Informations sur la protection des données pour le système de recueil d’alerte « GF Transparency Line » chez GF
La « GF Transparency Line » est le système de recueil d’alerte basé sur le Web et utilisé par la société Georg Fischer AG, Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhouse, Suisse, et les entreprises détenues directement ou indirectement par elle (auxquelles il est fait référence individuellement mais aussi collectivement dans les présentes par le sigle « GF »). La « GF Transparency Line » permet aux lanceurs d’alerte à l’intérieur et l’extérieur de GF d’alerter, de manière anonyme s’ils le souhaitent et dans un environnement confidentiel, au sujet de toute irrégularité méritant d’être mentionnée. La « GF Transparency Line » est exploitée en dehors de l’infrastructure informatique de GF. Seul le lanceur d’alerte lui-même et le Responsable Conformité d’Entreprise du Georg Fischer Group ainsi que quelques employés sélectionné par ce groupe, qui ont prêté serment d’observer le secret absolu vis-à-vis de tout le monde, ont accès aux données et informations transmises via la « GF Transparency Line ». Quiconque soumet une alerte via la « GF Transparency Line » est protégé contre toute forme de répression. Seules les alertes délibérément incorrectes et les fausses accusations feront l’objet de poursuites si nécessaire. La « GF Transparency Line » est la méthode la plus sûre pour faire part de vos préoccupations à GF de manière entièrement confidentielle. Nous vous invitons à utiliser la fonction de boîte de dialogue de la « GF Transparency Line ».
Vous pouvez utiliser la « GF Transparency Line » dans les langues suivantes : allemand, anglais, chinois, espagnol, français, italien, portugais, roumain et turc. À vous de choisir. Vous trouverez le bouton correspondant en haut à droite de la première page de la « GF Transparency Line ».
Vous verrez en bas comment les données en lien avec la « GF Transparency Line » sont traitées et utilisées. Veuillez lire attentivement ces informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte via la « GF Transparency Line ». À titre d’alternative, vous pouvez également envoyer votre alerte directement au Responsable Conformité d’Entreprise de Georg Fischer Group, au lieu de la soumettre via la « GF Transparency Line ».
– Personnel / Confidentiel / Non ouvert –
Responsable Conformité d’Entreprise
Georg Fischer AG
Amsler-Laffon-Strasse 9
8201 Schaffhouse, Suisse
compliance@georgfischer.com
« GF Transparency Line » – à quelles fins l’utiliser
La « GF Transparency Line » sert à soumettre, traiter, gérer et communiquer de manière sûre et confidentielle au sujet d’alertes concernant des violations (suspectées) de lois ou réglementations. Si vous le souhaitez, vous pouvez rester complètement anonyme !
Nous traitons les données à caractère personnel que nous recevons en liaison avec votre alerte pour combattre les actes illicites et le préjudice qu’ils entraînent pour GF, ses employés et ses partenaires commerciaux. Si une alerte concerne un salarié de GF, le traitement de l’information sert également à empêcher des actes criminels ou autres infractions en rapport avec la relation de travail.
« GF Transparency Line » – données à caractère personnel recueillies
L’utilisation de la « GF Transparency Line » a lieu sur la base du volontariat. Lorsque vous soumettez une alerte par le biais de la « GF Transparency Line », nous recueillons les données à caractère personnel et informations suivantes :
- Votre nom si vous avez choisi de divulguer votre identité ;
- Le fait que vous ayez soumis une alerte par le biais du système de recueil d’alerte si vous avez choisi de divulguer votre identité ;
- Vos coordonnées si vous les fournissez ;
- La nature de vos relations avec GF (salarié, partenaire commercial, tierce partie) si vous fournissez des informations à ce sujet ;
- Les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.
« GF Transparency Line » – ce qu’il advient des données
Les données et informations entrées dans la « GF Transparency Line » sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données hautement sécurisé assujetti aux règles du RGPD. Seul le service Conformité d’Entreprise chez GF peut consulter les données présentes sur la « GF Transparency Line ». EQS Group AG et d’autres tiers n’ont pas accès à ces données. Ceci est garanti par une procédure certifiée faisant appel à des mesures techniques et organisationnelles complètes.
