SPEAK UP LINE - CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ
Chính sách nhất định của Hapag-Lloyd1 là tuân thủ các quy định và quy chế nội bộ và bên ngoài chẳng hạn như Bộ Quy tắc Đạo đức Toàn cầu của Hapag-Lloyd (https://www.hapag-lloyd.com/en/company/responsibility/compliance/global-code-of-ethics.html), pháp luật về chống tham nhũng và hối lộ, luật cạnh tranh, quy định về cấm vận và lệnh trừng phạt. Tại Hapag-Lloyd chúng tôi cũng ghi nhận trách nhiệm của mình trong việc tôn trọng quyền con người và thực hiện các nghĩa vụ xã hội và môi trường cũng như ngăn chặn mọi hình thức vi phạm quyền con người cả ở bên trong Tập đoàn và trong cả chuỗi cung ứng của chúng tôi.
Hapag-Lloyd khuyến khích các nhân viên, nhà cung cấp và những người bị ảnh hưởng trong chuỗi cung ứng của chúng tôi ủng hộ phương thức này bằng cách thông báo bất kỳ hành vi không tuân thủ, phi đạo đức hoặc trái pháp luật thực tế hoặc tiềm tàng nào cho bộ phận Tuân thủ, hoặc thông qua các kênh tố cáo sẵn có.
Kênh thông báo an toàn có sẵn bằng tám ngôn ngữ
Nền tảng thông báo sự việc của chúng tôi là Speak Up Line được bảo vệ, an toàn và là kênh thông báo độc lập dành cho các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan bên ngoài khác. Nền tảng này dựa trên công nghệ BKMS® System, đây là công nghệ có nhiều chứng nhận bảo mật dữ liệu. Nền tảng này được cung cấp suốt ngày đêm ở tất cả các thị trường mà Hapag-Lloyd AG và các chi nhánh của Hapag-Lloyd AG thực hiện hoạt động kinh doanh và luật pháp sở tại cho phép việc sử dụng nền tảng này. Người dùng có thể gửi thông tin về hành vi sai trái có thể xảy ra bằng tám ngôn ngữ, duy trì việc nặc danh ở bất cứ nơi nào pháp luật sở tại cho phép.
Thông tin bổ sung (theo quốc gia cụ thể) về Speak up Line, cũng như mô tả về quy trình thông báo được đăng tải trực tiếp trên nền tảng Speak Up Line: https: //www.bkms-system.com/hapag-lloyd
Thông báo Bảo vệ Dữ liệu
Chúng tôi đặc biệt coi trọng việc bảo vệ và bảo mật dữ liệu và tuân thủ tuyệt đối các quy định hiện hành trong nước và Châu Âu về bảo vệ dữ liệu. Những khía cạnh chính của chính sách lưu trữ dữ liệu của chúng tôi được giải thích vắn tắt dưới đây.
Trang này cung cấp thông tin về cách chúng tôi xử lý các thông báo được gửi tới hệ thống tố cáo và cách chúng tôi đảm bảo các thông báo được xử lý trong điều kiện bảo mật.
Mục đích của việc xử lý dữ liệu, cơ sở pháp lý và xử lý thông báo bảo mật
Mục đích của việc xử lý dữ liệu là xử lý và điều tra thêm về những thông báo nhận được thông qua các kênh thông báo, cũng như thực hiện bất kỳ hành động nào có thể được coi là cần thiết liên quan đến vụ việc.
Mọi thông báo nhận được đều được xem xét một cách nghiêm túc và xử lý một cách bảo mật và tuân theo một quy trình được tiêu chuẩn hóa và phù hợp với Chính sách Không trả đũa và Tố cáo nội bộ.
Khi điều tra thông báo, có thể cần chia sẻ thông tin được thông báo với các nhân viên khác của Hapag-Lloyd AG hoặc nhân viên của các doanh nghiệp khác thuộc tập đoàn Hapag-Lloyd (ví dụ: nếu thông báo liên quan đến các sự việc tại các đơn vị chi nhánh của Hapag-Lloyd AG). Các doanh nghiệp thuộc tập đoàn có thể có trụ sở tại những quốc gia ngoài Liên Minh Châu Âu hoặc Khu Vực Kinh Tế Châu Âu với những quy định khác nhau về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong trường hợp này, chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển theo phương thức phù hợp với các quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành. Tùy thuộc vào điểm đến dữ liệu trong vụ việc được đề cập, chúng tôi đồng ý với các điều khoản bảo vệ dữ liệu tiêu chuẩn, áp dụng những quy tắc bảo vệ dữ liệu nội bộ ràng buộc hoặc chỉ chuyển dữ liệu cho những doanh nghiệp có trụ sở đặt tại những quốc gia đã được Ủy Ban Châu Âu ra quyết định về chấp hành thỏa đáng hoặc đã thực hiện một Đánh giá Tác động Chuyển Dữ liệu (TIA). Ngoài ra, chúng tôi luôn tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu có liên quan khi xử lý thông báo.
