Informations relatives à la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux réglementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes concernant les infractions aux règles de conformité d'ADRA Allemagne. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus, et par conséquent à éviter tout dommage à ADRA Allemagne, à ses employés et à ses clients. Le cadre juridique du traitement des données à caractère personnel est l'article 6 paragraphe 1f du RGPD.
Parties responsables
Les parties responsables de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte sont
ADRA DEUTSCHLAND e.V.
Robert-Bosch-Str. 10
64331 Weiterstadt
E-mail : compliance@adra.de
en tant que seule partie responsable (ci-après également dénommée « ADRA Allemagne »). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d'ADRA DEUTSCHLAND e.V.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données hautement sécurisé. Seuls les salariés d'ADRA Allemagne peuvent voir les données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée, par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont chiffrées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe suivant un système d'autorisations, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées chez ADRA Allemagne.
ADRA Allemagne a nommé un responsable de la protection des données. Les questions concernant la protection des données chez ADRA Allemagne peuvent être envoyées à Dr. Jörn Voßbein, External Data Protection Officer, Otto-Hausmann-Ring 113, 42115 Wuppertal, adresse e-mail : datenschutz.adra@uimc.de.
Type de données à caractère personnel recueillies
L'utilisation du système de recueil d'alerte se fait sur la base du volontariat. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- Votre nom si vous décidez de révéler votre identité
- Si vous êtes salarié d'ADRA Allemagne.
- Les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par un petit nombre de salariés désignés, dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, de l'organisation de conformité d'ADRA Allemagne. Ces alertes sont toujours traitées avec la confidentialité la plus stricte. Les collaborateurs de l'organisation de conformité d'ADRA Allemagne évaluent l'affaire et effectuent toute enquête supplémentaire requise par un cas spécifique.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés d'ADRA Allemagne ou des salariés d'autres entreprises du groupe, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen ayant des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toute alerte reçue les concernant, dès que la divulgation de cette information ne représente plus aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée, à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu de la loi européenne sur la protection des données, vous, ainsi que les personnes citées dans l'alerte, bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement, de portabilité des données et d'un droit d'objection au traitement de données à caractère personnel qui vous concernent. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité de stocker des données pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale, ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de l'entreprise, ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées conformément aux exigences réglementaires.
Utilisation du système de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie qui ne contient que l'ID de la session (également appelé cookie de session) est enregistré sur votre ordinateur. Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer, au sein du système de recueil d'alerte, une boîte de dialogue protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l'employé responsable chez ADRA Allemagne soit nommément, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes à l'employé responsable chez ADRA Allemagne. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées qui pourraient mettre en péril votre anonymat. Supprimez ces données avant d'effectuer votre envoi. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière dont il faut procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans celui de votre alerte ou envoyer anonymement le document imprimé à l'adresse figurant en bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.