Whistleblowing-system – Informationer vedrørende databeskyttelse for Spanien
Vi tager emnet om databeskyttelse og fortrolighed meget alvorligt og overholder den gældende databeskyttelseslovgivning i EU (GDPR) samt relevant national databeskyttelseslovgivning. Du bedes læse disse informationer om databeskyttelse omhyggeligt igennem, før du deler information af nogen art.
Den ansvarlige part for databehandlingen er:
Den ansvarlige part for databehandlingen er:
Aldi Supermercados, S.L
Alemanya, 5
08783 Masquefa (España)
Hvis rapporten imidlertid stiles til: ALDI Central de Compras, S.L.U., ALDI Dos Hermanas Supermercados, S.L., ALDI Masquefa Supermercados, S.L., ALDI Pinto Supermercados, S.L. or ALDI San Isidro Supermercados, S.L., er det ansvarlige firma for behandlingen den tilsvarende virksomhed i hvert enkelt tilfælde.
Du kan kontakte den databeskyttelsesansvarlige via e-mail til: protecciondatos@aldi.es eller ved at skrive til ovenstående adresse.
Formålet med whistleblowing-systemet, juridisk grundlag og udbyder
Whistleblowing-systemet (BKMS® System) anvendes til sikkert og fortroligt at modtage, behandle og håndtere rapporter om overtrædelser af compliance-regler. Behandlingen af personoplysninger ved hjælp af BKMS® System, er baseret på virksomhedens berettigede interesse i at opdage og undgå misbrug og derved beskytte firmaet og dens medarbejdere og kunder mod mulige skader.
Whistleblowing-systemet drives af det specialiserede firmaet EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Tyskland, på vegne af ALDI Supermercados, S.L.
Det juridiske grundlag for behandlingen af personoplysninger er artikel 6, stykke 1, litra f i GDPR.
Behandling af personoplysninger
Personoplysninger og -informationer, der indtastes i whistleblowing-systemet, gemmes i databasen i et datacenter med høj sikkerhed, der administreres af EQS Group AG. Kun autoriseret personale hos ALDI Supermercados, S.L. har adgang til disse data. EQS Group AG og andre parter har ikke adgang til dataene. Dette sikres med en certificeret procedure med udvidede tekniske og organisatoriske forholdsregler.
Alle data gemmes i krypteret form og beskyttes af adgangskoder på forskellige niveauer, og adgangen er således begrænset til en meget begrænset gruppe af modtagere, herunder ansatte i ALDI Supermercados, S.L., der er udtrykkeligt autoriserede og kompetente.
Typen af indsamlede personoplysninger
Anvendelsen af systemet til indgivelse af rapporter vedrørende uregelmæssige forhold er frivillig. Hvis du deler informationen via kommunikationssystemet, indsamler vi følgende data og information af personlig art, såfremt du gør dem tilgængelige for os:
- dit navn,
- dit arbejdssted (hvis du er ansat i firmaet) og
- navne og andre personoplysninger fra personer, som du nævner i din rapport, hvis det er relevant.
Fortrolig behandling af oplysninger
Indgående rapporter modtages af en lille gruppe specielt kompetente, autoriserede og specialuddannede medarbejdere i ALDI Supermercados, S.L. og behandles altid fortroligt. Medarbejderne i compliance hos ALDI Supermercados, S.L. vurderer sagen og udfører uddybende undersøgelser, som kræves i det enkelte tilfælde.
Ved behandling af en rapport eller udførelse af specielle undersøgelser kan det være nødvendigt at videresende rapporter til andre parter. Vi sørger altid for, at gældende forordninger vedrørende databeskyttelse overholdes, når rapporterne deles.
Alle personer, som får adgang til dataene, har pligt til at behandle dem fortroligt.
Informationer om den beskyldte person
I nogle tilfælde er vi lovmæssigt forpligtet til at informere beskyldte parter om de rapporter, vi modtager, som omhandler dem, så snart offentliggørelsen af denne information ikke længere bringer undersøgelsen i fare. Din identitet som whistleblower vil, hvis du overhovedet oplyser den, ikke blive offentliggjort.
Dine rettigheder
I overensstemmelse med den europæiske databeskyttelseslovgivning har du og personerne, som nævnes i rapporten, ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandlingen samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine/deres personoplysninger. Hvis der gøres indsigelse mod behandlingen af personoplysninger, bliver det straks undersøgt, om de gemte data er nødvendige i forhold til undersøgelsen af rapporten. Data, som ikke længere behøves, slettes øjeblikkeligt. Du har også ret til at sende en klage til en overordnet myndighed.
Tilbageholdelsesperiode for personoplysninger
Personoplysninger gemmes, så længe det er nødvendigt for undersøgelsen og den afsluttende vurdering af klagen, eller så længe som den lovmæssige interesse er gældende i forhold til firmaet, eller så længe det kræves af lovgivningen.
Tilbageholdelsesperioden for data i klagesystemet er kun det tidsrum, det tager at afgøre, om der skal indledes en undersøgelse af de rapporterede forhold. Dataene fjernes som krævet ved lov fra klagesystemet tre måneder, efter at de er modtaget, bortset fra tilfælde, der er fastsat ved lov.
Hvis der kræves tilbageholdelse af data til yderligere undersøgelse og vurdering af forholdene, kan de behandles yderligere i systemet, hvis adgangen er begrænset til det anførte personale eller, hvis ikke dette er muligt, i et andet miljø af partens relevante organ, der er ansvarlig for dette formål.
Brug af whistleblowing-portalen
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din computers IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger whistleblowing-systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder en session-ID (en såkaldt sessionscookie). Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og slettes, når du lukker din browser.
Du kan oprette en postkasse i whistleblowing-systemet, som er sikret med et individuelt valgt pseudonym/brugernavn og en adgangskode. Det giver dig mulighed for at indsende rapporter med angivelse af dit navn eller anonymt og sikkert. Systemet gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Bemærkning vedrørende afsendelse af bilag
Hvis du indgiver en rapport eller en tilføjelse, kan du også samtidigt sende bilag. Hvis du vil indgive en anonym rapport, skal du bemærke følgende råd om din sikkerhed: Filer kan indeholde skjulte personoplysninger, som kan bringe din anonymitet i fare. Fjern disse data før afsendelse. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller ikke rigtig ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i rapportteksten eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, du modtog ved afslutningen på rapporteringsforløbet.
Information om databeskyttelse for webstedet
Vær også opmærksom på oplysningerne om databeskyttelse på vores websted:
https://www.aldi.es/politica-de-privacidad-y-proteccion-de-datos/