Chúng tôi được phép xử lý dữ liệu cá nhân trong các thông báo vì chúng tôi có lợi ích chính đáng trong việc điều tra, xử phạt và ngăn chặn hành vi sai trái trong phạm vi doanh nghiệp (Điều 6, đoạn 1f của GDPR (Bộ Quy tắc Bảo vệ Dữ liệu Chung) cùng một số điều khác) và vì việc xử lý dữ liệu là cần thiết để bảo đảm việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi (Điều 6, đoạn 1c GDPR, cùng một số điều khác) hoặc để khẳng định hoặc bảo vệ các yêu cầu pháp lý.
Người tố cáo thông báo trên Tinh thần Thiện chí sẽ được bảo vệ khỏi bị Trả đũa liên quan đến thông báo thuộc phạm vi Chính sách Không trả đũa và Tố cáo nội bộ và theo pháp luật hiện hành, ngay cả khi sau đó thông báo được phát hiện là không có căn cứ. Hapag-Lloyd có thể áp dụng hình thức kỷ luật nghiêm khắc trong trường hợp một Người tố cáo lạm dụng các kênh thông báo của Hapag-Lloyd để cố ý cáo buộc sai sự thật, hoặc trong trường hợp người tố cáo cố tình thao túng hoặc che giấu thông tin hoặc bằng chứng.
Loại dữ liệu cá nhân được thu thập
Việc sử dụng hệ thống thông báo diễn ra trên cơ sở tự nguyện. Nếu bạn gửi thông báo thông qua hệ thống tố cáo, chúng tôi thu thập dữ liệu và thông tin cá nhân sau đây:
- họ tên của bạn, nếu bạn lựa chọn tiết lộ danh tính của bạn
- quốc gia nơi sự việc đã xảy ra
- dù là bạn có được tuyển dụng tại Hapag-Lloyd, là nhân viên bên ngoài, khách hàng, nhà cung cấp hoặc người khác (tùy chọn) hay không
- họ tên của những người và dữ liệu cá nhân khác của những người mà bạn nêu tên trong thông báo của mình
Sử dụng hệ thống tố cáo
Dữ liệu và thông tin cá nhân nhập vào hệ thống thông báo được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu do EQS Group vận hành trong một trung tâm dữ liệu bảo mật cao. Chỉ có những nhân viên được đào tạo đặc biệt tại Hapag-Lloyd mới có quyền truy nhập vào dữ liệu.
EQS Group và các bên thứ ba khác không có quyền truy nhập vào dữ liệu. Điều này được đảm bảo trong quy trình được chứng nhận thông qua các biện pháp kỹ thuật và tổ chức chuyên sâu.
Mọi dữ liệu lưu trữ được mã hóa với nhiều cấp độ bảo vệ bằng mật khẩu để quyền truy cập bị hạn chế trong một lựa chọn nhỏ của những người được ủy quyền rõ ràng tại Hapag-Lloyd.
Giao tiếp giữa máy tính của bạn và hệ thống thông báo diễn ra qua một chế độ kết nối được mã hóa (SSL (Lớp cổng Bảo vệ)). Địa chỉ IP (Giao thức Internet) của bạn sẽ không được lưu trữ trong quá trình bạn sử dụng hệ thống thông báo. Để duy trì kết nối giữa máy tính của bạn và BKMS® System, cookie được lưu trữ trên máy tính của bạn chỉ chứa ID của phiên làm việc (còn được gọi là cookie phiên làm việc). Cookie này chỉ có hiệu lực cho đến khi kết thúc phiên làm việc của bạn và hết hạn khi bạn đóng trình duyệt.
Tuy nhiên, xin lưu ý rằng việc truy cập hệ thống tố cáo có thể để lại dấu vết trên máy tính của bạn. Nếu sử dụng máy tính của doanh nghiệp để truy cập hệ thống, bạn nên xem xét xóa dữ liệu tạm thời (bộ nhớ đệm) và lịch sử trình duyệt của bạn sau đó. Nếu trình duyệt của bạn có "chế độ riêng tư", bạn nên sử dụng tùy chọn này vì nó giúp bạn không phải thực hiện việc xóa thủ công.
Bạn cũng có thể kiến tạo một hòm thư bảo mật với bí danh/ tên người dùng và mật khẩu do bạn chọn. Điều này cho phép bạn gửi đi thông báo cho người quản lý hồ sơ Hapag-Lloyd AG một cách ẩn danh và an toàn. Hệ thống này chỉ lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống thông báo, giúp cho hệ thống đặc biệt an toàn. Đây không phải là một hình thức giao tiếp e-mail thông thường.
