“GF Transparency Line”举报系统的数据保护信息
“GF Transparency Line”是 Georg Fischer AG(地址:Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhausen, Switzerland)及其直接或间接控股的企业(以下单独或统称为“GF”)的网络举报系统。“GF Transparency Line”允许 GF 内部和外部的举报人在保密环境下匿名报告任何值得重视的违规行为。“GF Transparency Line”在 GF 的 IT 基础设施之外运作。举报人本人和 Georg Fischer Group 的企业合规专员以及由他们选定的几名员工有义务对所有人绝对保密,只有他们才有机会接触到通过“GF Transparency Line”传输的数据和信息。每位通过“GF Transparency Line”发送报告的举报人都将受到保护,且不会受到任何形式的压制。只有举报人故意伪造报告和进行虚假指控时,才会在必要时对其起诉。“GF Transparency Line”是完全保密地与 GF 分享您的关切的最安全方式。我们邀请您使用“GF Transparency Line”的信箱功能。
以下“GF Transparency Line”语言供您选择:德语、英语、中文、法语、意大利语、葡萄牙语、罗马尼亚语、西班牙语和土耳其语。选择权在您手中。您可以在第一个“GF Transparency Line”页面的右上方找到相应的按钮。
您可以在下方了解与“GF Transparency Line”有关的数据是如何被处理和使用的。通过“GF Transparency Line”发送报告前,请认真阅读此数据保护信息。另外,您也可以不使用“GF Transparency Line”,而是将您的报告直接发送给 Georg Fischer Group 的企业合规官。
- 个人/机密/未开启 -
Corporate Compliance Officer
Georg Fischer AG
Amsler-Laffon-Strasse 9
8201 Schaffhausen, Switzerland
compliance@georgfischer.com
“GF Transparency Line”——作用
“GF Transparency Line”的作用是安全且保密地发送、处理、管理和沟通有关(涉嫌)违反法律或法规的报告。如果您愿意,您可以保持完全匿名!
我们会对收到的与您的报告有关的个人数据进行处理,以打击不法行为和相关的对 GF、其员工和商业伙伴构成损害的行为。如果报告涉及 GF 的员工,对上述信息的处理也是为了防止与雇佣关系有关的犯罪行为或其他侵权行为。
“GF Transparency Line”——收集的个人数据
“GF Transparency Line”的使用采取自愿原则。如果通过“GF Transparency Line”发送检举报告,我们将收集以下个人数据和信息:
- 您的姓名(如您不保持匿名);
- 通过举报系统发送报告的这一事实(如您不保持匿名);
- 您的联系方式(如您提供);
- 您与 GF 的关系(员工、商业伙伴、第三方,如您提供这方面的信息);
- 您在报告中所指明的其他人员的姓名和其他个人数据(如适用)。
“GF Transparency Line”——如何处理数据
输入至“GF Transparency Line”中的个人数据和信息将被储存在由 EQS Group AG 维护的数据库中,此数据库位于依照欧盟《通用数据保护条例》(GDPR) 设立的高度安全的数据中心内。只有 GF 的企业合规部才可以查看“GF Transparency Line”的数据。EQS Group AG 与其他第三方无法访问数据。我们的认证程序采取全方位技术和组织措施,因此这一点能够得到充分保证。
在“GF Transparency Line”中,所有数据均通过多层密码保护进行加密存储。所有访问都需获得授权。这样一来,对数据的访问就被限制在 GF 内部获得明确授权的一小部分人员手中。他们要向企业合规官报告,并宣誓绝对保密。
“GF Transparency Line”——您的权利
GF 在全球范围内遵守欧盟《通用数据保护条例》的规定,这是目前保护个人数据最严格的规则。据此,每个人都有权从 GF 获取后者存储的有关前者数据的信息,有权对其进行修改、删除或限制处理,并在特定情况下有权转移这些数据。
在适用法律的框架内,您可以随时反对处理与您有关的数据,或撤销之前给予的同意,以备将来使用。在此请留意““GF Transparency Line”——我们必须告诉第三方的信息”和““GF Transparency Line”——您留下的痕迹以及如何无痕举报”条目下的信息。
可以通过任意形式提出针对 GF 或第三方(如当局)的反对或撤销。如果涉及到 GF(同样)处理的数据,您应该将您的反对/撤销意见发送给企业合规官(如果可能的话);您可以在介绍中找到上述地址(“GF Transparency Line”—— GF 的网络举报系统)。
您也可以随时直接向主管监督机构投诉。
“GF Transparency Line”——保存个人数据的时长
