedelbart att bedöma om de data som sparats är nödvändiga för att kunna utreda en anmälan. Data som inte längre behövs kommer att raderas utan dröjsmål. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personliga data
Personliga data sparas så länge det behövs för att klargöra och utvärdera situationen eller så länge företaget har ett berättigat intresse av att göra det – t ex för att kunna väcka åtal – eller är skyldigt till det enligt lag. Två månader efter att en anmälan är färdigbehandlad kommer alla data i den att raderas enligt lagstadgade bestämmelser, såvida de inte behövs i den fortsatta processen. I så fall gäller motsvarande regler för borttagning av uppgifterna. Om den person som behandlar en anmälan kommer fram till att anklagelserna är ogrundade raderas den omedelbart.
Använda anmälningssystemet
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet genom en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och BKMS® System ska finnas kvar sparas en kaka som bara innehåller sessionens ID (en ”sessionscookie”) på datorn. Denna cookie är bara giltig tills sessionen avslutas och du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym eller ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du skicka anmälningar till ansvarig medarbetare på Deutsche Wohnen SE på ett säkert sätt, i ditt namn eller anonymt. Data sparas bara inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-post.
Information om att skicka bilagor
När du gör en anmälan eller skickar ett tillägg kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare på Deutsche Wohnen SE. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer kan innehålla dolda personuppgifter som kan avslöja din identitet. Vi ber dig att ta bort all sådan information innan du skickar en fil. Om du inte kan ta sådan information eller inte vet hur det går till ska du kopiera texten från bilagan till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: Januari 2023