Tutaj można zgłosić potencjalne naruszenia poufności danych i/lub skorzystać z prawa dostępu do danych.

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Zgodność z przepisami ustawowymi oraz zasadami społecznymi i wewnątrzzakładowymi jest częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy.

Być może wiesz o szkodliwych albo ryzykownych zachowaniach, które zagrażają firmie. Twoje zgłoszenie pozwoli z wyprzedzeniem wykryć straty finansowe i zapobiec szkodom wizerunkowym, a także zapewnić trwały sukces firmy oraz stabilność zatrudnienia.

Jakie zgłoszenia będą pomocne dla Twojej organizacji?

Zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa i regulacji wewnętrznych są rejestrowane i przekazywane dalej.

Podczas procesu zgłaszania otrzymasz szczegółowe informacje na temat możliwych kategorii danego zgłoszenia.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak założyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać anonimowe albo imienne zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces wysyłania zgłoszenia składa się z 4 etapów:

1. Na początku zostaniesz poproszony o zapoznanie się z informacjami nt. ochrony anonimowości oraz o wprowadzenie kodu bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie wybiera się kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można sformułować własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzenie poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym mieści się maksymalnie 5000 znaków, co odpowiada pełnej stronie A4. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje na temat autora. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny, potwierdzający przekazanie zgłoszenia.
4. Następnie należy założyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej prześlemy wiadomość, zawierającą odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Do już skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając „Login”. Tutaj również na początku należy wprowadzić kod bezpieczeństwa.

Jeśli nie podasz żadnych danych umożliwiających identyfikację Twojej osoby, technologia BKMS^® System będzie chronić Twoją anonimowość.

Możesz mieć pewność, że firma jest zainteresowana wyłącznie zgłaszanymi incydentami. Trzeba ujawniać złe praktyki i zapobiegać stratom finansowym.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Zastosowany proces BKMS^® System kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalisty. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Podczas zakładania bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać pseudonim/nazwę użytkownika oraz hasło. Dane dostępowe nie są widoczne dla nikogo poza Tobą. W razie utraty danych logowania należy wysłać nowe zgłoszenie i założyć nową skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe, podaj numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia. Nowa skrzynka pocztowa nie będzie zawierać żadnych treści związanych z Twoim wcześniejszym zgłoszeniem.

Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Jeśli wysyłasz zgłoszenie anonimowo, na żadnym etapie procesu rejestracji nie zostaniesz poproszony o podanie informacji osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie Twojej tożsamości. Nie należy wysyłać zgłoszenia z urządzenia, np. komputera lub smartfonu, udostępnionego przez pracodawcę.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej referent wysyła wiadomość z informacjami o przetwarzaniu zgłoszenia albo zadaje pytania, jeśli jakieś elementy wymagają wyjaśnienia – sygnalista cały czas pozostaje anonimowy. W całym procesie nie są ważni sygnaliści, lecz zgłoszenia, które pozwalają zapobiec szkodom.