Información sobre la protección de datos
Nos tomamos muy en serio la confidencialidad y la protección de datos y cumplimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Por favor, antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.
Propósito y base legal del sistema de denuncias
El sistema de denuncia (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y gestionar de forma segura y confidencial los mensajes en relación a las infracciones de las normas de cumplimiento de ADRA Alemania. El tratamiento de los datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar así los daños a ADRA Germany, sus empleados y sus clientes. La base legal de este tratamiento de datos personales es el Artículo 6, párrafo 1f del RGPD.
Partes responsables
Las partes responsables de la protección de datos en el sistema de denuncias son
ADRA DEUTSCHLAND e.V.
Robert-Bosch-Str. 10
64331 Weiterstadt
Correo electrónico: compliance@adra.de
como única parte responsable (en lo sucesivo también: «ADRA Germany»). El sistema de denuncias lo administra una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín (Alemania), en nombre de ADRA DEUTSCHLAND e.V.
Los datos personales y la información introducidos en el sistema de denuncias se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solo los empleados de ADRA Germany pueden ver los datos. EQS Group AG y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se almacenan encriptados con múltiples niveles de protección por contraseña según un sistema de permisos, de modo que el acceso está restringido a una selección muy reducida de personas autorizadas en ADRA Alemania.
ADRA Germany ha designado a un responsable de protección de datos. Las preguntas sobre la protección de datos en ADRA Germany se le pueden remitir al Dr. Jörn Voßbein, responsable externo de protección de datos, Otto-Hausmann-Ring 113, 42115 Wuppertal (Alemania); dirección de correo electrónico: datenschutz.adra@uimc.de.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncias es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncias, recogeremos la siguiente información personal:
- Su nombre, si decide revelar su identidad
- Si es usted empleado de ADRA Germany.
- Si procede, los nombres y otros datos personales de las personas que usted mencione en su mensaje.
Tratamiento confidencial de los mensajes
Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados especialemente autorizados y con formación específica de la Organización de Cumplimiento de ADRA Germany, y son tratados siempre de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento de ADRA Germany evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.
Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de ADRA Germany o con empleados de otras empresas del Grupo, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Al compartir mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos.
Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos estarán obligadas a mantener la confidencialidad.
Información sobre la parte acusada
Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informador no será divulgada, a menos que estemos obligados legalmente a ello.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis del mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora.
Periodo de retención de los datos personales
Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y realizar una evaluación concluyente, o mientras sea obligatorio por ley o exista un interés legítimo por parte de la empresa. Una vez haya concluido el procesamiento del mensaje, los datos se borrarán de a lo establecido los requisitos legales.
Uso del sistema de denuncias
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncias se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no se guardará cuando utilice el sistema de denuncias. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión (denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando usted cierre el navegador.
Es posible crear un buzón dentro del sistema de denuncia, cuyo acceso está protegido con un seudónimo / nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar mensajes al empleado de ADRA Alemania responsable correspondiente, ya sea por su nombre o de forma anónima y segura. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncias, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de una forma de comunicación normal por correo electrónico.
Nota sobre el envío de archivos adjuntos
Cuando envíe un mensaje o información adicional, puede enviar al mismo tiempo anexos al empleado responsable de ADRA Germany. Si desea enviar un mensaje anónimo, tenga en cuenta la siguiente advertencia de seguridad: Los archivos pueden contener información personal oculta que podría poner en peligro su anonimato. Elimine dicha información antes del envío. Si no puede eliminar estos datos o no está seguro de cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de su mensaje o envíe el documento impreso de forma anónima a la dirección que aparece en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de envío del mensaje.