Meldsysteem – Gegevensbeschermingsinformatie voor Spanje
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel ernstig en houden ons aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening voor gegevensbescherming (AVG) en de geldende nationale voorschriften voor gegevensbescherming. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door voordat je informatie deelt.
Partij verantwoordelijk voor de gegevensverwerking:
De partij verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is:
Aldi Supermercados, S.L
Alemanya, 5
08783 Masquefa (Spanje)
Als het rapport echter is gericht aan ALDI Central de Compras, S.L.U., ALDI Dos Hermanas Supermercados, S.L., ALDI Masquefa Supermercados, S.L., ALDI Pinto Supermercados, S.L. of ALDI San Isidro Supermercados, S.L., is de voor de verwerking verantwoordelijke onderneming in elk van de gevallen de overeenkomstige onderneming.
Je kan de verantwoordelijke voor gegevensbescherming bereiken per e-mail op protecciondatos@aldi.es of door te schrijven naar het bovenstaande adres.
Doel van het meldsysteem, wettelijke grondslag en provider
Het meldsysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van rapporten betreffende overtredingen van de complianceregels. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf in het opsporen en voorkomen van misbruiken en beschermt zodoende het bedrijf, haar werknemers en klanten.
Het meldsysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, namens ALDI Supermercados, S.L.
De wettelijke grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is artikel 6 paragraaf 1 punt f van de AVG.
Verwerken van persoonsgegevens
Persoonsgegevens en informatie ingevoerd in het meldsysteem zijn opgeslagen in een gegevensbank van een hoogbeveiligd datacentrum dat geëxploiteerd wordt door EQS Group AG. Alleen geautoriseerd personeel van ALDI Supermercados, S.L. heeft toegang tot deze gegevens. EQS Group AG en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en beschermd door wachtwoorden op verschillende niveaus, zodat de toegang beperkt is tot een zeer beperkte groep ontvangers, bestaande uit medewerkers van ALDI Supermercados, S.L. die uitdrukkelijk bevoegd en bekwaam zijn.
Soort van de verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het systeem voor het versturen van rapporten over onregelmatigheden is vrijwillig. Als je informatie deelt via het communicatiesysteem, verzamelen wij de volgende gegevens en informatie van persoonlijke aard voor zover je deze aan ons ter beschikking stelt:
- je naam,
- je werkplaats (als je een werknemer bent van het bedrijf) en
- de namen en andere persoonsgegevens van personen die in je rapport vermeld worden, indien van toepassing.
Vertrouwelijke behandeling van informatie
Inkomende rapporten worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bekwame en geautoriseerde, speciaal opgeleide compliancemedewerkers van ALDI Supermercados, S.L. en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De compliancemedewerkers van ALDI Supermercados, S.L. zullen de zaak evalueren en eventueel verder onderzoek uitvoeren dat nodig is voor het specifieke geval.
Tijdens het behandelen van een rapport of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om rapporten door te sturen naar derden. Wanneer we rapporten met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming worden gevolgd.
Iedereen die toegang heeft tot de gegevens is verplicht tot geheimhouding.
Informatie over de beschuldigde
In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht om beschuldigde partijen op de hoogte te brengen van alle rapporten die tegen hen zijn ontvangen zodra de openbaarmaking van deze informatie het onderzoek niet langer in gevaar brengt. Je identiteit als melder zal, in geval je ze zou bekendmaken, in het algemeen niet vrijgegeven worden.
Jouw rechten
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming heb je - en ook de personen die in het rapport worden genoemd - recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van je persoonsgegevens alsook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Als er sprake is van het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens, zullen we onmiddellijk analyseren of de opgeslagen gegevens nodig zijn voor het onderzoek van het rapport. Gegevens die niet langer vereist zijn, worden onmiddellijk verwijderd. Je hebt ook het recht om in beroep te gaan bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het onderzoek en de sluitende beoordeling van de klacht of zolang er een gerechtvaardigd belang bestaat aan de zijde van het bedrijf of zolang de wet dit vereist.
De bewaartermijn voor gegevens in het meldsysteem geldt alleen voor de periode die nodig is om te beslissen of er al dan niet een onderzoek naar de gemelde omstandigheden moet worden gestart. Drie maanden na invoer van de gegevens worden ze uit het meldsysteem verwijderd zoals wettelijk vereist, behalve in de gevallen voorzien door de wet.
Indien bewaring van de gegevens vereist is voor verder onderzoek en evaluatie van de omstandigheden, kunnen deze verder verwerkt worden in het systeem indien de toegang beperkt is tot het vermelde personeel of, indien dit niet mogelijk is, binnen een andere omgeving door de instantie van de partij die hiervoor verantwoordelijk is.
Gebruik portaalsite van het meldsysteem
Communicatie tussen je computer en het meldsysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Het IP-adres van je computer zal niet opgeslagen worden tijdens je gebruik van het meldsysteem. Om de verbinding te behouden tussen je computer en het BKMS® System, wordt een cookie opgeslagen op je computer die enkel de sessie-ID bevat (null-cookie). Die cookie is enkel geldig tot het einde van je sessie en vervalt wanneer je je browser sluit.
Het is mogelijk om een postbus aan te maken binnen het meldsysteem dat beveiligd is met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Dit laat je toe om rapporten te versturen op naam of op anonieme, veilige wijze. Dit systeem slaat enkel gegevens op binnen het meldsysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Wanneer je een rapport of een aanvulling verstuurt, kan je gelijktijdig bijlagen verzenden. Als je een anoniem rapport wil versturen, neem dan het volgend veiligheidsadvies in acht: bestanden kunnen verborgen persoonsgegevens bevatten die je anonimiteit in het gedrang brengen. Verwijder deze gegevens voordat je het bestand verzendt. Indien je niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of je aarzelt over hoe je dit moet doen, kopieer dan de tekst van je bijlage in je rapporteringstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, met vermelding van het referentienummer dat je aan het einde van het rapporteringsproces hebt ontvangen.
Informatie over gegevensbescherming voor de website
Gelieve ook nota te nemen van de informatie over gegevensbescherming op onze website:
https://www.aldi.es/politica-de-privacidad-y-proteccion-de-datos/