Linha SPEAK UP - POLÍTICA DE PRIVACIDADE DE DADOS
É política declarada da Hapag-Lloyd1 estar conforme as disposições e os regulamentos internos e externos como sendo o Código de Ética da Hapag-Lloyd (https://www.hapag-lloyd.com/en/company/responsibility/compliance/global-code-of-ethics.html), a legislação anticorrupção e antissuborno, legislação da concorrência, embargo de regulamentação de sanções. Na Hapag-Lloyd reconhecemos ainda a nossa responsabilidade no respeito pelos direitos humanos e o cumprimento de obrigações sociais e ambientais para prevenir qualquer tipo de violação dos direitos humanos dentro do nosso grupo e ao longo da nossa cadeia de abastecimento.
A Hapag-Lloyd incentiva os seus funcionários, fornecedores e pessoas visadas da sua cadeia de abastecimento a apoiar esta abordagem, comunicando qualquer comportamento real ou potencial não conforme, antiético ou ilegal, ao departamento de Compliance, ou através dos canais de denúncia disponíveis.
Existem canais de comunicação seguros disponíveis em oito idiomas
A nossa plataforma de comunicação de incidentes Speak Up é um canal de comunicação seguro e independente para funcionários, clientes, consumidores, fornecedores e outras partes interessadas externas. A plataforma baseia-se na tecnologia BKMS® System, detentora de várias certificações de segurança de dados. A plataforma está disponível em todos os mercados em que a Hapag-Lloyd AG e suas subsidiárias têm negócios e a sua utilização é permitida pela legislação local. Os utilizadores podem submeter a informação sobre possíveis irregularidades em oito idiomas, mantendo o anonimato sempre que a legislação local o permitir.
Encontra informação adicional (específica do país em questão) sobre a linha Speak up, assim como uma descrição do processo de comunicação diretamente na plataforma da linha Speak Up: https: //www.bkms-system.com/hapag-lloyd
Aviso de proteção de dados
Levamos a proteção de dados e a confidencialidade muito a sério, e cumprimos as disposições nacionais e europeias aplicáveis em matéria de proteção de dados. Os principais aspetos de nossa política de conservação de dados são explicados resumidamente abaixo.
Esta página fornece informações sobre como processamos as mensagens enviadas pelo sistema de denúncia e como garantimos que sejam tratadas de forma confidencial.
Finalidade do tratamento de dados, base jurídica e tratamento de mensagens confidenciais
Os objetivos do tratamento de dados são o tratamento e posterior investigação das mensagens recebidas através do canal de comunicação, bem como a tomada de quaisquer ações que possam ser necessárias.
Cada comunicação recebida é tratada com a maior seriedade e confidencialidade e de acordo com um processo padronizado, conforme a política interna aplicável ao denunciante e a política de não retaliação.
Ao investigar a mensagem, pode ser necessário partilhar a informação reportada com outros funcionários da Hapag-Lloyd AG ou com funcionários de outras empresas do grupo Hapag-Lloyd AG (por exemplo, se as mensagens estiverem relacionadas a eventos nas subsidiárias da Hapag-Lloyd AG). As empresas do grupo podem estar sediadas em países fora da União Europeia ou Espaço Económico Europeu que tenham regras diferentes sobre a proteção de dados pessoais. Nesse caso, garantimos que os dados sejam transferidos de acordo com as regulamentações de proteção de dados aplicáveis. Dependendo da finalidade dos dados no caso em questão, concordamos com cláusulas de proteção de dados padrão, aplicamos regras de proteção de dados internas vinculantes ou transferimos dados apenas para empresas que estejam localizadas em países para os quais a Comissão Europeia tenha emitido uma decisão de adequação. Além disso, sempre cumprimos as leis de proteção de dados relevantes ao tratar as mensagens.
Estamos autorizados a processar os dados pessoais contidos nas mensagens por termos um interesse legítimo em investigar, sancionar e prevenir a má conduta dentro da empresa (Art. 6.º, parágrafo 1f do RGPD, (Regulamento Geral de Proteção de Dados), entre outros), e porque o tratamento é necessário para a conformidade com nossas obrigações legais (Art. 6.º, par. 1c do RGPD, entre outros) ou para nos defender de reclamações legais.
Um denunciante que envia a sua comunicação de boa fé será protegido contra retaliação no que diz respeito a uma mensagem que recaia no âmbito da política de denunciante interna e de não retaliação e das leis existentes, mesmo que, posteriormente, a comunicação venha provar-se ser não consubstanciada. A Hapag-Lloyd poderá aplicar medidas disciplinares muito rígidas em caso de abuso por parte do denunciante dos canais de comunicação da Hapag-Lloyd, através de falsas alegações, ou nos casos em que o denunciante manipula, intencionalmente, ou retém factos ou provas.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se enviar uma mensagem por meio do sistema de denúncia, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade
- país onde ocorreu o acidente
- se é ou não funcionário da Hapag-Lloyd, colaborador externo, cliente, fornecedor ou outro (opcional)
- os nomes das pessoas e outros dados pessoais das pessoas citadas na sua mensagem
Como utilizar o sistema de denúncia
Os dados pessoais e a informação introduzidos no sistema de denúncia são armazenados numa base de dados operada pela EQS Group num centro de dados de alta segurança. Apenas funcionários especialmente treinados terão acesso aos dados.
