Aviso de privacidad
Nos tomamos en serio la confidencialidad y la protección de datos, y cumplimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, le rogamos que lea detenidamente esta información sobre la protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncias
El sistema de denuncias (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas del cumplimiento normativo de Deutsche Wohnen Group. El tratamiento de los datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir los abusos para evitar así los daños a Deutsche Wohnen Group, sus empleados, sus proveedores y sus locatarios. La base legal del tratamiento de los datos personales es el artículo 6, párrafo 1f del RGPD.
Responsable del tratamiento
Las partes responsables de la protección de datos en el sistema de denuncias son: Deutsche Wohnen SE, Mecklenburgische Strasse 57, 14197 Berlín; Vonovia SE, Universitätsstrasse 133, 44803 Bochum; la empresa activa funcional respectiva; y la empresa de activos respectiva (denominadas en lo sucesivo como: «Deutsche Wohnen»). El sistema de denuncias está operado por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Alemania, como gestor de contratos.
Los datos personales y la información que se introducen en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Los responsables pueden ver los datos. Ni EQS Group AG ni otras terceras partes tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con varios niveles de protección por contraseña según un sistema de permisos, de manera que el acceso está restringido a un grupo muy pequeño de personas expresamente autorizadas en la empresa o empresas responsables. Tenga en cuenta que, para los fines de investigar la cuestión, los datos que introduzca pueden compartirse con terceros como autoridades, abogados y proveedores de servicios en lo que es admisible por la ley. Nuestra política de protección de datos para «Comprobaciones y medidas de cumplimiento, y auditoría interna» se aplica según lo dispuesto. Se puede encontrar en www.deutsche-wohnen.com/datenschutz.
Dirija sus preguntas sobre protección de datos a nuestro responsable de protección de datos externo:
Dr. Stefan Drewes
a/c Vonovia SE
Universitätsstrasse 133
44803 Bochum, Alemania
Correo electrónico: datenschutz@deuwo.com
Tenga en cuenta que, al utilizar esta dirección de correo electrónico, el contenido puede ser visto por otras personas que no son nuestro responsable de protección de datos. Por ello, si desea intercambiar información confidencial, le rogamos que inicie el contacto a través de esta dirección de correo electrónico, sin describir en primera instancia la cuestión. También puede contactar a la empresa responsable respectiva en Deutsche Wohnen Group por correo o enviando un mensaje de correo electrónico a datenschutz@deuwo.com.
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Cuando envíe un mensaje desde el sistema de denuncias, recopilaremos la siguiente información personal:
- su nombre, si ha decidido revelar su identidad,
- si es usted empleado de Deutsche Wohnen SE o de una filial y
- si procede, los nombres y otros datos personales de los individuos que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Un pequeño grupo de empleados expresamente autorizados y con formación específica de la organización de cumplimiento normativo de Deutsche Wohnen SE son quienes reciben los mensajes, que se tratan siempre de manera confidencial. Los empleados que trabajan para la organización de cumplimiento de Deutsche Wohnen SE evalúan el caso y realizan todas las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de Deutsche Wohnen SE o con empleados de otras empresas del grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas filiales pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes en relación con la protección de datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, en cuanto la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como alertador no será divulgada, a menos que estemos obligados legalmente a ello. La ley de protección de datos exige en principio una notificación detallada a la persona acusada. Se aplica una excepción a esta obligación de notificación si la información debe mantenerse confidencial debido a intereses preponderantes de terceros. Por ello, en caso de duda, lo mejor es enviar el mensaje de forma anónima.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea en materia de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el mensaje tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán sin dilación indebida. Usted tiene también el derecho de presentar una reclamación ante la autoridad de control.
Plazo de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa (como, por ejemplo, en relación con un proceso penal). Dos meses después de que haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se eliminarán en conformidad con los requisitos legales, a menos que vayan a ser necesarios en los procesos posteriores. En tal caso, los datos estarán sujetos a las normas de eliminación aplicables a esos procesos. Si las personas encargadas de procesar los mensajes llegan a la conclusión de que un mensaje es infundado, este se eliminará inmediatamente.
Uso del sistema de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, en su ordenador se guardará una cookie que solamente contiene el identificador de la sesión (denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
El sistema de denuncias le ofrece la posibilidad de configurar un buzón protegido con un nombre de usuario / seudónimo y una contraseña de libre elección. Esto le permite enviar mensajes al empleado de Deutsche Wohnen SE, ya sea indicando su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema solo almacena datos dentro del sistema de denuncias, por lo que es especialmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de anexos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de Deutsche Wohnen SE. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que comprometan su anonimato. Borre esos datos antes de enviar los archivos. Si no es capaz de eliminarlos o tiene dudas sobre cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto del mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.
Versión: Enero de 2023