Informatie over gegevensbescherming
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel serieus en hangen de huidige nationale en Europese beveiligingsregels (AVG) en de huidige nationale gegevensbeschermingsregelgevingen aan. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig na vóór u een rapport verstuurt.
Doel en juridische grondslag van het klokkenluiderssysteem
Het klokkenluidersysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van rapporten over overtredingen van de nalevingsregels van DACHSER. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het BKMS® System is gebaseerd op het legitieme belang van ons bedrijf bij het ontdekken en voorkomen van misbruiken en daarmee het voorkomen van schade aan DACHSER, haar medewerkers en klanten . De rechtsgrondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens is artikel 6 (1) (f) van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Verantwoordelijke partijen
De partijen verantwoordelijk voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem zijn
- DACHSER SE
Thomas-Dachser-Straße 2
87439 Kempten, Duitsland
Duitsland
Tel.: +49 831 5916 0
Fax: +49 831 5916 1312
E-mail: info@dachser.de
Website: www.dachser.de en - haar dochtervennootschappen
als partijen met een wederzijds autonome verantwoordelijkheid (hierna ook: “DACHSER”). Het klokkenluiderssysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, in naam van DACHSER.
Persoonlijke gegevens en informatie ingevoerd in het klokkenluiderssysteem zijn opgeslagen in een gegevensbank in een sterk beveiligd datacenter dat wordt beheerd door EQS Group AG. Enkel medewerkers van DACHSER kunnen de gegevens zien. Noch EQS Group AG, noch andere derde partijen hebben toegang tot de gegevens. Dit wordt in de gecertificeerde procedure verzekerd door uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging, zodat de toegang beperkt is tot een zeer kleine selectie van uitdrukkelijk geautoriseerde personen bij DACHSER.
DACHSER heeft een verantwoordelijke voor gegevensbescherming aangesteld. Contactgegevens van de verantwoordelijke voor gegevensbescherming:
DACHSER SE
Verantwoordelijken gegevensbescherming
Thomas-Dachser-Straße. 2
87439 Kempten, Duitsland
E-mail: data.protection@dachser.com
Type verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem is op vrijwillige basis. We verzamelen de volgende persoonlijke gegevens en informatie wanneer u een rapport verstuurt via het klokkenluiderssysteem:
- Uw naam, als u kiest om uw identiteit kenbaar te maken
- of u bij DACHSER werkt, en
- De namen en andere persoonlijke gegevens van personen die u in uw rapport vermeldt, indien van toepassing.
Vertrouwelijke behandeling van rapporten
Binnenkomende rapporten worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk geautoriseerde en speciaal opgeleide medewerkers van de nalevingsorganisatie van DACHSER en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de nalevingsorganisatie van DACHSER zullen de kwestie evalueren en voeren eventueel verder onderzoek uit dat nodig is voor de specifieke zaak.
Tijdens het verwerken van een rapport of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om rapporten te delen met extra medewerkers van DACHSER of medewerkers van andere bedrijven van de groep, b.v. als de rapporten verwijzen naar voorvallen bij dochterondernemingen. De laatste kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, met verschillende regels over de bescherming van persoonsgegevens. We zullen er altijd voor zorgen dat de toepasselijke voorschriften voor gegevensbescherming worden nageleefd bij het delen van rapporten.
Iedereen die toegang krijgt tot de gegevens is verplicht tot geheimhouding.
Informatie over de beklaagde
We zijn wettelijk verplicht om de beklaagden op de hoogte te stellen van alle rapporten die tegen hen zijn ontvangen, zodra de openbaarmaking van deze informatie het onderzoek niet langer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet bekendgemaakt, tenzij we hier wettelijk toe verplicht zijn.
Rechten van de betrokkenen
Krachtens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en de in het rapport genoemde personen recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking, evenals een recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens wordt uitgeoefend, wordt de noodzaak van de opgeslagen gegevens voor het onderzoeken van een rapport onmiddellijk beoordeeld. Gegevens die niet langer vereist zijn, zullen onmiddellijk worden gewist. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de situatie te verduidelijken en een definitieve beoordeling uit te voeren of zolang er een legitiem belang bestaat van de kant van het bedrijf of bewaring wettelijk verplicht is. Nadat de verwerking van het rapport is voltooid, worden de gegevens verwijderd in overeenstemming met de wettelijke vereisten.
Gebruik van het klokkenluiderssysteem
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem vindt plaats via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem. Om de verbinding tussen uw computer en de BKMS® System te behouden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogenaamde sessie-cookie). Deze cookie is slechts geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
Het is mogelijk om binnen het klokkenluidersysteem een beveiligde postbus aan te maken met een individueel gekozen pseudoniem / gebruikersnaam en wachtwoord. Dit laat u toe om op naam of op anonieme, veilige wijze rapporten te versturen naar de verantwoordelijke medewerker bij DACHSER. Dit systeem slaat alleen gegevens op binnen het klokkenluidersysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van reguliere e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Bij het versturen van een rapport of aanvulling kunt u gelijktijdig bijlagen verzenden naar de verantwoordelijke medewerker bij DACHSER. Als u een anoniem rapport wilt versturen, neem dan nota van de volgende veiligheidsaanwijzing: Bestanden kunnen verborgen persoonlijke gegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder al dergelijke informatie voordat u een bestand verzendt. Als u deze gegevens niet kunt verwijderen of niet zeker weet hoe u dit moet doen, kopieert u de tekst van uw bijlage naar uw rapporttekst of zendt u het afgedrukte document anoniem naar het adres in de voettekst, onder vermelding van het referentienummer dat u ontvangt aan het einde van het rapporteringsproces.
Versie: 1 september 2021