A EQS Group e outras partes terceiras não têm acesso aos dados. Isto é garantido no procedimento certificado por meio de extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados encriptados com vários níveis de proteção por palavra-passe, de modo a que esse acesso seja restrito a uma seleção muito pequena de pessoas expressamente autorizadas pela Hapag-Lloyd.
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão encriptada (SSL - Secure Sockets Layer). O seu endereço IP (Protocolo Internet) não será armazenado durante a sua utilização do sistema de comunicação de irregularidades. Para manter a conexão entre o seu computador e o BKMS® System, é armazenado um cookie no seu computador que possuirá apenas o ID da sessão (o chamado cookie de sessão). Este cookie é válido apenas até o final da sessão e expira quando encerrar o seu navegador.
No entanto, tenha em mente que o acesso ao sistema de denúncias pode deixar indícios no computador. Se utilizar um computador da empresa para aceder ao sistema, apague posteriormente os dados temporários (memória cache) e o histórico do navegador. Se o seu navegador tiver a opção de "navegação anónima", deve utilizar essa opção como preferência, já que evita a necessidade de apagar manualmente.
Também pode configurar uma caixa de correio segura com um pseudónimo/ nome de utilizado e palavra-passe de sua escolha. Isso permite que envie mensagens para seu gerente de caso da Hapag-Lloyd AG de forma anónima e segura. Este sistema só armazena dados dentro do sistema de comunicação, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação regular por e-mail.
Envio de anexos
Também pode enviar anexos ao seu gerente de caso da Hapag-Lloyd AG ao enviar mensagens ou enviar informações adicionais. Se quiser enviar a sua mensagem anonimamente, observe os seguintes avisos de segurança: Os ficheiros podem conter informações pessoais ocultas que podem comprometer o seu anonimato. Por favor, remova todas as informações antes de enviar qualquer ficheiro. Se não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza de como o fazer, copie o texto do anexo para o conteúdo da mensagem ou envie anonimamente o documento impresso para Compliance Department, Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft, Ballindamm 25, 20095 Hamburg, indicando o número de referência recebido no final do processo de comunicação, acrescentando a observação "ANÓNIMO"
Notificação da pessoa acusada
Por uma questão de princípio, somos obrigados por lei a informar a pessoa ou pessoas acusadas de que recebemos uma mensagem relativamente a elas, a menos que isso coloque em risco investigações adicionais sobre a mensagem. A sua identidade como denunciador não será revelada na medida do legalmente possível.
Os seus direitos em relação ao processamento dos seus dados pessoais
De acordo com a legislação europeia aplicável, tem o direito à informação e - quando as pré-condições relevantes forem atendidas - a aceder, retificar ou apagar os seus dados pessoais e restringir seu tratamento, bem como o direito à portabilidade dos mesmos. Pode revogar o seu consentimento de armazenamento dos seus dados a qualquer momento por motivos relacionados com a sua situação específica. Nesse caso, examinaremos imediatamente até que ponto a mensagem ainda necessita ser investigada. Os seus dados deixarão de ser tratados, a menos que isso seja obrigatório e haja motivos legítimos para o efeito.
Além disso, tem o direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade supervisora responsável.
Duração do período de conservação
O tratamento do caso, respetivo acompanhamento e monitorização são documentados no sistema de gestão de casos pelo departamento de tratamento de casos responsável. Serão mantidos ficheiros de investigação de acordo com os requisitos de retenção de dados definidos por lei. Uma vez encerrado o caso, todos os dados relacionados serão apagados de imediato ou anonimizados. Se existirem indícios fortes de que o caso possa ser relevante no futuro ou que possam vir a ser adicionadas novas informações, é possível conservar a mensagem até um período máximo de dois anos após o seu envio. Decorridos dois anos, os dados serão apagados ou anonimizados. Sempre que existirem leis ou regulamentos locais diferentes no que diz respeito à retenção de dados, devem ser seguidos os requisitos locais aplicáveis.
Departamentos responsáveis e segurança de dados
O departamento responsável pela proteção de dados dentro do sistema de denúncias e o responsável pelo tratamento de dados é a Hapag-Lloyd AG, Compliance Department, Ballindamm 25, 20095 Hamburg, Alemanha. Pode entrar em contato com nosso encarregado da proteção de dados no endereço mencionado acima ou em dataprotection@hlag.com.
O sistema de denúncia é operado em nome da Hapag-Lloyd AG e, em seu nome, por uma empresa alemã especializada nesta área, a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim. Nesta capacidade, atua como um provedor de serviços nas instruções do responsável pelo tratamento, nos termos do RGPD. Os dados no sistema de denúncias são armazenados utilizando medidas técnicas e organizacionais abrangentes. São submetidos a um processo de criptografia especial que impede que a EQS Group AG consiga visualizá-los e apenas pessoas específicas na Hapag-Lloyd AG tenham acesso aos mesmos.
Versão: 26.04.2023