Informação sobre a protecção de dados
Levamos muito a sério a protecção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições do Regulamento Geral de Protecção de Dados da UE (RGPD), bem como os actuais regulamentos nacionais de protecção de dados. Leia atentamente estas informações sobre protecção de dados antes de enviar uma mensagem.
Finalidade e base jurídica do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) serve para receber, tratar e gerir mensagens de forma segura e confidencial, relativamente a violações das regras de conformidade da ADRA Alemanha. O tratamento de dados pessoais no âmbito do sistema de comunicação de incidentes BKMS® System baseia-se no interesse legítimo da nossa empresa em descobrir e prevenir e, assim, evitar danos para a ADRA Alemanha, seus colaboradores e clientes. O fundamento jurídico para este tratamento de dados pessoais é o artigo 6.º, n.º 1-F do RGPD da UE.
Entidades responsáveis
As entidades responsáveis pela proteção de dados no sistema de denúncia são:
ADRA ALEMANHA e.V.
Robert-Bosch-Str. 10
64331 Weiterstadt
E-mail: compliance@adra.de
enquanto parte única responsável (doravante designada de: “ADRA Alemanha”). O sistema de denúncia é operado por uma empresa especializada, a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim, na Alemanha, em nome da ADRA ALEMANHA e.V.
Os dados pessoais e informações inseridas no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados operado pela EQS Group AG em um centro de dados de alta segurança. Apenas os colaboradores da ADRA Alemanha podem visualizar os dados. A EQS Group AG e outras partes terceiras não tem acesso aos dados. Isto é garantido no procedimento certificado por meio de extensas medidas técnicas e organizacionais.
Todos os dados são armazenados criptografados com vários níveis de proteção por palavra-passe para que o acesso seja restrito a uma seleção muito restrita de pessoas expressamente autorizadas na ADRA Alemanha.
A ADRA Alemanha nomeou um responsável pela protecção de dados. Eventuais perguntas relativas à proteção de dados na ADRA Alemanha podem ser endereçadas a Dr. Jörn Voßbein, External Data Protection Officer (Responsável Externo pela Proteção de Dados), Otto-Hausmann-Ring 113, 42115 Wuppertal, endereço de correio eletrónico: datenschutz.adra@uimc.de.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se enviar uma mensagem por meio do sistema de denúncia, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade;
- se é ou não um colaborador da ADRA Alemanha.
- Os nomes e outros dados pessoais de pessoas citadas na sua mensagem, caso aplicável.
Tratamento confidencial de mensagens
As mensagens são recebidas por uma selecção restrita de colaboradores expressamente autorizados e especialmente treinados do Departamento de Conformidade da ADRA Alemanha, sendo sempre tratados de forma confidencial. Os colaboradores do Departamento de Conformidade da ADRA Alemanha avaliam o assunto e realizam qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.
Ao processaruma mensagem ou conduzir uma investigação especial, poderá ser necessário partilhar mensagens com colaboradores adicionais da ADRA Alemanha ou colaboradores de outras empresas do grupo, por exemplo, se as mensagens fazem referência a incidentes em subsidiárias. Estas podem situar-se em países fora da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu com diferentes regulamentos sobre a protecção de dados pessoais. Garantiremos sempre que os regulamentos de protecção de dados aplicáveis são cumpridos ao partilhar mensagens.
Todas as pessoas que têm acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Informação sobre os acusados
Somos juridicamente obrigados a informar as partes acusadas sobre quaisquer mensagens recebidas contra elas, a partir do momento em que a divulgação desta informação deixe de comprometer a investigação. A sua identidade enquanto denunciante não será divulgada a menos que juridicamente sejamos obrigados a fazê-lo.
Direitos dos titulares dos dados
Nos termos da legislação europeia de protecção de dados, você e as pessoas mencionadas na mensagem têm o direito de acesso, retificação, apagamento, restrição de tratamento, bem como o direito de oposição ao tratamento dos seus dados pessoais. Se o direito de oposição ao tratamento dos dados pessoais for invocado, a necessidade dos dados armazenados para o exame de uma mensagem será avaliado imediatamente. Os dados que deixam de ser necessários serão apagados imediatamente. Também tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade supervisora.
Período de retenção de dados pessoais
Os dados pessoais são retidos pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação final, ou enquanto existir um interesse legítimo por parte da empresa ou a retenção for exigida por lei. Após o processamento da mensagem estar concluído, os dados serão anonimizados e apagados de acordo com os requisitos legais.
Utilização do sistema de denúncia
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão codificada (SSL). O seu endereço IP não será armazenado durante a sua utilização do sistema de denúncia. Para manter a ligação entre o seu computador e o sistema de comunicacao de incidentes BKMS® System, é armazenado um cookie no seu computador que possui apenas o ID da sessão (designado cookie de sessão). Este cookie é válido apenas até o final da sessão e expira quando encerrar o seu navegador.
É possível criar uma caixa de correio no sistema de denúncia, protegida por um pseudónimo/ nome de utilizador e palavra-passe escolhidos individualmente. Isso permite-lhe enviar mensagens para o colaborador responsável na ADRA Alemanha, em seu nome ou de forma anónima e segura. Este sistema só armazena dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não se trata de uma forma de comunicação normal por correio eletrónico.
Nota sobre o envio de anexos
Ao enviar uma mensagem ou um complemento, pode enviar simultaneamente anexos ao colaborador responsável da ADRA Alemanha. Se desejar enviar uma mensagem anónima, observe o seguinte aviso de segurança: Os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Remova esses dados antes do envio. Se não conseguir remover estes dados ou não tiver certeza de como fazê-lo, copie o texto do seu anexo para o conteúdo da mensagem ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço indicado no rodapé, citando o número de referência recebido no final do processo de mensagem.