Speak Up Line - นโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
นโยบาย 1 ของ Hapag-Lloyd ที่ระบุไว้จะปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับทั้งภายในและภายนอก เช่น หลักจริยธรรมสากลของ Hapag-Lloyd (https://www.hapag-lloyd.com/en/company/responsibility/compliance/global-code- of-ethics.html) กฎหมายต่อต้านการให้สินบนและการคอร์รัปชัน กฎหมายการแข่งขันทางการค้า กฎระเบียบการห้ามส่งสินค้าและการคว่ำบาตร ที่ Hapag-Lloyd เรายังตระหนักถึงความรับผิดชอบในการเคารพสิทธิมนุษยชนและปฏิบัติตามข้อผูกมัดทางสังคมและสิ่งแวดล้อม และเพื่อป้องกันการละเมิดสิทธิมนุษยชนประเภทใดก็ตามทั้งภายในกลุ่มของเราและในห่วงโซ่อุปทานด้วย
Hapag-Lloyd สนับสนุนให้พนักงาน ซัพพลายเออร์ และบุคคลที่ได้รับผลกระทบในห่วงโซ่อุปทานของเราสนับสนุนแนวทางในการแจ้งข้อความถึงพฤติกรรมที่ไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผิดจรรยาบรรณ หรือพฤติกรรมที่เป็นอาชญากรรมที่อาจเกิดขึ้น โดยแจ้งไปยังแผนกกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือผ่านช่องทางการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่มีอยู่
ช่องทางการแจ้งข้อความที่ปลอดภัยมีให้บริการแล้วแปดภาษา
แพลตฟอร์มการแจ้งข้อความเหตุการณ์ของเรา Speak Up Line เป็นช่องทางการแจ้งข้อความที่ได้รับการป้องกัน ปลอดภัย และเป็นอิสระสำหรับพนักงาน ลูกค้า ผู้บริโภค ซัพพลายเออร์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอื่น ๆ แพลตฟอร์มนี้ใช้เทคโนโลยีการแจ้งข้อความเหตุการณ์ BKMS® System ซึ่งมีการรับรองความปลอดภัยของข้อมูลหลายรายการด้วยกัน มีให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงในทุกตลาดที่ Hapag-Lloyd AG และบริษัทสาขาดำเนินธุรกิจอยู่ และการใช้งานได้รับอนุญาตภายใต้กฎหมายท้องถิ่น ผู้ใช้สามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำผิดที่อาจเกิดขึ้นในแปดภาษา โดยยังคงไม่เปิดเผยตัวตน หากกฎหมายท้องถิ่นอนุญาต
ข้อมูลเพิ่มเติม (เฉพาะประเทศ) บน Speak up Line รวมถึงคำอธิบายของกระบวนการการแจ้งข้อความสามารถดูได้บนแพลตฟอร์ม Speak Up Line: https://www.bkms-system.com/hapag-lloyd
ประกาศเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล
เราจริงจังกับการป้องกันข้อมูลและการรักษาความลับเป็นอย่างมาก และเราปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลที่มีการบังคับใช้ในระดับประเทศและในยุโรป ประเด็นที่สำคัญเกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูลของเราจะอธิบายไว้โดยย่อที่ด้านล่าง
หน้านี้จะแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่เราดำเนินการกับการแจ้งข้อความที่ส่งมายังระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด และวิธีการที่เราทำให้มั่นใจได้ว่าเราจัดการกับการแจ้งข้อความเหล่านี้อย่างเป็นความลับ
วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูล พื้นฐานด้านกฎหมาย และการจัดการกับการแจ้งข้อความอย่างเป็นความลับ
วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลได้แก่ การจัดการการแจ้งข้อความที่ได้รับผ่านโปรแกรมแจ้งเบาะแสการกระทำผิด และการตรวจสอบการแจ้งข้อความดังกล่าวเพิ่มเติม รวมท้ังเพื่อดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องตามที่ต้องการ
ทุกข้อความที่แจ้งเข้ามาจะได้รับการดำเนินการอย่างจริงจังและได้รับการจัดการอย่างเป็นความลับ รวมถึงเป็นไปตามกระบวนการที่เป็นมาตรฐานและสอดคล้องกับนโยบายการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดและป้องกันการโต้ตอบ
