Eenvoudig, verantwoordelijk, betrouwbaar

Wie kan een melding indienen?

Elke persoon, intern of extern aan het bedrijf, kan een melding indienen als:

• hij of zij persoonlijke kennis heeft van de gemelde feiten of indien deze feiten aan hem of haar gemeld werden;
• hij of zij te goeder trouw handelt en geen valse melding indient om een andere persoon te schaden, en
• hij of zij belangeloos handelt, d.w.z. zonder een beloning of voordelen te verwachten in ruil voor de melding;
• de verstrekte informatie verband houdt met een misdrijf, overtreding of schending van de wetgeving en/of met pogingen om dergelijke overtredingen te verbergen.

Indien aan deze voorwaarden is voldaan, zal de indiening van een melding nooit leiden tot een procedure tegen de klokkenluider, zelfs indien de beschreven situatie onjuist blijkt te zijn of indien de inspecteurs besluiten om geen gevolg te geven aan de melding.
Misbruik van de klokkenluidersregeling kan leiden tot disciplinaire maatregelen of gerechtelijke procedures.

Welke soorten onderwerpen kunnen worden gemeld?

U kunt meldingen indienen voor de volgende categorieën:

• corruptie, belangenverstrengeling, machtsmisbruik;
• schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming;
• antimededingingspraktijken;
• economische misdrijven;
• overtredingen van de gedragscode;
• schendingen van milieu- of mensenrechtenwetgeving.
• morele en/of seksuele intimidatie.

U kunt het klokkenluidersysteem ook gebruiken om vragen over compliance te stellen en advies te vragen.

Meldingen met betrekking tot nationale defensiegeheimen, het medisch beroepsgeheim of het beroepsgeheim van advocaten zijn verboden en zullen worden verwijderd.

Hoe dien ik een melding in?

Het meldingsproces bestaat uit vier stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd een veiligheidsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd een categorie te kiezen voor uw melding.
3. Formuleer op de meldingspagina uw informatie in uw eigen woorden en selecteer antwoorden op vragen over de zaak. U kunt tot 5.000 tekens in het vrije tekstveld invoeren, wat overeenkomt met een volledige pagina. U kunt ter ondersteuning van uw melding ook bestanden van maximaal 5 MB versturen. Na het indienen van uw melding ontvangt u een referentienummer als ontvangstbewijs.
4. Maak in de volgende stap uw eigen beveiligde postbus aan. U ontvangt van ons feedback via uw postbus. U kunt er ook vragen beantwoorden en op de hoogte blijven van de voortgang van uw melding.

Indien u reeds een beveiligde postbus heeft, kunt u er rechtstreeks toegang toe krijgen via de “Login”-knop. Ook hier moet u eerst een veiligheidsvraag beantwoorden.

Een inspecteur zal de beveiligde postbus gebruiken om u feedback te geven over de verdere verwerking van uw melding of u vragen te stellen als er nog details onduidelijk zijn.

Hoe dient u een externe melding in?

U kunt een externe melding rechtstreeks bij de bevoegde autoriteit indienen, afhankelijk van de aard van uw melding.

Het is ook mogelijk om enkel een openbare melding in te dienen in geval van een dreigend of duidelijk gevaar voor het algemeen belang, of bij het uitblijven van passende maatregelen na de externe melding.

Hoe wordt mijn melding verwerkt?

Nadat u uw melding heeft ingediend, wordt die doorgestuurd naar de inspecteurs van de Compliance-afdeling van ALDI Services Sarl. U krijgt een kennisgeving zodra de inspecteurs uw melding hebben ontvangen.

Alle communicatie tussen u en de inspecteurs vindt plaats via uw beveiligde postbus.

Elke melding wordt onderzocht op ontvankelijkheid. U wordt binnen een redelijke termijn in kennis gesteld van het resultaat van dat onderzoek.

Als uw melding ontvankelijk wordt bevonden, informeren de inspecteurs u over de verdere behandeling ervan. De inspecteurs analyseren de melding, onderzoeken de juistheid van de gemelde situatie en leiden het onderzoek. Ze kunnen u om bijkomende informatie vragen.

In sommige situaties kunnen de inspecteurs externe experts raadplegen die relevant zijn voor uw melding.

U wordt op de hoogte gehouden van de voortgang en de resultaten van het onderzoek.

Hoe wordt de identiteit van de personen beschermd?

Wanneer u een melding indient, vragen we u uw naam te vermelden.

We behandelen uw identiteit strikt vertrouwelijk en geven nooit informatie vrij die u zou kunnen identificeren. U kunt erop vertrouwen dat we alle nodige maatregelen zullen nemen om de vertrouwelijkheid van de door u verstrekte gegevens te waarborgen.

Als u een anonieme melding wilt indienen, moet de informatie in het melding voldoende onderbouwd zijn. Anders kunnen we de melding niet verwerken. Zorg ervoor dat u de situatie in detail beschrijft.

Meer informatie over de bescherming van uw gegevens vindt u in de privacyverklaring.