Dans la « GF Transparency Line », toutes les données sont stockées cryptées avec plusieurs niveaux de protection par mot de passe. Tout accès est assujetti à un concept d’autorisation. De cette façon, l’accès est restreint à un très petit nombre de personnes sélectionnées expressément autorisées chez GF. Ces personnes rendent compte au Responsable Conformité d’Entreprise et ont prêté serment d’observer le secret absolu.
« GF Transparency Line » – vos droits
GF répond mondialement aux dispositions des règlements européens sur la protection des données, actuellement les règles les plus strictes visant la protection des données à caractère personnel. Conformément à ces règlements, toute personne a le droit de recevoir des informations de GF au sujet de données stockées la concernant, de les rectifier, les effacer ou d’en restreindre le traitement ainsi que, dans des cas spécifiques, le droit de transférer ces données.
Dans le cadre du droit applicable, vous pouvez à tout moment faire opposition au traitement de données vous concernant ou révoquer votre consentement donné antérieurement, avec effet futur. À cet égard, veuillez noter l’information sous « GF Transparency Line – ce que nous avons à dire aux tierces parties » et « GF Transparency Line – quelles traces vous laissez et comment éviter cela ».
Une opposition ou révocation, qu’elle soit adressée à GF ou aux tierces parties (aux autorités par ex.) peut être émise sans aucunes formalités. Si elle concerne des données (également) traitées par GF, vous devriez envoyer votre opposition/révocation si possible au Responsable Conformité d’Entreprise ; vous trouverez l’adresse ci-dessus dans l’introduction (« GF Transparency Line » – le système de recueil d’alerte chez GF basé sur le Web).
Vous pouvez également déposer plainte à tout moment auprès d’une autorité de surveillance compétente.
« GF Transparency Line » – durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel ne sont conservées qu’aussi longtemps qu’existe un intérêt légitime à le faire (par ex. jusqu’à l’évaluation finale d’une alerte) ou aussi longtemps que GF a l’obligation légale de le faire, et elles seront ensuite immédiatement supprimées conformément aux exigences légales.
« GF Transparency Line » – toutes les alertes sont traitées par GF de manière confidentielle
Les alertes entrantes sont reçues par un petit nombre d’employés sélectionnés dotés d’autorisations expresses et spécialement formés à la Conformité d’Entreprise GF, et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Ces employés évaluent l’affaire et procèdent à une investigation plus poussée si le cas spécifique le requiert.
Au fil du traitement ou de l’investigation d’une alerte, il peut être nécessaire de communiquer de l’information à des employés individuels de GF, à des cabinets d’avocats et entreprises d’audit internationaux mandatés par GF, ainsi qu’à des organismes chargés de faire respecter la loi, à des autorités antitrust ou à d’autres autorités ou tribunaux administratifs. S’il faut transférer des données vers un destinataire situé dans un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen (« pays tiers »), cela a lieu avec la protection des personnes concernées (le lanceur d’alerte en particulier), uniquement sur la base des garanties appropriées et adéquates visées par le droit de la protection des données :
- les données ne seront transférées vers un pays destinataire ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat que s’il est clair que le destinataire peut assurer lui-même un niveau adéquat de protection des données (par ex. là où la Commission de l’UE a pris une décision d’adéquation, ou par convention préalable des clauses contractuelles types de l’Union européenne avec le destinataire) ou si vous avez préalablement donné votre consentement exprès au transfert.
- Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
- Les personnes ayant accès aux données ont l’obligation de les maintenir confidentielles au mieux de leurs moyens (en règle générale, nous ne pouvons pas imposer de telles obligations aux autorités et tribunaux ; néanmoins, nous tenterons de le faire).
« GF Transparency Line » – ce que nous avons à dire aux tierces parties
Nous sommes généralement tenus d’informer la personne accusée que nous avons reçu une alerte la concernant dès que le fait de l’informer ne risque plus de préjudicier aux investigations. En outre, nous devons informer les autorités et tribunaux dans les cas prévus par la loi. Votre identité de lanceur d’alerte ne sera pas divulguée à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Vous pouvez assurer le maintien permanent de votre anonymat si vous utilisez la fonction Boîte de dialogue de la « GF Transparency Line ». Vous pouvez communiquer avec nous via la boîte de dialogue de la « GF Transparency Line » sans laisser de traces et en restant anonyme, même si nous sommes tenus de fournir des informations aux autorités et tribunaux.
