System zgłoszeniowy: Informacje o ochronie danych – Francja
Spółki ALDI Nord traktują ochronę danych i poufność bardzo poważnie i przestrzegają warunków ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Przed wysłaniem zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z niniejszymi informacjami o ochronie danych.
Podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie danych i inspektor ochrony danych:
Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest:
ALDI Services Sarl
13, rue Clément Ader, Parc d'activité de la Goële
77230 Dammartin-en-Goële
Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się za pośrednictwem poczty e-mail: contact.dpd@aldi.fr albo pocztą tradycyjną na adres: ALDI Services Sarl, attn. Data protection officer, 13, rue Clément Ader, Parc d'activité de la Goële 77230 Dammartin-en-Goële.
Cel systemu zgłoszeniowego, jego podstawa prawna oraz dostawca
System zgłoszeniowy (BKMS® System) służy do bezpiecznego i poufnego odbierania i przetwarzania zgłoszeń dotyczących naruszeń zasad compliance oraz do zarządzania tymi zgłoszeniami.
Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin (Niemcy), działająca w imieniu ALDI Services.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest artykuł 6, ustęp 1, punkt c RODO. System zgłoszeniowy realizuje zapisy ustawy Sapin-II dotyczące prawa do zgłaszania nieprawidłowości. System ma na celu wykrywanie nadużyć i zapobieganie im, aby uniknąć szkód dla firmy, jej pracowników i klientów.
Przetwarzanie danych osobowych
Dane osobowe i informacje wprowadzane do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych mają wyłącznie wykwalifikowani i upoważnieni pracownicy ALDI Services. EQS Group AG ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewnia to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Przechowywane dane są szyfrowane i zabezpieczone wielopoziomową strukturą haseł, dzięki czemu dostęp do danych ma tylko bardzo niewielka grupa wykwalifikowanych i wyraźnie upoważnionych pracowników ALDI Services.
Rodzaje zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego mogą być zbierane następujące dane osobowe i informacje:
- tożsamość, funkcja i dane kontaktowe sygnalisty,
- tożsamość, funkcja i dane kontaktowe osób wskazanych w zgłoszeniu,
- tożsamość, funkcja i dane kontaktowe osób przetwarzających zgłoszenie,
- opis sytuacji,
- dowody zebrane w ramach postępowania,
- raport z postępowania,
- następstwa wysłania zgłoszenia.
Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Nadesłane zgłoszenia trafiają do wąskiej grupy wykwalifikowanych i wyraźnie uprawnionych pracowników działu compliance w ALDI Services. Zgłoszenia są zawsze traktowane ściśle poufnie. Pracownicy ALDI Services z działu ds. compliance analizują sytuację i przeprowadzają dalsze postępowanie dostosowane do poszczególnych przypadków.
Podczas przetwarzania zgłoszenia albo prowadzenia specjalnego postępowania może okazać się konieczne udostępnienie zgłoszenia innym podmiotom. Zgłoszenie udostępnia się dopiero, gdy zagwarantowane jest przestrzeganie przepisów o ochronie danych. Wszelkie osoby trzecie zaangażowane w postępowanie są umownie zobowiązane do zniszczenia przekazanych danych albo do ich zwrócenia do ALDI Services po zakończeniu postępowania.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest umownie zobowiązana do zachowania poufności.
Dane osób wskazanych w zgłoszeniu
Firma jest prawnie zobowiązana poinformować osoby obwinione o jakichkolwiek zgłoszeniach skierowanych przeciwko nim oraz o przysługującym im prawach w chwili, gdy ujawnienie informacji nie wpłynie negatywnie na prowadzone postępowanie.
Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona, chyba że sygnalista wyraźnie się na to zgodzi.
Prawa osoby, której dane dotyczą
W oparciu o europejskie przepisy o ochronie danych sygnalista oraz wszystkie osoby wskazane w zgłoszeniu mają prawo dostępu do danych, ich poprawiania, usuwania, ograniczania przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Skorzystanie z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych spowoduje niezwłoczną ocenę konieczności przechowywania tych danych w celu analizy przesłanego zgłoszenia. Niewymagane dane zostaną natychmiast usunięte. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo złożyć skargę do CNIL.
W razie pytań albo zamiaru dochodzenia swoich praw należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych: contact.dpd@aldi.fr.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia końcowej oceny przypadku.
Jeśli zgłoszenie zostanie odrzucone, wszystkie przesłane dane są natychmiast anonimizowane i archiwizowane albo, jeśli jest to niemożliwe, niszczone.
Dane osobowe zawarte w zaakceptowanym zgłoszeniu i nie będące podstawą wszczęcia postępowania dyscyplinarnego ani sądowego są anonimizowane i archiwizowane albo, jeśli jest to niemożliwe, niszczone w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia postępowania.
Jeśli wobec osoby wskazanej w zgłoszeniu albo sygnalisty działającego w złej wierze zostaje wszczęte postępowanie dyscyplinarne albo sądowe, dane będą przechowywane aż do momentu zakończenia postępowania.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem sygnalisty a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera nie jest zapisywany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie ID sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do zakończenia sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
W systemie zgłoszeniowym można stworzyć skrzynkę pocztową zabezpieczoną wybranym pseudonimem / nazwą użytkownika i hasłem. Umożliwia to bezpieczne wysyłanie zgłoszeń imiennych lub, w wyjątkowych przypadkach, anonimowych. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma typowej komunikacji mailowej.
Informacje o ochronie danych – strona internetowa
Proszę zwrócić uwagę na informacje o ochronie danych na stronie internetowej:
https://www.aldi.fr/protection_des_donnees.html