Datenschutz
Für die CA Immo Gruppe ist der Datenschutz ein wichtiges Anliegen und die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen eine Selbstverständlichkeit. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Bekanntgegebene persönliche (personenbezogene) Daten, werden streng vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen geltendes Recht oder das Wertemanagement (Code of Conduct) der CA Immobilien Anlagen AG auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems stützt sich auf das berechtigte Interesse der CA Immobilien Anlagen AG (CA Immo) an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und dient damit der Abwendung von Schäden für CA Immo, ihre Mitarbeiter und ihre Geschäftspartner. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1f EU-DSGVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz des Hinweisgebersystems verantwortlichen Stellen sind
- CA Immobilien Anlagen AG, Mechelgasse 1, 1030 Wien
- CA Immo Deutschland GmbH, Europa-Allee 22, 60327 Frankfurt am Main
als jeweils autonom verantwortliche Stellen. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, im Namen der Gesellschaft betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur CA Immo möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in den zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig Passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugang zu diesen Daten auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei CA Immo beschränkt ist. CA Immo hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt; Anfragen zum Datenschutz können an dsb@caimmo.com gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das BKMS® System eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen und gegebenenfalls Ihre Kontaktdaten, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Beziehung zum Unternehmen und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogenen Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen oder die sich durch die Überprüfung des Hinweises ergeben.
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Abteilung der CA Immo oder im Fall einer Meldung eines Verstoßes gegen Datenschutzbestimmungen von dem Datenschutzbeauftragten entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Diese Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter der CA Immo oder an Konzerngesellschaften (Tochtergesellschaften) weiterzugeben, wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen oder die interne Revision hinzugezogen werden muss. Darüber hinaus kann es notwendig sein, Hinweise an mit der Durchführung einer Sonderuntersuchung beauftrage externe Berater weiterzugeben. Teilweise kann dies auch Personen umfassen, die ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des europäischen Wirtschaftsraums haben und in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Aufbewahrungsdauer
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Die Löschung personenbezogener Daten erfolgt spätestens 2 Monate nach Beendigung der Untersuchung sofern sich aus der Untersuchung kein weiterer Handlungsbedarf (z. B. Weiterleitung an Strafverfolgungsbehörden, disziplinäre Maßnahmen oder sonstige gerichtliche oder verwaltungsbehördliche Verfahren o.ä.) ergeben hat. In diesen Fällen werden die gemeldeten Daten solange und in dem Umfang gespeichert, soweit dies für die Führung und den Abschluss derartiger Verfahren erforderlich ist.
Ihre Rechte
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu. Wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht in Anspruch nehmen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, dass lediglich die Session-ID beinhaltet (sogenanntes Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der CA Immo namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Mit diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert. Es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit dem zuständigen Mitarbeiter der CA Immo Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.