Gửi đi tài liệu đính kèm
Bạn cũng có thể gửi đi tài liệu đính kèm tới đường dây nóng thông báo Hapag-Lloyd khi gửi thông báo hoặc gửi thông tin bổ sung. Nếu bạn muốn gửi thông báo ẩn danh, vui lòng lưu ý lời khuyên an toàn sau đây: Các tập tin có thể chứa thông tin cá nhân ẩn có thể gây ảnh hưởng đến việc ẩn danh của bạn. Vui lòng xóa tất cả những thông tin đó trước khi gửi đi bất kỳ tập tin nào. Nếu bạn không thể xóa dữ liệu này hoặc không biết chắc chắn về cách thực hiện, hãy sao chép nội dung tài liệu đính kèm của bạn vào nội dung thông báo hoặc gửi đi tài liệu in nặc danh đến địa chỉ Compliance Department, Hapag-Lloyd Aktiengesellschaft, Ballindamm 25, 20095 Hamburg, trích dẫn mã số xác minh nhận khi kết thúc quy trình thông báo và thêm phần ghi chú "NẶC DANH"
Thông báo về người bị tố cáo
Theo nguyên tắc, chúng tôi phải chấp hành yêu cầu của pháp luật về việc thông báo cho người hoặc những người bị tố cáo về việc chúng tôi đã nhận được thông báo về họ, trừ khi điều này gây ảnh hưởng đến những cuộc điều tra tiếp theo liên quan đến thông báo. Danh tính của bạn với tư cách là người tố cáo sẽ không được tiết lộ chừng nào còn nằm trong khung bảo vệ về mặt pháp lý.
Quyền của bạn liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn
Theo luật bảo vệ dữ liệu của Đức và bất kỳ luật áp dụng nào của Châu Âu, bạn có quyền đối với thông tin và - khi đáp ứng các điều kiện tiên quyết - quyền được truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân của bạn và hạn chế xử lý dữ liệu, cũng như quyền mang chuyển dữ liệu, trong trường hợp có thể áp dụng được. Bạn có thể thu hồi quyết định đồng ý của mình đối với dữ liệu đang được lưu trữ của bạn vào bất cứ thời điểm nào vì những lý do liên quan đến tình huống cụ thể của bạn. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ kiểm tra ngay mức độ cần phải điều tra thêm liên quan đến một thông báo. Dữ liệu của bạn sẽ không được xử lý nữa, trừ khi việc này là bắt buộc và có những lý do chính đáng để thực hiện việc đó.
Ngoài ra, bạn có quyền nộp đơn khiếu nại với cơ quan giám sát có thẩm quyền.
Thời gian lưu trữ
Việc xử lý vụ việc, theo dõi và giám sát được bộ phận xử lý vụ việc phụ trách lập thành văn bản trong hệ thống quản lý vụ việc. Hồ sơ điều tra sẽ được duy trì theo các yêu cầu lưu giữ dữ liệu theo quy định của pháp luật. Sau khi vụ việc kết thúc, mọi dữ liệu liên quan sẽ được xóa bỏ hoặc ẩn danh ngay lập tức. Nếu có dấu hiệu rõ ràng cho thấy rằng một vụ việc có thể liên quan trong tương lai hoặc có thể bổ sung thông tin mới, thông báo có thể được lưu trữ tối đa trong hai năm sau khi thông báo. Sau hai năm, dữ liệu sẽ được xóa bỏ hoặc ẩn danh. Bất cứ khi nào pháp luật hoặc quy định sở tại có các yêu cầu khác về việc lưu giữ dữ liệu, các yêu cầu sở tại phải được tuân thủ.
Bộ phận phụ trách và bảo mật dữ liệu
Bộ phận chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu trong hệ thống tố cáo và đóng vai trò là bộ điều khiển dữ liệu là Hapag-Lloyd AG, Compliance Department (Bộ phận Tuân thủ), Ballindamm 25, 20095 Hamburg, Đức. Bạn có thể liên hệ với chuyên viên bảo vệ dữ liệu của chúng tôi theo địa chỉ thư nêu trên hoặc thông qua dataprotection@hlag.com.
Hệ thống tố cáo được vận hành nhân danh Hapag-Lloyd AG, và thay mặt cho một doanh nghiệp Đức chuyên về lĩnh vực này, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin. Trong vai trò này, hệ thống hoạt động như một nhà cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn của bộ điều khiển dữ liệu theo nghĩa được nêu trong Bộ Quy tắc Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR). Dữ liệu trong hệ thống tố cáo được lưu trữ bằng cách sử dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức toàn diện. Dữ liệu được mã hóa đặc biệt theo cách mà EQS Group AG không thể xem được và chỉ những người được chỉ định tại Hapag-Lloyd AG mới có quyền truy cập dữ liệu liên quan.
Phiên bản: 26.04.2023