ในการสืบสวนการแจ้งข้อความ อาจจำเป็นที่ต้องส่งการแจ้งข้อความที่เป็นข้อมูลให้กับพนักงานคนอื่น ๆ ของบริษัท Beiersdorf AG หรือพนักงานของบริษัทอื่น ๆ ในกลุ่มบริษัท Hapag-Lloyd (เช่น หากการแจ้งข้อความเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ในบริษัทสาขาของ Hapag-Lloyd AG) บริษัทในกลุ่มบริษัทอาจตั้งอยู่ในประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือเขตเศรษฐกิจยุโรป ซึ่งมีกฎเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลที่ต่างออกไป ในกรณีนี้ เรารับรองว่าจะมีการถ่ายโอนข้อมูลตามกฎระเบียบการป้องกันข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เราเห็นชอบด้วยกับเหตุมาตรฐานเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล เราใช้กฎการป้องกันข้อมูลภายในที่มีผลผูกมัด หรือจะถ่ายโอนข้อมูลไปยังบริษัทที่อยู่ในประเทศที่ประชาคมยุโรปนั้นออกเงื่อนไขของการพิจารณามาตรฐานคุ้มครองที่เพียงพอเท่านั้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจุดหมายปลายทางของข้อมูลในกรณีที่เกี่ยวข้อง หรือมีการประเมินผลกระทบของการถ่ายโอนข้อมูลแล้ว นอกจากนี้ เรายังปฏิบัติตามกฎหมายป้องกันข้อมูลที่เกี่ยวข้องเสมอเมื่อดำเนินการกับการแจ้งข้อความ
เราได้รับอนุญาตให้ดำเนินการกับข้อมูลส่วนบุคคลที่มีอยู่ในการแจ้งข้อความ เนื่องจากเรามีผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายในการสืบสวน ลงโทษ และป้องกันการประพฤติผิดภายในบริษัท (มาตรา 6, วรรค 1f GDPR (ระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป) เป็นต้น) และเนื่องจากการดำเนินการเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามหน้าที่ทางกฎหมายของเรา (มาตรา 6, วรรค 1c GDPR เป็นต้น) หรือเพื่อยืนยันหรือปกป้องสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย
ผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่แจ้งข้อความโดยสุจริตจะได้รับความคุ้มครองจากการตอบโต้ในส่วนที่เกี่ยวกับการแจ้งข้อความที่อยู่ภายใต้ขอบเขตของผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดภายใน รวมถึงนโยบายป้องกันการตอบโต้ และภายใต้กฎหมายที่มีอยู่ แม้ว่าในภายหลังจะพบว่าการแจ้งข้อความไม่มีหลักฐานยืนยันก็ตาม Hapag-Lloyd อาจใช้กฎระเบียบที่เข้มงวด หากผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดใช้ช่องทางการรายงานของ Hapag-Lloyd ในทางที่ผิดสำหรับการกล่าวหาที่เป็นเท็จโดยเจตนา หรือในกรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดจงใจบิดเบือนหรือปกปิดข้อเท็จจริงหรือหลักฐาน
ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการรวบรวม
การใช้ระบบแจ้งข้อความเป็นไปอย่างสมัครใจ หากคุณส่งการแจ้งข้อความผ่านระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เราจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้:
- ชื่อของคุณ หากคุณเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน
- ประเทศที่เกิดเหตุการณ์
- ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานของ Hapag-Lloyd พนักงานภายนอก ลูกค้า ผู้ขาย หรืออื่น ๆ หรือไม่ (ไม่บังคับ)
- ชื่อบุคคลและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ ของผู้ที่คุณกล่าวถึงในการร้องเรียนของคุณ
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