« GF Transparency Line » – quelles traces vous laissez et comment éviter cela
La « GF Transparency Line » vous permet de rester entièrement anonyme !
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d’alerte ne révèle pas votre identité. Elle s’effectue par le biais d’une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d’alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System – le système utilisé pour opérer la « GF Transparency Line » – un cookie, encore appelé cookie de session et ne contenant que l’ID de la session, est enregistré sur votre ordinateur. Ce cookie est valide uniquement jusqu’à la fin de votre session et expire lorsque vous refermez votre navigateur.
Si vous utilisez également la fonction Boîte de dialogue de la « GF Transparency Line », vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée au sein du système de recueil d’alerte qui est protégée par un pseudonyme/nom d’utilisateur et un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d’envoyer des alertes au service Conformité d’Entreprise chez GF via la boîte de dialogue protégée, soit en indiquant votre nom soit en restant anonyme, et toujours de façon sûre. Lorsque vous utilisez la « GF Transparency Line », les données ne vont être stockées que sur la « GF Transparency Line » elle-même, ce qui rend leur stockage particulièrement sûr. Il ne s’agit pas d’une forme courante de communication par e-mail.
Si vous utilisez votre boîte de dialogue avec un pseudonyme, personne ne parviendra à vous identifier. Si vous n’utilisez pas de pseudonyme, c’est-à-dire si vous révélez votre identité au moment de soumettre l’alerte, nous considérons que vous consentez au traitement des données vous concernant. Vous pouvez demander des éclaircissements à ce sujet ou révoquer votre consentement à tout moment. Toutefois, votre demande d’éclaircissements ou votre révocation devra nous parvenir immédiatement, au plus tard dans le mois consécutif à votre alerte. Pourquoi ? Nous ne pouvons supprimer des données complètement et de manière fiable que si personne d’autre ne les a encore reçues. Le laps de temps assurant cela peut être très court. Veuillez noter : Suivant le type et la gravité des circonstances qui nous sont communiquées, il peut arriver que nous devions informer immédiatement les autorités (par ex. en cas d’actes criminels envers l’environnement). Si nécessaire, les autorités peuvent également recevoir des données leur permettant de tirer des conclusions quant à votre identité. Toutefois, même dans des cas moins graves, une personne accusée doit être informée des allégations émises à son encontre, des investigations accomplies et du traitement de données à caractère personnel concernant cette personne accusée, dès que cela ne risque plus de compromettre la réussite de l’investigation (voir ci-dessus). C’est souvent le cas dans le mois qui suit la réception de l’alerte.
Prudence en cas d’envoi d’annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d’information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes. Si vous souhaitez soumettre une alerte de manière anonyme, veuillez noter que les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées qui vont compromettre votre anonymat. Veillez bien à effacer ces informations avant d’envoyer ces fichiers. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n’êtes pas sûr de la manière de procéder, copiez le texte de votre annexe dans le texte de votre alerte ou imprimez le document pertinent et envoyez-le anonymement, par la poste, au Responsable Conformité d’Entreprise en mentionnant le numéro de référence reçu à la fin du processus de soumission d’alerte « GF Transparency Line » ; vous trouverez l’adresse plus haut dans l’introduction (« GF Transparency Line » – le système de recueil d’alerte chez GF basé sur le Web).
« GF Transparency Line » – la partie responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système de recueil d’alerte « GF Transparency Line » est la société Georg Fischer AG, Amsler-Laffon-Strasse 9, 8201 Schaffhouse, Suisse, et les entreprises détenues directement ou indirectement par elle. Le système de recueil d’alerte « GF Transparency Line » est opéré par la société EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de GF.
« GF Transparency Line » – autres informations sur la protection des données à caractère personnel chez GF
GF a nommé un délégué à la protection des données. Toutes les questions concernant la protection des données chez GF peuvent être adressées à dataprotection@georgfischer.com.
Version : 25 octobre 2021
