Ochrana dat
Ochrana dat je pro skupinu CA Immo důležitým problémem a je nezbytné dodržovat platné zákonné předpisy. Vaše data zpracováváme výhradně v souladu se zákonnými předpisy. S osobními údaji, které s námi sdílíte, nakládáme přísně důvěrně a nejsou sdíleny s třetími stranami.
Účel a právní základ systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží k bezpečnému a důvěrnému příjmu, zpracování a správě hlášení týkajících se porušování platných zákonů nebo hodnot (etický kodex) firmy CA Immobilien Anlagen AG. Zpracování osobních údajů v rámci systému BKMS® System je založeno na oprávněných zájmech firmy CA Immobilien Anlagen AG (CA Immo) odhalovat a předcházet zneužívání, a tím i prevence škod vzniklých firmě CA Immo, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem pro toto zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1f EU-GDPR.
Zodpovědné orgány
Toto jsou strany zodpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
- CA Immobilien Anlagen AG, Mechelgasse 1, 1030 Vienna
- CA Immo Deutschland GmbH, Europa-Allee 22, 60327 Frankfurt am Main
jako strany se vzájemně nezávislou zodpovědností. Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín jménem dané firmy.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi datového centra s vysokou úrovní zabezpečení, které je provozováno firmou EQS Group AG . Přístup k údajům má pouze firma CA. Ani firma EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě CA Immo. Firma CA Immo jmenovala pracovníka ochrany dat; dotazy ohledně ochrany dat je možné poslat na adresu dsb@caimmo.com.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování používáte dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování BKMS® System určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- Vaše jméno, a pokud je to možné, tak i kontantní údaje, chcete-li zveřejnit svou identitu;
- Váš vztah k firmě;
- Jména osob a další osobní údaje o osobách, které uvedete v příslušném hlášení, pokud jsou k dispozici, nebo jak vyplynou v důsledku prošetřování hlášení.
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců Oddělení pro dodržování předpisů firmy CA Immo, nebo, v případě hlášení týkajícího se porušení opatření na ochranu dat, přijme hlášení pracovník ochrany dat, a hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Tito zaměstnanci vyhodnotí danou záležitost a provedou další prošetřování, které může být v příslušném případě potřeba.
V rámci zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnanců firmy CA Immo či zaměstnancům jiných firem této skupiny (dceřinné firmy), pokud se hlášení týkají dceřinných firem nebo je nutné přizvat Oddělení interního auditu. Dále může být nezbytné sdílet hlášení s externími konzultanty najatými k provedení zvláštního vyšetřování. V některých případech to může zahrnovat osoby ze zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, které mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při sdílení hlášení zaručujeme dodržení všech platných směrnic na ochranu údajů.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, které byly obdrženy proti nim, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje prošetřování. Vaše identita oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Doba uchování
Osobní data jsou uchovávána po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Osobní údaje se vymažou nejpozději do 2 měsíců po ukončení vyšetřování, pokud vyšetřování neukázalo potřebu dalších kroků (například předání orgánům činným v trestním řízení, disciplinární opatření nebo jiné soudní nebo správní řízení). V těchto případech budou předložené údaje uloženy v rozsahu a po dobu nezbytnou k provedení a dokončení těchto akcí.
Vaše práva
Máte základní práva na přístup, opravu, vymazání, omezení, přenositelnost dat, zrušení a námitky proti zpracování svých osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou zapotřebí, budou okamžitě odstraněny. Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů je v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů nebo že byla vaše zákonná práva na ochranu údajů nějak porušena, můžete podat stížnost u dozorčího orgánu. V Rakousku je to Úřad pro ochranu údajů.
Používání ohlašovacího portálu
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit chráněnou poštovní schránku, která bude zabezpečena individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odesílat hlášení zodpovědnému zaměstnanci ve firmě CA Immo buď pod svým jménem, nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje výhradně v rámci systému nahlašování, díky čemuž jsou data obzvášť zabezpečena. Liší se to od obvyklé e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň odeslat přílohy zodpovědnému zaměstnanci firmy CA Immo. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.