ข้อมูลส่วนบุคคลที่ป้อนเข้าสู่ระบบแจ้งข้อความจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ควบคุมโดยบริษัท EQS Group ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง เฉพาะพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมมาเป็นพิเศษใน Hapag-Lloyd เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้
EQS Group และบุคคลที่สามอื่น ๆ จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งได้รับการรับประกันเป็นพิเศษในกระบวนการที่ผ่านการรับรองโดยมาตรการทางเทคนิคและมาตรการบริหารองค์กรอย่างครอบคลุมแล้ว
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บและเข้ารหัสลับ โดยมีการป้องกันด้วยคำรหัสหลายระดับ ดังนั้นข้อมูลจึงถูกจำกัดให้พนักงานของ Hapag-Lloyd กลุ่มเล็กที่ได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้งเข้าถึงได้เท่านั้น
การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบการแจ้งข้อความ จะดำเนินการผ่านการเชื่อมต่อที่ถูกเข้ารหัสลับ (SSL (Secure Sockets Layer)) จะไม่มีการเก็บที่อยู่ IP (Internet Protocol) ของคุณในระหว่างที่คุณใช้งานระบบการแจ้งข้อความ เพื่อรักษาการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับ BKMS® System จะมีการเก็บคุกกี้ไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุกกี้นี้ประกอบด้วย ID เซสชัน (ที่เรียกว่าเซสชันคุกกี้) เท่านั้น คุกกี้นี้จะใช้งานได้จนสิ้นสุดเซสชันของคุณ และจะหมดอายุเมื่อคุณปิดเบราว์เซอร์
อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการเข้าถึงระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดอาจทิ้งร่องรอยไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ของบริษัทในการเข้าถึงระบบ คุณควรพิจารณาที่จะลบข้อมูลชั่วคราว (แคช) และประวัติเบราว์เซอร์ของคุณหลังจากนั้น หากเบราว์เซอร์ของคุณมี "โหมดส่วนตัว" คุณควรเลือกใช้โหมดดังกล่าว เนื่องจากทำให้คุณไม่ต้องลบด้วยตนเอง
คุณยังสามารถจัดทำตู้ไปรษณีย์นิรภัยพร้อมนามแฝง/ ชื่อผู้ใช้ และคำรหัสที่คุณเลือกได้อีกด้วย ซึ่งทำให้คุณสามารถส่งการแจ้งข้อความไปยังผู้จัดการกรณีของคุณที่บริษัท Hapag-Lloyd AG ได้อย่างปลอดภัยและไม่มีการระบุชื่อ ระบบนี้จะเก็บข้อมูลไว้ภายในระบบแจ้งข้อความเท่านั้น ซึ่งทำให้มีความปลอดภัยเป็นพิเศษ ไม่ใช่รูปแบบของการสื่อสารผ่านอีเมลทั่วไป
การส่งสิ่งที่แนบมาด้วย
นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งสิ่งที่แนบมาด้วยไปยังผู้จัดการกรณีของคุณที่สายด่วนการแจ้งข้อความของ Hapag-Lloyd เมื่อส่งการแจ้งข้อความหรือเมื่อส่งข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณต้องการส่งการแจ้งข้อความโดยไม่ระบุชื่อ โปรดทราบคำแนะนำด้านความปลอดภัยต่อไปนี้: ไฟล์อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลซ่อนอยู่ ซึ่งอาจทำให้เกิดผลเสียหายต่อการไม่ระบุชื่อของคุณได้ กรุณาลบข้อมูลดังกล่าวออกให้หมดก่อนที่จะส่งไฟล์ใด ๆ หากคุณไม่สามารถนำข้อมูลนี้ออกได้ หรือไม่แน่ใจว่าจะสามารถทำได้อย่างไร ให้คัดลอกข้อความของสิ่งที่แนบมาลงในข้อความของการแจ้ง หรือส่งเอกสารฉบับพิมพ์มายังที่อยู่ Compliance Department, Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft, Ballindamm 25, 20095 Hamburg โดยไม่เปิดเผยตัวตน โดยให้อ้างถึงหมายเลขอ้างอิงที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการแจ้งข้อความ และระบุว่า “ไม่เปิดเผยตัวตน”
การแจ้งบุคคลที่ถูกกล่าวหา