我们仅在有合法利益的情况下保留个人数据(如保存至报告最终评估时),或在 GF 有法律义务的情况下保留,此后将根据法律要求对其立即删除。
“GF Transparency Line”——所有报告均由 GF 保密处理
所收到的报告由明确获得授权并经过专门培训的 GF 企业合规部员工接收,而且始终被保密处理。这些获得授权的员工对事件进行评估,并针对特定情况实施必要的后续调查。
在处理或调查报告的过程中,可能需要将信息传递给 GF 员工个人、GF 委托的国际律师事务所和审计企业,以及执法机构、反垄断机构或其他行政机构和法院。如果数据需要转移到欧盟或欧洲经济区以外的国家(“第三国”)的接收方,则仅能在数据保护法规定的适当和充分保障的基础上,对数据主体(特别是举报人)进行保护。
- 只有在明确特定接收方能够自身确保充分的数据保护水平的情况下(如欧盟委员会有充分的决定权或通过与接收方的所谓欧盟标准合同条款的事先协议),或在您事先明确同意转移的情况下,数据才会被转移到数据保护水平不足的接收方国家。
- 我们将始终确保共享报告时遵守适用的数据保护法规。
- 可以接触到数据的人员有义务尽可能地保持机密性(作为一项规则,我们不能对当局和法院施加这种义务;但我们会竭尽全力)。
“GF Transparency Line”——我们必须告诉第三方的信息
一旦不再危及调查,我们一般有义务告知被告方我们已经收到与其相关的报告。此外,在法律有相关规定的情况下,我们还必须通知当局和法院。您作为举报人的身份将不会被透露,除非我们有法律义务这样做。
使用“GF Transparency Line”的信箱功能可以确保您始终保持匿名。您可以通过安全的“GF Transparency Line”信箱与我们进行无痕迹沟通,并保持匿名(即使我们需要向当局和法院提供信息)。
“GF Transparency Line”——您留下的痕迹以及如何无痕举报
“GF Transparency Line”允许您完全保持匿名!
您的电脑和举报系统之间的通信不会暴露您的身份,因为此通信是通过加密的连接 (SSL) 进行的。您的 IP 地址不会在使用举报系统时被存储。为了维持您计算机和 BKMS® System (用于操作“GF Transparency Line”的系统)之间的连接,系统将在您的电脑上储存一个只包含有会话 ID 的 Cookie(会话 Cookie)。此 Cookie 有效期直至您的会话结束,并在您关闭浏览器时到期。
如果您使用“GF Transparency Line”的信箱功能,则可以在举报系统中设置保密信箱,并以自行选择的假名/用户名和密码进行保密。您可以通过保密信箱以实名或始终保障安全的匿名方式向 GF 的企业合规部发送报告。在使用“GF Transparency Line”时,数据将仅存储在“GF Transparency Line”本身,这确保了数据的绝对安全。安全邮箱并非普通的电子邮件通信形式。
如果您用假名命名信箱,那么无人能够识别您的身份。如果您不使用假名,即您在发送报告时透露了您的身份,我们则认为您同意我们处理有关您的数据。您可以随时联系澄清或撤销此同意。但是您的澄清或撤销应立即送达我们,最迟在您报告后一个月内送达。这是为什么?因为我们只有当还无人拥有您发送的数据时,才能可靠且完全地对其进行删除。而这之间的时间跨度可能非常短。请注意:根据向我们报告的情况的类型和严重性,我们可能必须立即通知当局(如在环境犯罪的情况下)。如果有必要,当局也可能收到能够让其得出关于您的结论的数据。然而,即使在情节较轻的情况下,只要不再危及调查的成功,就必须告知被告方对其提出的指控、进行的调查和有关该被告方个人数据的处理方式(见上文)。这通常是在收到报告后的一个月内完成的。
发送附件时请注意
当发送报告或补充资料时,您可以同时发送附件。如果您想匿名发送检举报告,请注意:文件可能包含隐藏的个人数据,这将会影响您的匿名性。请在文件发送前删除所有此类信息。如果您无法删除这些数据,或者不清楚如何删除,请将附件的文字复制到您的检举报告文中,或打印相关文件并以匿名方式将其发送给企业合规官,同时注明在“GF Transparency Line”报告程序结束时收到的参考编号;您可以在介绍中找到上述地址(“GF Transparency Line”——GF的网络举报系统)。
“GF Transparency Line”——责任方
在“GF Transparency Line”举报系统中负责数据保护的一方是 Georg Fischer AG(地址:Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhausen, Switzerland)及其直接或间接控股的企业。“GF Transparency Line”举报系统由 EQS Group AG(地址:Bayreuther Str.35, 10789 Berlin, Germany)代表 GF 运营。
“GF Transparency Line”——关于 GF 个人数据保护的更多信息
GF 已经任命了一名数据保护专员。有关 GF 数据保护的问题可以发送给 dataprotection@georgfischer.com。
版本:2021 年 10 月 25 日