ตามหลักแล้ว เรามีภาระผูกพันตามกฎหมายในการแจ้งให้บุคคลที่ถูกกล่าวหาทราบว่าเราได้รับการแจ้งข้อความเกี่ยวกับบุคคลดังกล่าว เว้นแต่ว่าการทำเช่นนี้จะมีผลเสียต่อการสืบสวนเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแจ้งข้อความ จะไม่มีการเปิดเผยตัวตนของคุณในฐานะผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดตราบเท่าที่สามารถทำได้ตามกฎหมาย
สิทธิ์ของคุณเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ
ภายใต้กฎหมายป้องกันข้อมูลของเยอรมนีและกฎหมายป้องกันข้อมูลที่เกี่ยวข้องของยุโรป คุณมีสิทธิ์ในการรับทราบข้อมูล และสิทธิ์ในการเข้าถึง แก้ไข หรือลบข้อมูลส่วนบุคคลของคุณหากตรงตามเงื่อนไขเบื้องต้น และมีสิทธิ์จำกัดการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว รวมทั้งสิทธิ์เกี่ยวกับความสามารถในการเคลื่อนย้ายข้อมูลในกรณีที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถเพิกถอนการยินยอมให้เก็บข้อมูลของคุณได้ทุกเมื่อ ตามเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงของคุณ ในกรณีนี้เราจะตรวจสอบการแจ้งข้อความอย่างทันทีว่ายังต้องทำการสืบสวนถึงแค่ไหน ข้อมูลของคุณจะไม่ถูกประมวลผลอีกต่อไป เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องทำและมีเหตุผลโดยชอบด้วยกฎหมายที่จะทำเช่นนั้น
นอกจากนี้คุณมีสิทธิ์ร้องเรียนกับหน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมดูแลด้วยเช่นกัน
ระยะเวลาในการเก็บรักษา
การจัดการกรณี การติดตาม และการตรวจสอบได้รับการบันทึกไว้ในระบบการจัดการกรณีโดยแผนกจัดการกรณีที่รับผิดชอบ ไฟล์การสอบสวนจะได้รับการเก็บรักษาตามข้อกำหนดในการเก็บรักษาข้อมูลที่กำหนดไว้ตามกฎหมาย หลังจากกรณีถูกปิดลง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกลบทันทีหรือไม่เปิดเผยตัวตน สามารถเก็บการแจ้งข้อความนั้นไว้ได้สูงสุดสองปีหลังจากมีการแจ้งข้อความ หากมีข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่ากรณีอาจมีความเกี่ยวข้องในอนาคตหรือสามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ หลังจากผ่านไปสองปี ข้อมูลจะถูกลบหรือไม่เปิดเผยตัวตน เมื่อใดก็ตามที่กฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับในท้องถิ่นมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลแตกต่างกัน จะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในท้องถิ่น
ฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และความปลอดภัยของข้อมูล
ฝ่ายที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลภายในระบบแจ้งเบาะแสและทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมข้อมูลคือ ฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Hapag-Lloyd AG, Ballindamm 25, 20095 Hamburg, Germany คุณสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ป้องกันข้อมูลได้ ณ ที่อยู่ที่กล่าวถึงข้างต้น หรือที่ dataprotection@hlag.com
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดดำเนินการในนามของบริษัท Hapag-Lloyd AG โดย EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin โดยในที่นี้จะเป็นผู้ให้บริการตามคำแนะนำของผู้ควบคุมข้อมูลตามระเบียบ GDPR จะมีการเก็บข้อมูลในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดไว้โดยใช้มาตรการทางเทคนิคและมาตรการทางองค์กรที่ครอบคลุม โดยข้อมูลจะได้รับการเข้ารหัสลับอย่างเป็นพิเศษในลักษณะที่บริษัท EQS Group AG ไม่สามารถดูได้ และมีเพียงบุคคลในบริษัท Hapag-Lloyd AG บางคนเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้
เวอร์ชัน: 26.04.2023